Chương 3: THÔNG TIN TRÊN CHỨNG TỪ

Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:

1. Thông tin trên các chứng từ
2. Ý nghĩa từng trường dữ liệu trên chứng từ

Sau chương này, người đọc sẽ hiểu rõ nội dung của từng trường dữ liệu, trường đó có ý nghĩa như nào, công thức tính toán ra sao, các trường tự động lấy dữ liệu từ đâu.

Thông tin trên phiếu kế toán

Màn hình cập nhật phiếu kế toán

Thông tin chung

Số chứng từ

Số chứng từ độ rộng dài nhất là 12 ký tự. Phiếu kế toán cho phép khai báo trùng số theo tháng/năm. Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ động tính toán lấy ra số chứng từ của chứng từ thêm cuối cùng trong tháng và tăng thêm một, người dùng có thể sửa lại số này.

Chi tiết về việc đánh số chứng từ xem trong phần khai báo danh mục chứng từ quyển “Quản lý và thông tin chung”

Ngày chứng từ

Tự động hiển thị theo ngày hệ thống.

Ngoại tệ và Tỷ giá

Tự động hiển thị mã tiền tệ theo chứng từ vừa xem trước khi thêm mới. Tỷ giá được lấy tự động theo danh mục tỷ giá ngoại tệ. Người dùng có thể chọn lại mã tiền tệ và sửa lại tỷ giá cho phiếu kế toán. Khi chọn lại mã tiền tệ, tỷ giá được lấy lại theo danh mục tỷ giá ngoại tệ.

Nếu một chứng từ liên quan đến nhiều ngoại tệ, hãy bỏ đánh dấu nút “Ngoại tệ chung”

Tab chi tiết

Tài khoản

Mã tài khoản, được chọn từ danh mục tài khoản.

Mã khách

Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã khách hàng người dùng có thể tra cứu từ danh mục khách hàng.

Ps nợ

Số tiền phát sinh bên nợ của tài khoản. Sau khi nhập số tiền phát sinh nợ, số tiền bên phát sinh có tự động mất đi (nếu có).

Ps có

Số tiền phát sinh bên có của tài khoản. Sau khi nhập số tiền phát sinh có, số tiền bên phát sinh nợ tự động mất đi (nếu có).

Diễn giải

Diễn giải chi tiết cho từng dòng của bút toán.

Bộ phận

Mã bộ phận, được chọn từ danh mục bộ phận, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã có thể tra cứu từ danh mục bộ phận.

Hợp đồng

Mã hợp đồng, được chọn từ danh mục hợp đồng, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã có thể tra cứu danh mục hợp đồng.

Phí

Mã phí được chọn từ danh mục phí, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã có thể tra cứu từ danh mục phí.

Khế ước

Mã khế ước được chọn từ danh mục khế ước, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã có thể tra cứu từ danh mục khế ước.

SPCT

Mã sản phẩm công trình, được chọn từ danh mục sản phẩm công trình, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã có thể tra cứu từ danh mục sản phẩm công trình.

Nhóm ĐK

Nhóm định khoản, dùng để phân chia các bút toán.

Một bút toán có thể có nhiều nợ và nhiều có nhưng luôn đảm bảo tổng phát sinh nợ bằng tổng phát sinh có cho mỗi nhóm bút toán.

Một phiếu kế toán có thể có nhiều bút toán, vì vậy cần phải phân rõ các bút toán thành nhóm bằng cách đánh số “nhóm định khoản” giống nhau cho các dòng chi tiết thuộc cùng một bút toán.

Tab thuế vào

Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế.

Ký hiệu mẫu

Ký hiệu mẫu của hóa đơn.

Phân loại

Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.

Ký hiệu

Ký hiệu của hoá đơn

Số HĐ

Số hoá đơn.

Ngày HĐ

Ngày hoá đơn

Mã khách

Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.

Tên khách

Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Địa chỉ

Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Mã số thuế

Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Tên vật tư

Tên hàng hóa, dịch vụ kê thuế.

Tiền hàng

Tự động tính theo công thức Số lượng * Giá. Người dùng có thể sửa.

Thuế suất

Thuế suất theo từng vật tư.

Tiền thuế

Tự động tính theo công thức Thuế suất * Tiền hàng. Người dùng có thể sửa.

Ngoại tệ

Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái và lên các báo cáo.

Tk thuế

Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.

Tk đối ứng

Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.

Bộ phận

Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.

SPCT

Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.

Ghi chú

Ghi chú thêm.

Tích chọn <<Chỉ kê, không hạch toán>>

Tích chọn sẽ thực hiện chỉ kê lên bảng kê thuế vào và không hạch toán sổ cái.

Tab thuế ra

Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế.

Ký hiệu mẫu

Ký hiệu mẫu của hóa đơn.

Phân loại

Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.

Ký hiệu

Ký hiệu của hoá đơn

Số HĐ

Số hoá đơn.

Ngày HĐ

Ngày hoá đơn

Mã khách

Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.

Tên khách

Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Địa chỉ

Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Mã số thuế

Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Mã HH, DV

Mã hàng hóa dịch vụ, được lấy trong danh mục vật tư. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên hàng hóa dịch vụ.

Tên hàng hóa, DV

Tên hàng hóa, dịch vụ kê thuế. Tên được lấy theo mã hàng hóa, dịch vụ và người dùng có thể sửa lại.

Tiền hàng

Tự động tính theo công thức Số lượng * Giá. Người dùng có thể sửa.

Thuế suất (%)

Thuế suất theo từng vật tư.

Tiền thuế

Tự động tính theo công thức Thuế suất * Tiền hàng. Người dùng có thể sửa.

Ngoại tệ

Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái và lên các báo cáo.

Tk thuế

Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.

Tk đối ứng

Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.

Bộ phận

Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.

SPCT

Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.

Ghi chú

Ghi chú thêm.

Tích chọn <<Chỉ kê, không hạch toán>>

Tích chọn sẽ thực hiện chỉ kê lên bảng kê thuế vào và không hạch toán sổ cái.

Thông tin trên màn hình đánh giá tỷ giá

Màn hình thực hiện đánh giá tỷ giá

Kỳ đánh giá

Người dùng có thể chọn kỳ/tháng từ danh sách trải xuống.

Sau khi chọn một trong các kỳ/tháng trên, hệ thống tự động hiển thị ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của kỳ, người dùng không được sửa.

Chọn/Hủy chọn tất cả

Đây là một ô để chọn, nếu ô này được đánh dấu thì tất cả các bút toán đánh giá tỷ giá trong bảng dữ liệu cũng được chọn. Ngược lại, nếu người dùng bỏ đánh dấu vào ô này thì tất cả bút toán đánh giá tỷ giá trong bảng dữ liệu trở về trạng thái không được chọn.

Chọn

Hệ thống chỉ thực hiện đánh giá những bút toán được chọn.

Loại đánh giá

Loại đánh giá là:

1 - tương ứng với phát sinh nợ,

2 - tương ứng với phát sinh có.

Tên bút toán

Tên bút toán đánh giá tỷ giá.

Số CT

Số chứng từ của bút toán đánh giá tỷ giá.

TK ĐGTG

Tài khoản đánh giá tỷ giá.

TK lãi CLTGCK

Tài khoản lãi chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.

TK lỗ CLTGCK

Tài khoản lỗ chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.

TK CLTG cuối năm

Tài khoản chênh lệch tỷ giá cuối năm.

ĐG theo khách hàng

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện đánh giá tỷ giá theo khách hàng.

ĐG theo bộ phận

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện đánh giá tỷ giá theo bộ phận.

ĐG theo hợp đồng

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện đánh giá tỷ giá theo hợp đồng.

ĐG theo SPCT

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện đánh giá tỷ giá theo sản phẩm công trình.

ĐG theo phí

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện đánh giá tỷ giá theo loại phí.

Thông tin trên màn hình kết chuyển tự động

Màn hình kết chuyển tự động

Kỳ kết chuyển

Người dùng có thể chọn kỳ/tháng từ danh sách trải xuống.

Hệ thống tự động hiện thị ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của kỳ, người dùng không được sửa.

Chọn/Hủy chọn tất cả

Đây là một ô để chọn, nếu ô này được đánh dấu thì tất cả các bút toán kết chuyển trong bảng dữ liệu cũng được chọn. Ngược lại, nếu người dùng bỏ đánh dấu vào ô này thì tất cả bút toán kết chuyển trong bảng dữ liệu trở về trạng thái không được chọn.

Chọn

Hệ thống chỉ thực hiện kết chuyển những bút toán được chọn.

STT

Dựa vào giá trị trong cột này, hệ thống lần lượt thực hiện các bút toán kết chuyển theo thứ tự sắp xếp. Giá trị thứ tự này được thiết lập từ khi khai báo các bút toán kết chuyển và giá trị này không được sửa, người dùng cần cân nhắc cẩn thận khi khai báo và đặt stt cho các bút toán.

Tk

Tài khoản.

Loại KC

Thực hiện ghi nợ hay ghi có cho tài khoản.

Tk đối ứng

Tài khoản đối ứng, là tài khoản nhận số liệu kết chuyển.

Số ctừ

Số chứng từ được lấy theo cách đánh số trong phần Khai báo các màn hình nhập chứng từ của mã chứng từ Kết chuyển tự động.

Theo hợp đồng

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện kết chuyển theo hợp đồng.

Theo bộ phận

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện kết chuyển theo bộ phận.

Theo SPCT

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện kết chuyển theo bộ phận sản phẩm công trình.

Theo phí

Nếu trường này được chọn, hệ thống sẽ thực hiện kết chuyển theo loại phí.

Thông tin trên màn hình phân bổ chi phí tự động

Kỳ phân bổ

Người dùng có thể chọn kỳ/tháng từ danh sách trải xuống.

Sau khi chọn một trong các kỳ/tháng trên, hệ thống tự động hiện thị ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của kỳ, người dùng không được sửa.

Chọn/Hủy chọn tất cả

Đây là một ô để chọn, nếu ô này được đánh dấu thì tất cả các bút toán kết chuyển trong bảng dữ liệu cũng được chọn. Ngược lại, nếu người dùng bỏ đánh dấu vào ô này thì tất cả bút toán kết chuyển trong bảng dữ liệu trở về trạng thái không được chọn.

Thông tin chung

Chọn

Hệ thống chỉ thực hiện kết chuyển những bút toán được chọn.

Tên bút toán

Tên bút toán phân bổ.

Tài khoản

Tài khoản phân bổ.

Tiền phân bổ

Số tiền phân bổ.

Thông tin chi tiết

Tk nhận

Tài khoản nhận phân bổ.

Tên tài khoản

Tên tài khoản của tài khoản nhận phân bổ.

Mã SPCT

Mã sản phẩm công trình nhận phân bổ.

Tên SPCT

Tên sản phẩm công trình.

Tiêu thức phân bổ

Tiêu thức phân bổ được chọn khi khai báo bút toán phân bổ tự động.

Hệ số

Hệ số phân bổ.

Tiền nhận PB

Số tiền nhận phân bổ.

Các tài khoản phân bổ và tài khoản nhận phân bổ được khai báo ở phần “Danh mục bút toán phân bổ tự động”

Thông tin trên màn hình số dư đầu kỳ của các tài khoản

Số dư đầu kỳ các tài khoản

Số dư đầu kỳ của tháng… năm…

Hệ thống tự động hiển thị sẵn năm theo năm tài chính hiện hành, người dùng không được sửa mà chỉ được nhập vào tháng cần làm việc.

Tài khoản

Tài khoản, được lấy trong danh mục tài khoản. Hệ thống tự động hiển thị sẵn danh sách các tài khoản. Người dùng không thể thêm, bớt dòng trong bảng dữ liệu này. Nếu tài khoản không có số dư thì chỉ cần để trống.

Dư nợ ĐK

Dư nợ đầu kỳ theo đồng tiền hạch toán.

Dư có ĐK

Dư có đầu kỳ theo đồng tiền hạch toán.

Dư nợ ĐK ngoại tệ

Dư nợ đầu kỳ theo mã tiền tệ khai báo trong danh mục tài khoản.

Dư có ĐK ngoại tệ

Dư có đầu kỳ theo mã tiền tệ khai báo trong danh mục tài khoản.

Tên TK

Tên tài khoản tự động hiển thị theo mã tài khoản, người dùng không được sửa.

Thông tin tổng hợp

Trên màn hình hiển thị các trường tính tổng các giá trị trong bảng dữ liệu về số dư đầu kỳ: Dư nợ, Dư có, Dư nợ ngoại tệ, Dư có ngoại tệ.