Chương 2: THAM SỐ VÀ CÁC DANH MỤC DÙNG CHUNG
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Nội dung trên các màn hình chức năng
- Ý nghĩa từng trường dữ liệu trong các chức năng
Khai báo các màn hình nhập chứng từ
Khai báo các màn hình nhập chứng từ
Các tuỳ chọn
Mã chứng từ
Mã chứng từ do hệ thống quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa. Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào. Khi lên các báo cáo chi tiết người sử dụng có thể căn cứ vào mã chứng từ để nhận biết xem chứng từ được cập nhật từ màn hình nào.
Tên chứng từ
Tên của chứng từ. Thông tin này đã được Asiasoft khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.
Mã chứng từ mẹ
Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì chương trình sẽ tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.
Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.
Kiểu trùng số chứng từ
Khai báo kiểu trùng số chứng từ:
0 - Cho phép trùng
1- Trùng số theo tháng
2 - Trùng số theo năm
Phân hệ
Ký tự viết tắt của phân hệ theo tên tiếng anh.
· GL: tổng hợp
· CA : tiền mặt ngân hàng
· SO: bán hàng
· AR: phải thu
· PO: mua hàng
· AP: phải trả
· IN: hàng tồn kho
· CO: chi phí giá thành
· FA: tài sản cố định
· SI: thông tin chung
Tài khoản nợ
Tài khoản nợ ngầm định được hệ thống tự động lấy và hiển thị trên màn hình cập nhật chứng từ. Tuy nhiên khi cập nhật người sử dụng vẫn có thể sửa lại tài khoản cho phù hợp khi cập nhật chứng từ cụ thể.
Tài khoản có
Tài khoản có ngầm định được hệ thống tự động lấy và hiển thị trên màn hình cập nhật chứng từ. Tuy nhiên khi cập nhật người sử dụng vẫn có thể sửa lại tài khoản cho phù hợp khi cập nhất chứng từ cụ thể.
Mã ngoại tệ
Đặt ngầm định mã ngoại tệ cho chứng từ, trong các màn hình nhập chứng từ này, khi thêm mới, mã ngoại tệ sẽ được đặt mặc định.
Số liên khi in
Đây là số lượng bản in mỗi khi in chứng từ ra giấy.
STT nhật ký chung
Số thứ tự sắp xếp khi lên sổ nhất ký, sổ cái, bảng kê…. Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo, sổ sách liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có STT bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có STT lớn hơn.
STT nhập trước xuất trước
Thông tin này phục vụ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các chứng từ trong việc tính giá nhập trước xuất trước.
Độ rộng số chứng từ
Khai báo độ rộng số chứng từ sử dụng cho từng chứng từ trong giới hạn 12 ký tự.
Phần tự tăng
Số thứ tự của chứng từ tiếp theo. Khi tạo mới một chứng từ, số chứng từ mới sẽ cộng thêm 1 từ đây.
Ký tự mẫu
Ký tự mẫu được chèn giữa Phần đầu số chứng từ và Phần tự tăng cho đủ độ rộng của số chứng từ đã khai báo.
Hiển thị
Hiển thị số chứng từ theo khai báo:
Ví dụ: Khai báo số chứng từ cho Phiếu chi
Độ rộng số chứng từ: 8 (dùng 8 ký tự)
Phần đầu số chứng từ: PC
Phần tự tăng: 16 (số chứng từ hiện thời)
Ký tự mẫu: 0
Kết quả hiện thị: PC000016
Có hay không sử dụng một số trường khi nhập liệu
Đây là các trường thuộc kiểu chọn. Nếu được chọn thì trường mã tương ứng sẽ hiển thị khi cập nhật chứng từ, ngược lại người dùng chỉ cần bỏ chọn các thông tin không cần dùng đến.
Lọc theo người sử dụng
Khi chọn lọc theo người sử dụng thì chương trình chỉ cho phép người dùng xem được chứng từ của mình.
Sử dụng mã vụ việc
Có sử dụng trường mã vụ việc hay không?
Sử dụng mã phí
Có sử dụng trường mã phí hay không?
Sử dụng mã bộ phận
Có sử dụng trường mã bộ phận hay không?
Sử dụng mã sản phẩm công trình
Có sử dụng trường mã sản phẩm công trình hay không?
Sử dụng mã lô
Có sử dụng trường mã lô hay không?
Khai báo tham số tuỳ chọn
Khóa số liệu đến ngày
Khóa số liệu chương trình đến ngày. Đây là thông tin tham khảo và người dùng muốn sửa thì phải sửa ở chức năng khóa số liệu.
Mã đồng tiền hạch toán
Giá trị mặc định: VND
Sử dụng đúng ký hiệu quốc tế về đồng tiền hạch toán để khai báo. Ví dụ: VND để hạch toán theo đồng tiền Việt Nam.
Danh sách mã được tìm kiếm
Danh sách các mã được tìm kiếm và chỉ dùng cho cán bộ kỹ thuật của nhà cung cấp.
Ngôn ngữ dữ liệu mặc định
Ngôn ngữ dữ liệu mặc định của người dùng khi sử dụng chương trình. Tham số này do nhà cung cấp cài đặt.
Làm tròn trường tiền
Giá trị mặc định: 0
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo làm tròn trường tiền của đồng tiền hạch toán.
Làm tròn trường tiền ngoại tệ
Giá trị mặc định: 2
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo làm tròn trường tiền ngoại tệ.
Làm tròn trường giá
Giá trị mặc định: 0
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo làm tròn trường giá đồng tiền hạch toán.
Làm tròn trường giá ngoại tệ
Giá trị mặc định: 0
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo làm tròn trường giá ngoại tệ.
Số thập phân trường số lượng
Giá trị mặc định: 2
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo số thập phân của trường số lượng.
Số thập phân trường giá
Giá trị mặc định: 0
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo số thập phân của trường giá của đồng tiền hạch toán.
Số thập phân trường giá ngoại tệ
Giá trị mặc định: 2
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo số thập phân của trường giá ngoại tệ.
Số thập phân trường tiền ngoại tệ
Giá trị mặc định: 2
Gõ các giá trị bằng số nguyên để khai báo số thập phân của trường tiền ngoại tệ.
Khuôn dạng của trường số lượng
Giá trị mặc định: ### ### ###.##
Gõ ký tự # để khai báo khuôn dạng của trường số lượng.
Khuôn dạng của trường giá
Giá trị mặc định: ### ### ### ###
Gõ ký tự # để khai báo khuôn dạng của trường giá của đồng tiền hạch toán.
Khuôn dạng của trường giá ngoại tệ
Giá trị mặc định: ### ### ### ##0.#0
Gõ ký tự # để khai báo khuôn dạng của trường giá ngoại tệ.
Khuôn dạng của trường tiền
Giá trị mặc định: ### ### ### ### ###
Gõ ký tự # để khai báo khuôn dạng của trường tiền của đồng tiền hạch toán.
Khuôn dạng của trường tiền ngoại tệ
Giá trị mặc định: ### ### ### ### ##0.#0
Gõ ký tự # để khai báo khuôn dạng của trường tiền ngoại tệ.
Chú ý: Khi khai báo khuôn dạng của các trường, sử dụng ký tự 0 sau cùng của phần nguyên hoặc phần thập phân để hiển thị đủ khuôn dạng của trường tiền.
Ví dụ: Nếu khai báo khuôn dạng của trường số lượng là: ### ### ##0.#0 thì số 0.7 sẽ hiển thị dạng đầy đủ là 0.70
Nếu khai báo khuôn dạng của trường số lượng là: ### ### ###.## thì số 0.7 sẽ hiển thị dưới dạng là .7
Tài khoản tạm ứng (dùng cho thanh toán hoàn ứng)
Giá trị mặc định: 141
Gõ số hiệu tài khoản của tài khoản tạm ứng để khai báo cho nghiệp vụ thanh toán hoàn ứng.
Có hiển thị giá vốn bán hàng hay không? 1 - hiển thị, 0 - không hiển thị
Giá trị mặc định: 1
Gõ giá trị 1 để hiển thị giá vốn bán hàng trong các chứng từ của phân hệ bán hàng. Còn gõ giá trị 0 để không hiển thị giá vốn bán hàng trong các chứng từ của phân hệ bán hàng.
Giá trị điều chỉnh tối đa trường tiền (VD: tiền=số lương * đơn giá -> chỉ có thể điều chỉnh tối đa +- 1000 so với số liệu tính toán ra)
Giá trị mặc định: 1000
Gõ số thể hiện giá trị cho phép điều chỉnh tối đa đối với trường tiền của đồng tiền hạch toán.
Giá trị điều chỉnh tối đa trường tiền ngoại tệ
Giá trị mặc định: 10
Gõ số thể hiện giá trị cho phép điều chỉnh tối đa đối với trường tiền ngoại tệ.
Cảnh báo khi điều chỉnh vượt giá trị cho phép: 0 - Không cảnh báo; 1 - Cảnh báo (mặc định); 2 - Cấm.
Giá trị mặc định: 1
Gõ giá trị 0 để không sử dụng chức năng cảnh báo khi điều chỉnh vượt quá giá trị cho phép. Gõ giá trị 1 để đưa ra cảnh báo. Gõ giá trị 2 để đưa ra cảnh báo và cấm không cho phép điều chỉnh vượt quá.
Cảnh báo hạn mức công nợ: 0 - Không cảnh báo; 1 - Cảnh báo (mặc định).
Giá trị mặc định: 1
Gõ giá trị 0 để không sử dụng chức năng cảnh báo hạn mức công nợ. Gõ giá trị 1 để đưa ra cảnh báo khi công nợ vượt quá hạn mức cho phép. Phần khai báo hạn mức công nợ được khai báo trong danh mục khách hàng và gán với từng khách hàng.
Trên báo cáo có in tên giám đốc không? 1 = Có, 0 = Không
Giá trị mặc định: 1
Gõ 1 để hiển thị tên giám đốc trên mẫu biểu in của báo cáo và chứng từ.
Trên báo cáo có in tên kế toán trưởng không? 1 = Có, 0 = Không
Giá trị mặc định: 1
Gõ 1 để hiển thị tên kế toán trưởng trên mẫu biểu in của báo cáo và chứng từ.
Trên báo cáo có in tên người lập báo cáo không? 1 = Có, 0 = Không
Giá trị mặc định: 1
Gõ 1 để hiển thị tên người lập báo cáo trên mẫu biểu in của báo cáo và chứng từ. Tên người này chính là tên của người đăng nhập chương trình.
Trên báo cáo có in thời gian lập báo cáo không? 1 = Có, 0 = Không
Giá trị mặc định: 1
Gõ 1 để hiển thị thời gian in báo cáo trên mẫu biểu in của báo cáo.
Danh mục nhóm hợp đồng
Mã nhóm
Mã nhóm hợp đồng, dài 20 ký tự.
Tên nhóm
Tên nhóm hợp đồng.
Danh mục hợp đồng
Danh mục hợp đồng dùng để theo dõi và tập hợp chứng từ phát sinh liên quan đến hợp đồng.
Hợp đồng được chia làm 2 loại: Mua, Bán. Khi có các hoạt động nội bộ hoặc một vụ việc cần tập hợp các khoản phát sinh liên quan, chúng ta sẽ mở một hợp đồng để theo dõi.
Màn hình cập nhật hợp đồng
Loại hợp đồng
Phân loại hợp đồng của mua hàng hay bán hàng.
Mã hợp đồng
Mã hợp đồng, dài 20 ký tự.
Tên hợp đồng
Tên hợp đồng.
Số hợp đồng
Số hợp đồng kinh tế.
Nhóm hợp đồng
Mã nhóm hợp đồng, được lấy từ danh mục nhóm hợp đồng.
Mã khách hàng
Mã khách hàng, được lấy từ danh mục khách hàng.
Ngày hợp đồng
Ngày ký kết hợp đồng.
Ngày hết hạn
Ngày hết hạn hợp đồng.
Mã ngoại tệ
Mã ngoại tệ, được lấy từ danh sách trải xuống.
Tiền hợp đồng NT
Giá trị hợp đồng ngoại tệ.
Tiền hợp đồng
Giá trị hợp đồng đồng tiền hạch toán.
Ghi chú
Nội dung ghi chú của hợp đồng.
Danh mục phí
Dùng để theo dõi các hạng mục chi phí ở các tài khoản ví, ví dụ tại 6417, 6418.
Mã phí
Mỗi loại chi phí có một mã riêng.
Tên phí
Tên diễn giải đầy đủ của loại phí. Danh mục này nhằm phục vụ cho các báo cáo chi tiết hay tổng hợp theo tiêu chí của loại phí.
Danh mục bộ phận
Dùng để tập hợp số liệu theo bộ phận, thường là doanh thu chi phí
Mã bộ phận
Mỗi loại bộ phận có một mã riêng.
Tên bộ phận
Tên diễn giải đầy đủ của bộ phận. Danh mục này nhằm phục vụ cho các báo cáo chi tiết hay tổng hợp theo tiêu chí bộ phận.
Danh mục tỷ giá ngoại tệ
Màn hình cập nhật tỷ giá ngoại tệ
Mã ngoại tệ
Được lấy từ danh mục ngoại tệ.
Ngày tỷ giá
Ngày bắt đầu tỷ giá có hiệu lực. Vì tỷ giá thay đổi theo thời gian nên các chứng từ sẽ dựa vào ngày này để áp dụng tỷ giá tương ứng, nếu không thấy ngày tương ứng với chứng từ trong danh mục tỷ giá, chương tình sẽ lấ tỷ giá của ngày gần nhất trước đó. Tuy nhiên khi cập nhật chứng từ, người dùng vẫn có thể thay đổi tỷ giá cho từng chứng từ cụ thể mà không phụ thuộc vào tỷ giá ở danh mục này.
Tỷ giá
Số tiền quy đổi. Tại các chứng từ dùng tới mã ngoại tệ, tỳ giá tương ứng sẽ tự động được lấy ra. Tỷ giá này mang tính chất gợi ý.