Chương 3: THÔNG TIN TRÊN CHỨNG TỪ
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Nội dung trên các chứng từ
- Ý nghĩa từng trường dữ liệu trên chứng từ
Sau chương này, người đọc sẽ hiểu rõ nội dung của từng trường dữ liệu, trường đó có ý nghĩa như nào, công thức tính toán ra sao, các trường tự động lấy dữ liệu từ đâu
Thông tin trên Phiếu thu tiền hàng
Màn hình cập nhật thu tiền hàng
Các thông tin chung
Loại phiếu
Có các tuỳ chọn:
· Thu theo hóa đơn: Phiếu thu thanh toán gắn với Hóa đơn bán hàng.
· Trả trước: Phiếu thu trả trước gắn với Đơn đặt hàng. Khi có hóa đơn bán của đơn đặt hàng về, thì khoản tiền thu trước được tự động phân bổ cho các hóa đơn.
· Thu khác: thu chỉ hạch toán mà không gắn với hóa đơn hay đơn hàng.
Khách hàng
Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã khách hàng người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu danh mục khách hàng. Mã khách hàng không được để trống. Căn cứ vào mã khách hàng chương trình sẽ tính toán và lấy ra các hóa đơn bán hàng hoặc đơn đặt hàng tương ứng phục vụ cho việc cập nhật thu tiền hàng.
Địa chỉ
Địa chỉ được tự động hiển thị theo thông tin trong danh mục khách hàng, người dùng có thể sửa lại.
Người giao dịch
Người thực hiện giao dịch. Tên người giao dịch được tự động hiển thị theo thông tin trong danh mục khách hàng, người dùng có thể sửa lại.
Diễn giải
Diễn giải chung của phiếu thu tiền hàng.
Tài khoản có
Tài khoản ghi có được lấy trong danh mục tài khoản.
Ngày chứng từ
Ngày thực hiện chi tiền, và là ngày hạch toán trên sổ cái.
Số chứng từ
Số chứng từ dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một phiếu thu tiền hàng chương trình sẽ tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngày lập
Ngày lập phiếu thu tiền hàng.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Tab chi tiết
Căn cứ vào loại phiếu, hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị các chứng từ hóa đơn/đơn hàng còn đang thực hiện để người dùng tiến hành thu tiền.
Số hóa đơn/Số đơn hàng
Các đơn hàng hoặc các hóa đơn chưa tất toán của khách hàng sẽ được liệt kê ở bảng dữ liệu.
Ngày hóa đơn/Ngày đơn hàng
Thông tin ngày hóa đơn/Ngày đơn hàng của các hóa đơn/đơn hàng chưa tất toán được liệt kê ở bảng dữ liệu.
Phải thu/Tiền HĐ
Tổng tiền phải thanh toán của hóa đơn/đơn hàng.
Còn phải TT
Tổng số tiền còn phải thanh toán cho hóa đơn trong đợt này.
Thu đợt này
Số tiền thanh toán cho hóa đơn lần này theo mã ngoại tệ của hóa đơn.
Tài khoản phải thu/Tài khoản nợ
Tài khoản ghi nợ được lấy theo hạch toán của hóa đơn thanh toán. Người dùng không được phép sửa.
Thông tin trên Phiếu bù trừ công nợ
Màn hình cập nhật phiếu bù trừ công nợ
Thông tin chung
Số chứng từ
Số chứng từ độ rộng dài nhất là 12 ký tự. Phiếu kế toán cho phép khai báo trùng số theo tháng/năm. Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ động tính toán lấy ra số chứng từ của chứng từ thêm cuối cùng trong tháng và tăng thêm một, người dùng có thể sửa lại số này.
Chi tiết về việc đánh số chứng từ xem trong phần khai báo danh mục chứng từ quyển “Quản lý và thông tin chung”
Ngày chứng từ
Tự động hiển thị theo ngày hệ thống.
Ngoại tệ và Tỷ giá
Tự động hiển thị mã tiền tệ theo chứng từ vừa xem trước khi thêm mới. Tỷ giá được lấy tự động theo danh mục tỷ giá ngoại tệ. Người dùng có thể chọn lại mã tiền tệ và sửa lại tỷ giá cho phiếu kế toán. Khi chọn lại mã tiền tệ, tỷ giá được lấy lại theo danh mục tỷ giá ngoại tệ.
Nếu một chứng từ liên quan đến nhiều ngoại tệ, hãy bỏ đánh dấu nút “Ngoại tệ chung”
Tab chi tiết
Tài khoản
Số hiệu tài khoản, được chọn từ danh mục tài khoản, tên tài khoản tương ứng hiển thị ở thanh trạng thái. Trong quá trình cập nhật nếu không nhớ số hiệu tài khoản người dùng có thể tra cứu từ danh mục tài khoản.
Mã khách
Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã khách hàng người dùng có thể nhấn “F5” để tra cứu danh mục khách hàng.
Ps nợ
Số tiền phát sinh bên nợ của tài khoản. Sau khi nhập số tiền phát sinh nợ, số tiền bên phát sinh có tự động mất đi (nếu có).
Ps có
Số tiền phát sinh bên có của tài khoản. Sau khi nhập số tiền phát sinh có, số tiền bên phát sinh nợ tự động mất đi (nếu có).
Diễn giải
Diễn giải chi tiết cho từng dòng của bút toán.