Chương 3: THÔNG TIN TRÊN CHỨNG TỪ
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Nội dung trên các chứng từ
- Ý nghĩa từng trường dữ liệu trên chứng từ
Sau chương này, người đọc sẽ hiểu rõ nội dung của từng trường dữ liệu, trường đó có ý nghĩa như nào, công thức tính toán ra sao, các trường tự động lấy dữ liệu từ đâu.
Thông tin đơn hàng
Màn hình cập nhật Đơn hàng, Báo giá
Các thông tin chung
Khách hàng
Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng.
Người mua
Người mua hàng, người thực hiện giao dịch được lấy theo mã khách hàng và người dùng có thể sửa lại.
Diễn giải
Diễn giải chung về đơn hàng.
Hợp đồng
Hợp đồng liên quan đến Đơn hàng, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán chọn trong danh mục thanh toán và tự động hiển thị theo như khai báo trong danh mục khách hàng theo từng khách hàng cụ thể. Người dùng có thể chọn mã điều khoản khác.
Ngày đơn hàng
Ngày thực hiện đặt hàng hoặc báo giá.
Số đơn hàng
Số đơn hàng dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một đơn hàng chương trình sẽ tự động lấy ra số đơn hàng, người dùng có thể sửa lại số này.
Hạn giao
Ngày hết hạn của báo giá hoặc ngày cuối cùng phải giao hàng của đơn hàng.
Tỷ giá
Chọn mã ngoại tệ, nếu mã là đồng tiền hạch toán, tỷ giá mặc định là 1. Nếu mã là ngoại tệ, chương trình sẽ lấy tỷ giá gần nhất so với ngày đơn hàng trong danh mục tỷ giá ngoại tệ, người dùng có thể sửa lại.
Trạng thái
Đơn hàng có 5 trạng thái sau:
1- Báo giá
2- Thực hiện
3- Treo
4- Đóng
5- Hoàn thành
Khi tạo mới, trạng thái ngầm định của đơn hàng là “Thực hiện”.
Trong quá trính xuất hàng chỉ các đơn hàng có trạng thái là “Thực hiện” mới được xuất hàng. Nếu tất cả các mặt hàng của đơn hàng đã được xuất hết chương trình sẽ tự động đổi trạng thái của đơn hàng sang “Hoàn thành”.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng hóa chọn trong danh mục vật tư. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng từ danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Tên hàng
Tên hàng hóa hiển thị theo mã hàng.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Hiển thị số tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí hiện thời.
Số lượng
Số lượng đặt hàng.
Đơn giá
Đơn giá bán tự động lấy từ danh mục giá bán, người dùng có thể sửa lại.
Tiền bán
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền bán = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền bán trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% Chiết khấu
Tỷ lệ chiết khấu hàng đặt trước thuế. Được tự động tính dựa theo thông tin khai báo trong danh mục giá bán, có thể thay đổi.
Tiền chiết khấu
Tiền chiết khấu được tính bằng Tiền * Tỷ lệ giảm giá. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền bán trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư. Đơn vị tính là %. Người dùng có thể thay đổi bằng cách chọn lại danh mục thuế suất.
Tiền thuế GTGT
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = (Tiền hàng - Chiết khấu) * Thuế suất GTGT
Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền thuế GTGT trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
|
Ghi chú: Các giá trị dẫn xuất như Tiền bán, Tiền chiết khấu, Tiền thuế GTGT, người dùng được phép sửa lại trong phạm vi giá trị điều chỉnh cho phép. Để khai báo cảnh báo và phạm vi giá trị điều chỉnh vào Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số hệ thống chọn “Giá trị điều chỉnh tối đa trường tiền” và “Cảnh báo khi điều chỉnh vượt giá trị cho phép” để sửa. |
Khuyến mại
Nếu mặt hàng này là hàng khuyến mại.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng, phiếu xuất, hoá đơn được theo dõi theo từng lô hàng.
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng, phiếu xuất, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận.
NVKD
Mã nhân viên kinh doanh lấy từ danh mục nhân viên kinh doanh. Các đơn hàng, phiếu xuất, hoá đơn được theo dõi theo từng nhân viên kinh doanh.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên hoá đơn bán hàng
Màn hình cập nhật Hóa đơn bán hàng
Các thông tin chung
Khách hàng
Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng. Căn cứ vào mã khách hàng chương trình sẽ tính toán và lấy ra các Đơn hàng đang thực hiện tương ứng phục vụ cho việc lập hoá đơn.
Người mua
Người mua hàng, người thực hiện giao dịch, được lấy tương ứng với mã khách hàng trong danh mục khách hàng và người dùng có thể sửa lại.
Diễn giải
Diễn giải chung về hoá đơn.
Hợp đồng
Mã hợp đồng liên quan, được chọn từ danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Được chọn từ danh mục hình thức thanh toán, thể hiện các cặp định khoản của hóa đơn bán. Hình thức thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn lại và sửa lại trong tab Hạch toán.
Điều khoản thanh toán
Được chọn từ danh mục thanh toán, thể hiện các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn lại và sửa lại thông tin của điều khoản ngay tại chứng từ này.
Số seri
Số seri của hóa đơn.
Ngày hóa đơn
Ngày nghiệp vụ được thực hiện và là ngày tháng ghi sổ trên sổ cái.
Số hoá đơn
Số hoá đơn dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số ở mục quản lý và thông tin chung). Chương trình tự động lấy số hóa đơn gợi ý và người dùng có sửa lại.
Ngày lập
Ngày thực hiện viết chứng từ.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Đơn hàng>>
Dùng để chọn Đơn hàng của khách hàng bằng cách nhấn vào nút <<Đơn hàng>> để hiện ra danh sách các Đơn hàng đang thực hiện. Nếu muốn xuất hóa đơn cho nhiều đơn hàng thì tích chọn nhiều đơn hàng để thực hiện.
Nút <<Trả trước>>
Dùng để chọn các Phiếu thu trả trước để gắn với hóa đơn hiện thời.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng hóa chọn trong danh mục hàng hóa, vật tư. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Nếu hóa đơn gắn với Đơn hàng thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng xuất hóa đơn cùng chứng từ hóa đơn nhưng không theo đơn hàng nào.
Tên hàng
Tên hàng hóa hiển thị theo mã hàng. Người dùng có thể sửa.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Hiển thị số tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí hiện thời.
Số lượng
Số lượng hàng trên hoá đơn.
Đơn giá
Giá bán, giá bán được lấy trong danh mục giá bán, tuỳ theo việc phân quyền mà người dùng có được phép sửa lại giá hay không. Nếu hoá đơn gắn với phiếu xuất hoặc đơn hàng, giá này được tự động lấy theo giá trên chứng từ gắn theo.
Tiền bán
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
% GG
Tỷ lệ giảm giá trước thuế. Được tự động tính dựa theo thông tin khai báo trong danh mục giá bán, người dùng có thể thay đổi.
Chiết khấu
Tiền giảm giá, được tính từ danh mục giá hoặc bằng Tiền bán * % GG. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền giảm giá trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư. Đơn vị tính %. Người dùng có thể thay đổi bằng cách chọn lại danh mục thuế suất.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = (Tiền hàng - Chiết khấu) * Thuế suất GTGT
Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền thuế GTGT trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
|
Ghi chú: Các giá trị dẫn xuất như Tiền bán, Tiền chiết khấu, Tiền thuế GTGT, người dùng được phép sửa lại trong phạm vi giá trị điều chỉnh cho phép. Để khai báo cảnh báo và phạm vi giá trị điều chỉnh vào Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số hệ thống chọn “Giá trị điều chỉnh tối đa trường tiền” và “Cảnh báo khi điều chỉnh vượt giá trị cho phép” để chỉnh sửa. |
Giá vốn
Giá vốn được chương trình tự động áp giá theo phương pháp tính tồn kho được khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư. Người dùng muốn gõ giá trực tiếp thì tích vào Giá vốn đích danh hoặc hàng hóa được chọn phương pháp tính giá tồn kho theo phương pháp đích danh.
Tiền vốn
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.
|
Ghi chú: Hệ thống cho phép ẩn hiện thông tin Giá vốn và Tiền vốn cho mục đích phân quyền của doanh nghiệp bằng cách vào Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số hệ thống chọn “Có hiển thị giá vốn hàng bán hay không?” để chỉnh sửa giá trị. |
Khuyến mại
Nếu mặt hàng này là hàng khuyến mại.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng, phiếu xuất, hoá đơn được theo dõi theo từng lô hàng. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục lô.
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận.
NVKD
Mã nhân viên kinh doanh lấy từ danh mục nhân viên kinh doanh. Các đơn hàng, phiếu xuất, hoá đơn được theo dõi theo từng nhân viên kinh doanh.
Số đơn hàng
Nếu chứng từ là “hóa đơn” thì hiển thị cột Số PX và cột Số ĐH là thông tin số chứng từ của phiếu xuất và đơn hàng gắn với hóa đơn. Nếu không chọn cho đơn hàng nào thì cột này để giá trị trống.
Tab hạch toán
Tên hàng hóa
Tên hàng hóa tự động lấy theo tên người dùng nhập trong tab chi tiết. Tại đây người dùng không được sửa tên hàng hóa. Tên hàng hóa ở đây sẽ được cập nhật theo tên ở tab chi tiết.
Tiền bán
Tiền bán tự động cập nhật theo giá trị trong tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Chiết khấu
Số tiền chiết khấu tự động lấy giá trị theo tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Tiền thuế GTGT
Tiền thuế giá trị gia tăng tự động cập nhật theo giá trị trong tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Tiền vốn
Tiền vốn tự động cập nhật theo giá trị trong tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Tài khoản doanh thu
Tài khoản để hạch toán doanh thu lấy theo khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tài khoản giá vốn
Tài khoản để hạch toán giá vốn lấy theo khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tài khoản kho
Tài khoản kho lấy theo khai báo trong danh mục vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tài khoản chiết khấu
Tài khoản chiết khấu lấy theo khai báo trong danh mục vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Các thông tin chung
Khách hàng
Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng. Căn cứ vào mã khách hàng chương trình sẽ tính toán và lấy ra các phiếu xuất đang thực hiện tương ứng phục vụ cho việc lập hoá đơn.
Người giao dịch
Người thực hiện giao dịch, được lấy tương ứng với mã khách hàng trong danh mục khách hàng và người dùng có thể sửa lại.
Diễn giải
Diễn giải chung của chứng từ.
Hợp đồng
Mã hợp đồng liên quan, được chọn từ danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Được chọn từ danh mục hình thức thanh toán, thể hiện các cặp định khoản của hóa đơn bán. Hình thức thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn lại và sửa lại trong tab Hạch toán.
Ký hiệu mẫu
Mẫu số hóa đơn của hóa đơn trả lại.
Số seri
Ký hiệu (seri) của hóa đơn trả lại.
Số hoá đơn
Số hoá đơn của hóa đơn chứng từ trả lại.
Ngày chứng từ
Ngày nghiệp vụ được thực hiện và là ngày tháng ghi sổ trên sổ cái.
Số chứng từ
Số chứng từ dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số ở mục quản lý và thông tin chung). Chương trình tự động lấy số chứng từ gợi ý và người dùng có sửa lại.
Ngày lập
Ngày thực hiện viết chứng từ.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn hóa đơn>>
Người dùng sẽ chọn trả lại cho hóa đơn của khách hàng bằng cách nhấn vào nút <<Chọn hóa đơn>> để hiện ra danh sách các phiếu xuất hoặc hóa đơn đang thực hiện. Nếu muốn xuất hóa đơn cho nhiều phiếu xuất hoặc nhiều đơn hàng thì tích chọn các phiếu xuất hoặc đơn hàng để thực hiện.
Nếu chọn trả lại cho phiếu xuất thì danh sách hiển thị sẽ các phiếu xuất của khách hàng. Nếu chọn trả lại cho hóa đơn thì danh sách hiển thị sẽ các hóa đơn của khách hàng.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng hóa chọn trong danh mục hàng hóa, vật tư. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Nếu trả lại cho hóa đơn hoặc phiếu xuất thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng trả lại cùng phiếu nhập trả lại nhưng không theo phiếu xuất hoặc hóa đơn nào.
Tên hàng
Tên hàng hóa hiển thị theo mã hàng. Người dùng có thể sửa.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Hiển thị số tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí hiện thời.
Số lượng
Số lượng hàng trả lại.
Đơn giá
Giá bán của hàng trả lại, giá bán được lấy trong danh mục giá bán, tuỳ theo việc phân quyền mà người dùng có được phép sửa lại giá hay không. Nếu trả lại cho hoá đơn hoặc phiếu xuất, giá này được tự động lấy theo giá trên chứng từ gắn theo.
Tiền bán
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền bán trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% CK
Tỷ lệ chiết khấu trước thuế. Được tự động tính dựa theo thông tin khai báo trong danh mục giá bán, người dùng có thể thay đổi.
Chiết khấu
Tiền chiết khấu, được tính từ danh mục giá hoặc bằng Tiền bán * % CK. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền chiết khấu trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư. Đơn vị tính %. Người dùng có thể thay đổi bằng cách chọn lại danh mục thuế suất.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = (Tiền hàng - Chiết khấu) * Thuế suất GTGT
Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền thuế GTGT trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
|
Ghi chú: Các giá trị dẫn xuất như Tiền bán, Tiền chiết khấu, Tiền thuế GTGT, người dùng được phép sửa lại trong phạm vi giá trị điều chỉnh cho phép. Để khai báo cảnh báo và phạm vi giá trị điều chỉnh vào Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số hệ thống chọn “Giá trị điều chỉnh tối đa trường tiền” và “Cảnh báo khi điều chỉnh vượt giá trị cho phép” để chỉnh sửa. |
Giá vốn
Giá vốn được chương trình tự động áp giá theo phương pháp tính tồn kho được khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư. Người dùng muốn gõ giá trực tiếp thì tích vào Giá đích danh hoặc hàng hóa được chọn phương pháp tính giá tồn kho theo phương pháp đích danh.
Tiền vốn
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Thành tiền = Số lượng * Giá vốn.
|
Ghi chú: Hệ thống cho phép ẩn hiện thông tin Giá vốn và Tiền vốn cho mục đích phân quyền của doanh nghiệp bằng cách vào Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số hệ thống chọn “Có hiển thị giá vốn hàng bán hay không?” để chỉnh sửa giá trị. |
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục lô.
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục bộ phận.
NVKD
Mã nhân viên kinh doanh lấy từ danh mục nhân viên kinh doanh. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục nhân viên kinh doanh.
Số hóa đơn
Số HĐ là thông tin số hóa đơn mà chứng từ trả lại gắn với hóa đơn. Nếu không chọn cho hóa đơn nào thì cột này để giá trị trống.
Tab hạch toán
Tên hàng hóa
Tên hàng hóa tự động lấy theo tên người dùng nhập trong tab chi tiết. Tại đây người dùng không được sửa tên hàng hóa. Tên hàng hóa ở đây sẽ được cập nhật theo tên ở tab chi tiết.
Tiền bán
Tiền bán tự động cập nhật theo giá trị trong tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Tiền thuế GTGT
Tiền thuế giá trị gia tăng tự động cập nhật theo giá trị trong tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Tiền vốn
Tiền vốn tự động cập nhật theo giá trị trong tab chi tiết, người dùng không được sửa.
Tài khoản hàng bán bị trả lại
Tài khoản để hạch toán hàng bán bị trả lại, lấy theo khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tài khoản giá vốn
Tài khoản để hạch toán giá vốn lấy theo khai báo trong danh mục hàng hóa, vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tài khoản kho
Tài khoản kho lấy theo khai báo trong danh mục vật tư, người dùng có thể chọn tài khoản khác từ danh mục tài khoản.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Tab thuế GTGT
Lưới/Grid để nhập thông tin chi tiết phục vụ cho việc lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (GTGT). Đối với chứng từ nhập hàng bán bị trả lại có hóa đơn được kê vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào và được hạch toán giảm trừ thuế đầu ra trên sổ cái.
Khi thêm mới chứng từ, các thông tin về hoá đơn, tổng tiền của phiếu nhập được tự động chuyển vào tab này, khi sửa chứng từ, các thông tin sẽ không được tự động cập nhật, nếu có thay đổi người dùng phải vào trong tab thuế này để chỉnh lại.
Thông tin trên hoá đơn dịch vụ
Màn hình cập nhật hóa đơn dịch vụ
Các thông tin chung
Khách hàng
Mã khách hàng, được chọn từ danh mục khách hàng. Căn cứ vào mã khách hàng chương trình sẽ tính toán và lấy ra các phiếu xuất đang thực hiện tương ứng phục vụ cho việc lập hoá đơn.
Người mua
Người mua hàng, người thực hiện giao dịch, được lấy tương ứng với mã khách hàng trong danh mục khách hàng và người dùng có thể sửa lại.
Diễn giải
Diễn giải chung về hoá đơn.
Hợp đồng
Mã hợp đồng liên quan, được chọn từ danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Được chọn từ danh mục hình thức thanh toán, thể hiện các cặp định khoản của hóa đơn bán. Hình thức thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn lại và sửa lại trong tab Hạch toán.
Điều khoản thanh toán
Được chọn từ danh mục thanh toán, thể hiện các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục khách hàng, người dùng có thể chọn lại và sửa lại thông tin của điều khoản ngay tại chứng từ này.
Ký hiệu mẫu
Mẫu số hóa đơn.
Số seri
Ký hiệu (seri) của hóa đơn.
Ngày hóa đơn
Ngày nghiệp vụ được thực hiện và là ngày tháng ghi sổ trên sổ cái.
Số hoá đơn
Số hoá đơn dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số ở mục quản lý và thông tin chung). Chương trình tự động lấy số hóa đơn gợi ý và người dùng có sửa lại.
Ngày lập
Ngày thực hiện viết chứng từ.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng hóa chọn trong danh mục hàng hóa, vật tư. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh. Không bắt buộc người dùng nhập mã hàng.
Tên hàng
Tên hàng hóa hiển thị theo mã hàng. Người dùng có thể sửa.
Số lượng
Số lượng hàng trên hoá đơn.
Đơn giá
Giá bán, giá bán được lấy trong danh mục giá bán, tuỳ theo việc phân quyền mà người dùng có được phép sửa lại giá hay không.
Tiền bán
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền bán trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% CK
Tỷ lệ chiết khấu trước thuế. Được tự động tính dựa theo thông tin khai báo trong danh mục giá bán, người dùng có thể thay đổi.
Chiết khấu
Tiền chiết khấu, được tính từ danh mục giá hoặc bằng Tiền bán * % CK. Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền chiết khấu trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư. Đơn vị tính %. Người dùng có thể thay đổi bằng cách chọn lại danh mục thuế suất.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = (Tiền hàng - Chiết khấu) * Thuế suất GTGT
Người dùng được phép sửa lại giá trị tiền thuế GTGT trong phạm vi điều chỉnh cho phép.
|
Ghi chú: Các giá trị dẫn xuất như Tiền bán, Tiền chiết khấu, Tiền thuế GTGT, người dùng được phép sửa lại trong phạm vi giá trị điều chỉnh cho phép. Để khai báo cảnh báo và phạm vi giá trị điều chỉnh vào Quản lý & Thông tin chung | Khai báo tham số hệ thống chọn “Giá trị điều chỉnh tối đa trường tiền” và “Cảnh báo khi điều chỉnh vượt giá trị cho phép” để chỉnh sửa. |
Tài khoản doanh thu
Số hiệu tài khoản doanh thu được lấy theo mã hàng được khai sẵn trong Danh mục vật tư. Người dùng có thể chọn lại từ danh mục tài khoản.
Tài khoản chiết khấu
Số hiệu tài khoản chiết khấu được lấy theo mã hàng được khai sẵn trong Danh mục vật tư. Người dùng có thể chọn lại từ danh mục tài khoản.
Sản phẩm công trình
Mã sản phẩm công trình được lấy từ danh mục sản phẩm công trình.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí.
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận.
NVKD
Mã nhân viên kinh doanh lấy từ danh mục nhân viên kinh doanh.
Vào các hóa đơn GTGT đầu ra
Đường dẫn: Bán hàng | Số liệu | Vào các hóa đơn GTGT đầu ra
Màn hình cập nhật hóa đơn GTGT đầu ra
Chức năng thực hiện việc kê khai các hóa đơn GTGT đầu ra nhưng không hạch toán sổ cái.
Ngày CT
Ngày chứng từ, là ngày hóa đơn trên tờ hóa đơn GTGT.
Số CT
Số hóa đơn.
Ngày lập CT
Ngày lập hóa đơn.
Số seri
Số seri.
Mã KH
Mã khách hàng, được lấy trong danh mục khách hàng.
Tên KH
Tên khách hàng được lấy theo mã khách hàng, và người dùng có thể sửa lại.
Địa chỉ
Địa chỉ lấy theo mã khách hàng, và người dùng có thể sửa lại.
Mã số thuế
Mã số thuế theo mã khách hàng, và người dùng có thể sửa lại.
Ghi chú
Ghi chú.
Mã VT
Mã vật tư, được lấy trong danh mục vật tư.
Số lượng
Số lượng.
Đơn giá
Đơn giá.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Tổng tiền
Tổng tiền kê thuế.
Mã thuế
Mã thuế được lấy trong danh mục thuế suất.
Tổng thuế
Tiền thuế được tính bằng Tổng tiền * thuế suất.
TK thuế
Tài khoản hạch toán ghi nợ thuế, được lấy trong danh mục tài khoản.
TK đối ứng
Tài khoản hạch toán ghi có đối ứng, được lấy trong danh mục tài khoản.
Mã BP
Mã bộ phận, được lấy trong danh mục bộ phận.
Mã HĐ
Mã hợp đồng, được lấy trong danh mục hợp đồng.
Mã SPCT
Mã sản phẩm công trình, được lấy trong danh mục sản phẩm công trình.