Chương 2: QUY TRÌNH TỔNG QUAN
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Quy trình một chu trình mua hàng
- Các thông tin chung về nghiệp vụ
- Các bước xử lý nghiệp vụ cần thiết trong quy trình
- Các vấn đề nghiệp vụ liên quan tới xử lý từng chứng từ chi tiết
Xử lý các nghiệp vụ mua hàng
Các bước xử lý dữ liệu và cập nhật chứng từ
1. Đề nghị mua hàng. Căn cứ nhu cầu, người lập phiếu đề nghị mua vật tư, hệ thống hỗ trợ tự động tạo ra các phiếu này trên cơ sở số lượng tồn kho, kế hoạch sản xuất, đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Có thể bỏ qua bước này để chuyển thẳng đến bước 2, tạo đơn đặt hàng.
2. Đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được lập dựa trên các phiếu đề nghị mua hàng, một đơn hàng có thể được lập cho nhiều đề nghị mua hàng.
3. Nhập hàng. Khi hàng về tiến hành thủ tục nhập kho, một phiếu nhập kho có thể gắn với một hoặc nhiều đơn hàng. Phiếu nhập mua cũng có thể không gắn với đơn hàng nào tuỳ thuộc vào việc khai báo sử dụng quy trình khi cài đặt. Khi cập nhật phiếu nhập mua có thể nhập các hoá đơn giá trị gia tăng cùng các khoản chi phí đi kèm.
4. Hoá đơn của nhà cung cấp. Hoá đơn của nhà cung cấp được cập nhật trong màn hình riêng, trên màn hình riêng này, một hoá đơn có thể gắn với nhiều phiếu nhập. Thông tin hoá đơn được dùng để chuyển sổ công nợ theo dõi tình hình thanh toán và chuyển lên các số thuế để lên báo cáo thuế.
Mô hình về xử lý dữ liệu nghiệp vụ trong hệ thống.
Quy trình chuyển sổ và lên báo cáo.
Xử lý Đơn hàng, Phiếu nhập, Hóa đơn
Đơn đặt hàng được lập một cách độc lập hoặc dựa trên các phiếu đề nghị mua hàng. Hệ thống cho phép lập đơn hàng cho các phiếu đề nghị mua hàng đang ở trạng thái sẵn sàng, trạng thái sẵn sàng của các phiếu đề nghị được chương trình tự động gán khi lập phiếu hoặc phải qua bước “Duyệt” tuỳ thuộc vào việc khai báo quy trình sử dụng. Đơn hàng có các trạng thái Chờ duyệt, Thực hiện, Hoàn thành, Treo, Đóng. Trạng thái hoàn thành được hệ thống tự động gán khi lượng hàng đã được nhập đầy đủ, các trạng thái có thể được thay đổi bởi người dùng qua chức năng duyệt và thay đổi trạng thái.
Phiếu nhập được lập cho đơn hàng, một phiếu nhập có thể được lập cho nhiều đơn hàng hoặc độc lập, có thể cập nhật hoá đơn mua hàng và các khoản phí cùng với phiếu nhập.
Hoá đơn của nhà cung cấp. Hoá đơn của nhà cung cấp được cập nhật trong màn hình riêng, trên màn hình riêng này, một hoá đơn có thể gắn với nhiều phiếu nhập. Thông tin hoá đơn được dùng để chuyển sổ công nợ theo dõi tình hình thanh toán và chuyển lên các số thuế để lên báo cáo thuế
Chi phí mua hàng. Các hóa đơn chi phí mua hàng( vận tải, phí kho bãi...) có thể được nhập cùng phiếu nhập hoặc nhập trên màn hình riêng , trên màn hình riêng, một phiếu chi phí có thể được phân bổ cho nhiều phiếu nhập và người dùng có thể lựa chọn nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau.