Chương 2: QUY TRÌNH TỔNG QUAN

Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:

1. Quy trình nhập, xuất hàng tồn kho
2. Các thông tin chung về nghiệp vụ
3. Các bước xử lý nghiệp vụ cần thiết trong cả một quy trình
4. Các vấn đề nghiệp vụ liên quan tới xử lý từng chứng từ chi tiết

Tóm lại, người đọc sẽ nắm bắt được những nghiệp vụ nào cần phải làm trong cả quy trình nhập, xuất hàng tồn kho và quy trình được xử lý như nào trong hệ thống.

Tổng quan quy trình Hàng tồn kho

Khi có nghiệp vụ phát sinh, người dùng cập nhật các chứng từ liên quan. Vì phân hệ này liên quan tới thông tin nhập, xuất các mặt hàng nên các chứng từ sẽ phân thành hai nhóm chính ghi nhận nghiệp vụ nhập và xuất các mặt hàng của kho.

Chứng từ gắn nghiệp vụ nhập: Phiếu nhập kho, Phiếu nhập điều chuyển, Phiếu lắp ráp.

Chứng từ gắn nghiệp vụ xuất: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất điều chuyển, Phiếu xuất công cụ dụng cụ, Phiếu tháo dỡ.

Xử lý các nghiệp vụ

Chức năng của phân hệ Hàng tồn kho là dùng để ghi nhận và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới hàng tồn kho. Các nghiệp vụ có thể phát sinh bất kỳ lúc nào, và chỉ cần cập nhật thông tin vào một chứng từ phù hợp.

Khi mới sử dụng chương trình, người dùng phải nhập tồn kho đầu kỳ, và số dư đầu tài khoản kho. Các năm tài chính tiếp theo đó, hệ thống tự động chuyển số tồn kho và số dư tài khoản cuối kỳ này sang tồn kho và số dư tài khoản đầu kỳ sau.

Sau khi cập nhật bất kỳ thông tin nào về nhập, xuất các mặt hàng, số tồn kho ngay lập tức được cập nhật tức thời trong hệ thống.

Các sổ cái tài khoản kho tự động cập nhật dữ liệu từ chứng từ sau khi thực hiện chuyển lên sổ cái. Việc chuyển vào sổ cái có thể được thực hiện theo 1 trong 2 hình thức:

·         Tự động chuyển ngay sau khi lưu chứng từ.

·         Chuyển bằng cách thực hiện chức năng trong phân hệ Hàng tồn kho.

Vào phần Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số tuỳ chọn để chọn hình thức chuyển lên sổ cái.