Chương 3: THÔNG TIN TRÊN CHỨNG TỪ
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Nội dung trên các chứng từ
- Ý nghĩa từng trường dữ liệu trên chứng từ
Sau chương này, người đọc sẽ hiểu rõ nội dung của từng trường dữ liệu, trường đó có ý nghĩa như nào, công thức tính toán ra sao, các trường tự động lấy dữ liệu từ đâu.
Thông tin trên Đề nghị mua hàng
Màn hình cập nhật Đề nghị mua hàng
Các thông tin chung
Bộ phận đề nghị
Mã bộ phận đề nghị mua hàng được lấy trong danh mục bộ phận.
Người đề nghị
Người đề nghị mua hàng.
Diễn giải
Diễn giải chung về đề nghị mua hàng.
Hợp đồng
Hợp đồng liên quan đến Đề nghị mua hàng, được chọn trong danh mục Hợp Đồng.
Ngày đề nghị
Ngày đề nghị mua hàng.
Số phiếu
Số phiếu đề nghị dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ động tính toán lấy ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Trạng thái
Đề nghị mua hàng có 2 trạng thái sau:
1. Thực hiện
2. Hoàn thành
Khi tạo mới, trạng thái ngầm định của đề nghị mua hàng là “Thực hiện”.
Trong quá trình nhập đơn hàng mua chỉ các đề nghị mua hàng có trạng thái là “Thực hiện” mới được thực hiện. Nếu tất cả các mặt hàng của đề nghị mua hàng đã được đặt hàng, chương trình sẽ tự động đổi trạng thái của đề nghị mua hàng sang “Hoàn thành”.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng chọn trong danh mục vật tư, trong quá trình nhập nếu không nhớ mã người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu mã hàng. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng từ danh mục để hiện vào các cột bên cạnh. Người dùng có thể sửa tên của hàng đó.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Số lượng
Số lượng đề nghị.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên Đơn hàng mua
Màn hình cập nhật Đơn hàng mua
Các thông tin chung
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã nhà cung cấp người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu danh mục. Mã nhà cung cấp không được để trống.
Người giao dịch
Người thực hiện giao dịch.
Diễn giải
Diễn giải chung về đơn hàng.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan đến Đơn hàng, được chọn trong danh mục Hợp đồng.
Điều khoản thanh toán
Mã điều khoản thanh toán chọn trong danh mục điều khoản thanh toán, căn cứ vào mã điều khoản thanh toán chương trình sẽ gán thời hạn thanh toán, hạn thanh toán nhanh, tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh và lãi suất quá hạn. Người dùng được phép sửa những giá trị này.
Ngày đơn hàng
Ngày thực hiện đặt hàng hoặc báo giá.
Số đơn hàng
Số đơn hàng dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một đơn hàng chương trình sẽ tự động tính toán ra số đơn hàng gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn PĐN>>
Ấn nút chọn phiếu đề nghị để đặt hàng theo đề nghị mua hàng.
Trạng thái
Đơn hàng có 5 trạng thái sau:
1. Chờ duyệt
2. Thực hiện
3. Hoàn thành
4. Treo
5. Đóng
Khi tạo mới, trạng thái ngầm định của đơn hàng là “Thực hiện”.
Trong quá trình nhập hàng mua chỉ các đơn hàng có trạng thái là “Thực hiện” mới được nhập hàng. Nếu tất cả các mặt hàng của đơn hàng mua đã được nhập, chương trình sẽ tự động đổi trạng thái của đơn hàng mua sang “Hoàn thành”.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng hóa chọn trong danh mục hàng hóa, vật tư, trong quá trình nhập nếu không nhớ mã người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu mã hàng hóa.
Nếu đơn hàng gắn với phiếu đề nghị mua thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng đặt hàng cùng chứng từ đơn hàng nhưng không theo phiếu đề nghị nào.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Số lượng
Số lượng đặt hàng.
Đơn giá
Đơn giá đặt hàng.
Tiền hàng
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục bộ phận.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng phí. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục phí.
SPCT
Mã sản phẩm công trình lấy từ danh mục sản phẩm công trình. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng sản phẩm công trình. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục sản phẩm công trình.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng lô. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục lô.
Phiếu ĐN
Số ĐN là thông tin số phiếu đề nghị mà chứng từ đơn hàng mua gắn với phiếu đề nghị. Nếu không chọn cho phiếu đề nghị, thì cột này để giá trị trống.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên Phiếu nhập mua hàng
Màn hình cập nhật Phiếu nhâp mua hàng
Các thông tin chung
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã nhà cung cấp người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu danh mục nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp không được để trống. Căn cứ vào mã nhà cung cấp chương trình sẽ tính toán và lấy ra các Đơn hàng tương ứng phục vụ cho việc cập nhật phiếu nhập.
Người giao
Người giao hàng mua.
Diễn giải
Diễn giải chung về phiếu nhập.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán. Chọn trong danh mục hình thức thanh toán, căn cứ vào hình thức thanh toán chương trình sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan khi chuyển sổ cái.
Ngày phiếu nhập
Ngày ghi sổ/ngày hạch toán của phiếu nhập mua.
Số phiếu nhập
Số phiếu nhập dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một phiếu nhập chương trình sẽ tự động tính toán ra số phiếu nhập gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngày lập
Ngày lập chứng từ nhập mua.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn Đơn hàng>>
Người dùng sẽ chọn số đơn hàng mua của nhà cung cấp bằng cách nhấn vào nút <<Chọn Đơn hàng>> để hiện ra các đơn hàng mua đang thực hiện. Nếu muốn nhập cho nhiều đơn hàng thì tích chọn các đơn hàng để nhập.
Trong quá trình lập phiếu nhập mua chỉ các đơn hàng có trạng thái là “Thực hiện” mới được hiện lên để cập nhật phiếu nhập hàng.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng chọn trong danh mục vật tư. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Nếu phiếu nhập gắn với đơn hàng mua thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng nhập cùng phiếu nhập nhưng không theo đơn hàng nào.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí vừa nhập.
Số lượng
Số lượng hàng trên phiếu nhập.
Đơn giá
Đơn giá mua của hàng hoá.
Tiền hàng
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng phí.
SPCT
Mã sản phẩm công trình lấy từ danh mục sản phẩm công trình. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng sản phẩm công trình.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng lô.
Số đơn hàng | Số đề nghị (Số ĐH | Số ĐN)
Số ĐH | Số ĐN là thông tin số đơn hàng, số đề nghị mà phiếu nhập mua gắn với đơn hàng mua. Nếu không chọn cho đơn hàng mua nào thì cột này để giá trị trống.
Tab hạch toán
Tab hạch toán dùng hạch toán ghi nhận công nợ.
Tên hàng
Tên hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Thành tiền
Tiền hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
TK kho
Được lấy trong danh mục vật tư tương ứng với mã hàng hóa, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên Hoá đơn mua hàng trong nước
Màn hình cập nhật Hóa đơn mua hàng trong nước
Các thông tin chung
Loại hóa đơn
Hệ thống chia chứng từ này thành 2 loại, tùy theo loại mà số liệu có thể liên quan đến các báo cáo khác nhau:
1. Hóa đơn kiêm phiếu nhập: Số liệu được chuyển vào cả sổ mua hàng và sổ kho.
2. Hóa đơn mua hàng trong nước: Số liệu được chuyển vào các sổ mua hàng, không chuyển số liệu vào sổ kho.
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp không được để trống. Căn cứ vào mã nhà cung cấp chương trình sẽ tính toán và lấy ra các phiếu nhập hàng hoặc đơn hàng mua tương ứng phục vụ cho việc cập nhật hóa đơn mua hàng.
Người bán
Người thực hiện giao dịch.
Diễn giải
Diễn giải chung về hóa đơn mua hàng.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán. Chọn trong danh mục hình thức thanh toán, căn cứ vào hình thức thanh toán chương trình sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan khi chuyển sổ cái.
Điều khoản thanh toán
Được chọn từ danh mục thanh toán, thể hiện các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục nhà cung cấp, người dùng có thể chọn lại và sửa lại thông tin của điều khoản ngay tại chứng từ này.
Ngày chứng từ
Ngày chứng từ và ghi nhận hạch toán vào sổ cái.
Số chứng từ
Số chứng từ dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ tự động tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngày lập
Ngày lập hóa đơn mua hàng.
Ngày hóa đơn
Ngày hóa đơn trên chừng từ hóa đơn mua hàng.
Số hóa đơn
Số hóa đơn trên chừng từ hóa đơn mua hàng.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn PN/ĐH>>
Người dùng sẽ chọn số phiếu nhập mua hoặc số đơn hàng mua của nhà cung cấp bằng cách nhấn vào nút <<Chọn PN/ĐH>> để hiện ra các phiếu nhập hoặc đơn hàng mua đang thực hiện. Nếu muốn lập hóa đơn cho nhiều phiếu nhập mua hoặc đơn hàng thì tích chọn trong danh sách để nhập.
Trong quá trình lập hóa đơn mua hàng chỉ các phiếu nhập hoặc đơn hàng có trạng thái là “Thực hiện” mới được hiện lên để cập nhật hóa đơn mua hàng.
Nếu loại hóa đơn là “Hóa đơn kiêm phiếu nhập” người dùng chỉ chọn được nhập hóa đơn cho đơn hàng. Nếu loại hóa đơn là “Hóa đơn mua hàng trong nước” người dùng chỉ chọn được nhập hóa đơn cho phiếu nhập mua.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng chọn trong danh mục vật tư. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Nếu hóa đơn gắn với phiếu nhập mua hoặc đơn hàng mua thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng cùng hóa đơn mua hàng nhưng không theo phiếu nhập hoặc đơn hàng nào.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí vừa nhập.
Số lượng
Số lượng hàng trên hóa đơn mua hàng.
Đơn giá
Đơn giá mua của hàng hoá.
Tiền hàng
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
Chi phí
Chi phí mua hàng do người tự gõ vào hoặc lấy giá trị phân bổ từ tab Chi phí sang.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = Tiền hàng * Thuế suất GTGT
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng phí.
SPCT
Mã sản phẩm công trình lấy từ danh mục sản phẩm công trình. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng sản phẩm công trình.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng lô.
Số phiếu nhập | Số đơn hàng | Số đề nghị (Số PN | Số ĐH | Số ĐN)
Số PN | Số ĐH | Số ĐN là thông tin số phiếu nhập, số đơn hàng, số đề nghị mà hóa đơn mua hàng gắn với đơn hàng hoặc phiếu nhập. Nếu không chọn cho phiếu nhập, đơn hàng nào thì cột này để giá trị trống.
Các trường tuỳ chọn
Chương trình định nghĩa sẵn 10 trường tuỳ chọn phục vụ cho các nhu cầu đặc thù của từng doang nghiệp, việc sử dụng các trường tuỳ chọn được khai báo trong phần “Quản lý và các thông tin chung”. Nếu có trường tuỳ chọn được khai báo cho phần chi tiết của chứng từ này thì chương trình sẽ hiện các cột đó lên cho người dùng nhập liệu.
Tab hạch toán
Tab hạch toán dùng hạch toán ghi nhận bút toán thuế đối với trường hợp chọn “Hóa đơn mua hàng trong nước” hoặc hạch toán công nợ và thuế đối với trường hợp chọn “Hóa đơn kiêm phiếu nhập”.
Tên hàng
Tên hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Thành tiền
Tiền hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Chi phí
Tiền chi phí được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
TK kho
Được lấy trong danh mục vật tư tương ứng với mã hàng hóa, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
Tab chi phí
Tab chi phí để ghi nhận chi phí mua hàng.
Mã CP
Mã chi phí mua hàng được lấy trong danh mục chi phí mua hàng. Người dùng không bắt buộc phải nhập.
Diễn giải
Diễn giải của chi phí mua hàng lấy tương ứng mã chi phí mua hàng và người dùng được phép sửa.
Chi phí
Tiền chi phí mua hàng do người dùng gõ vào.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = Tiền chi phí * Thuế suất GTGT
Tổng tiền
Tổng tiền chi phí được tính theo công thức:
Tổng tiền = Tiền chi phí + Tiền thuế GTGT.
Tab thuế GTGT
Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế. Sau khi nhập liệu xong bên tab Chi tiết hoặc tab Chi phí, chương trình tự động lấy các thông tin để kê thuế sang tab thuế, người dùng có thể sửa lại thông tin đó. Chương trình cho phép khai báo kê thuế chi tiết theo từng hàng hóa hoặc kê thuế theo tổng hóa đơn bằng cách vào khai báo tại Mua hàng | Danh mục & Tham số | Khai báo tham số hệ thống | Bảng kê hàng hóa mua vào. Chú ý việc điều chỉnh lại tham số sẽ không có hiệu lực với dữ liệu thuế đã kê khai.
Ký hiệu mẫu
Ký hiệu mẫu của hóa đơn.
Phân loại
Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.
Ký hiệu
Ký hiệu của hoá đơn
Số HĐ
Số hoá đơn.
Ngày HĐ
Ngày hoá đơn
Mã khách
Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.
Tên khách
Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Địa chỉ
Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Mã số thuế
Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Tên vật tư
Tên hàng hóa, dịch vụ kê thuế.
Tiền hàng
Tự động tính theo công thức Số lượng * Giá. Người dùng có thể sửa.
Thuế suất
Thuế suất theo từng vật tư.
Tiền thuế
Tự động tính theo công thức Thuế suất * Tiền hàng. Người dùng có thể sửa.
Ngoại tệ
Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái và lên các báo cáo.
Tk thuế
Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.
Tk đối ứng
Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.
Bộ phận
Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.
SPCT
Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.
Ghi chú
Ghi chú thêm.
Tích chọn <<Chỉ kê, không hạch toán>>
Tích chọn sẽ thực hiện chỉ kê lên bảng kê thuế vào và không hạch toán sổ cái.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Tab các trường tuỳ chọn
Chương trình định nghĩa sẵn 10 trường tuỳ chọn phục vụ cho các nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, việc sử dụng các trường tuỳ chọn được khai báo trong phần “Quản lý và các thông tin chung”. Tab các trường tuỳ chọn sẽ hiện các trường khai báo là có sử dụng ở đầu phiếu lên cho người dùng nhập liệu, nếu không có trường nào được khai báo sử dụng cho phần đầu phiếu thì tab này để trống.
Thông tin trên Hoá đơn mua hàng nhập khẩu
Màn hình cập nhật Hóa đơn mua hàng nhập khẩu
Các thông tin chung
Loại hóa đơn
Hệ thống chia chứng từ này thành 2 loại, tùy theo loại mà số liệu có thể liên quan đến các báo cáo khác nhau:
1. Hóa đơn kiêm phiếu nhập: Số liệu được chuyển vào cả sổ mua hàng và sổ kho.
2. Hóa đơn nhập khẩu: Số liệu được chuyển vào các sổ mua hàng, không chuyển số liệu vào sổ kho.
Mẫu hóa đơn
Hệ thống có 2 loại mẫu hóa đơn:
1. Chuẩn: Mẫu này chỉ dùng nhập liệu cho hóa đơn nhập khẩu.
2. Thuế TTĐB: Nếu chọn mẫu này thêm phần cập nhật của thuế tiêu thụ đặc biệt.
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp không được để trống. Căn cứ vào mã nhà cung cấp chương trình sẽ tính toán và lấy ra các phiếu nhập hàng hoặc đơn hàng mua tương ứng phục vụ cho việc cập nhật hóa đơn mua hàng.
Người bán
Người thực hiện giao dịch.
Diễn giải
Diễn giải chung về hóa đơn mua hàng.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán. Chọn trong danh mục hình thức thanh toán, căn cứ vào hình thức thanh toán chương trình sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan khi chuyển sổ cái.
Điều khoản thanh toán
Được chọn từ danh mục thanh toán, thể hiện các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục nhà cung cấp, người dùng có thể chọn lại và sửa lại thông tin của điều khoản ngay tại chứng từ này.
Ngày chứng từ
Ngày chứng từ và ghi nhận hạch toán vào sổ cái.
Số chứng từ
Số chứng từ dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ tự động tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngày lập
Ngày lập hóa đơn mua hàng.
Ngày hóa đơn
Ngày hóa đơn trên chừng từ hóa đơn mua hàng.
Số hóa đơn
Số hóa đơn trên chừng từ hóa đơn mua hàng.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn PN/ĐH>>
Người dùng sẽ chọn số phiếu nhập mua hoặc số đơn hàng mua của nhà cung cấp bằng cách nhấn vào nút <<Chọn PN/ĐH>> để hiện ra các phiếu nhập hoặc đơn hàng mua đang thực hiện. Nếu muốn lập hóa đơn cho nhiều phiếu nhập mua hoặc đơn hàng thì tích chọn trong danh sách để nhập.
Trong quá trình lập hóa đơn mua hàng chỉ các phiếu nhập hoặc đơn hàng có trạng thái là “Thực hiện” mới được hiện lên để cập nhật hóa đơn mua hàng.
Nếu loại hóa đơn là “Hóa đơn kiêm phiếu nhập” người dùng chỉ chọn được nhập hóa đơn cho đơn hàng. Nếu loại hóa đơn là “Hóa đơn mua hàng trong nước” người dùng chỉ chọn được nhập hóa đơn cho phiếu nhập mua.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng chọn trong danh mục vật tư, trong quá trình nhập nếu không nhớ mã người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu mã hàng. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Nếu hóa đơn gắn với phiếu nhập mua hoặc đơn hàng mua thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng cùng hóa đơn mua hàng nhưng không theo phiếu nhập hoặc đơn hàng nào.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí vừa nhập.
Số lượng
Số lượng hàng trên hóa đơn mua hàng.
Đơn giá
Đơn giá mua của hàng hoá.
Tiền hàng
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
% NK
Thuế suất nhập khẩu, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền thuế NK
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất nhập khẩu.
Tiền thuế nhập khẩu tính theo công thức:
Tiền thuế NK = Tiền hàng * % NK
% TTĐB
Thuế suất tiêu thụ đặc biệt, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền thuế TTĐB
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất tiêu thụ đặc biệt.
Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt tính theo công thức:
Tiền thuế TTĐB = (Tiền hàng + Tiền thuế NK) * % TTĐB
Chi phí
Chi phí mua hàng do người tự gõ vào hoặc lấy giá trị phân bổ từ tab Chi phí sang.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất GTGT.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = (Tiền hàng + Tiền thuế NK + Tiền thuế TTĐB) * Thuế suất GTGT
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục bộ phận.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng phí. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục phí.
SPCT
Mã sản phẩm công trình lấy từ danh mục sản phẩm công trình. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng sản phẩm công trình.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng lô. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục lô.
Số phiếu nhập | Số đơn hàng | Số đề nghị (Số PN | Số ĐH | Số ĐN)
Số PN | Số ĐH | Số ĐN là thông tin số phiếu nhập, số đơn hàng, số đề nghị mà hóa đơn mua hàng gắn với đơn hàng hoặc phiếu nhập. Nếu không chọn cho phiếu nhập, đơn hàng nào thì cột này để giá trị trống.
Tab hạch toán
Tab hạch toán dùng hạch toán ghi nhận bút toán thuế đối với trường hợp chọn “Hóa đơn nhập khẩu” hoặc hạch toán công nợ và thuế đối với trường hợp chọn “Hóa đơn kiêm phiếu nhập”.
Tên hàng
Tên hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Tiền hàng
Tiền hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Tiền thuế NK
Tiền thuế NK được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Tiền thuế TTĐB
Tiền thuế TTĐB được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Chi phí
Tiền chi phí được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Tổng tiền
Tổng tiền được tính bằng công thức sau và người dùng không được phép sửa.
Tổng tiền = Tiền hàng + Tiền thuế NK + Tiền thuế TTĐB + Chi phí
TK kho
Được lấy trong danh mục vật tư tương ứng với mã hàng hóa, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
TK thuế NK
Được lấy trong danh mục hình thức thanh toán, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
TK thuế TTĐB
Được lấy trong danh mục hình thức thanh toán, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
Tab chi phí
Tab chi phí để ghi nhận chi phí mua hàng.
Mã CP
Mã chi phí mua hàng được lấy trong danh mục chi phí mua hàng. Người dùng không bắt buộc phải nhập.
Diễn giải
Diễn giải của chi phí mua hàng lấy tương ứng mã chi phí mua hàng và người dùng được phép sửa.
Chi phí
Tiền chi phí mua hàng do người dùng gõ vào.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = Tiền chi phí * Thuế suất GTGT
Tổng tiền
Tổng tiền chi phí được tính theo công thức:
Tổng tiền = Tiền chi phí + Tiền thuế GTGT.
Tab thuế GTGT
Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế. Sau khi nhập liệu xong bên tab Chi tiết hoặc tab Chi phí, chương trình tự động lấy các thông tin để kê thuế sang tab thuế, người dùng có thể sửa lại thông tin đó. Chương trình cho phép khai báo kê thuế chi tiết theo từng hàng hóa hoặc kê thuế theo tổng hóa đơn bằng cách vào khai báo tại Mua hàng | Danh mục & Tham số | Khai báo tham số hệ thống | Bảng kê hàng hóa mua vào. Chú ý việc điều chỉnh lại tham số sẽ không có hiệu lực với dữ liệu thuế đã kê khai.
Ký hiệu mẫu
Ký hiệu mẫu của hóa đơn.
Phân loại
Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.
Ký hiệu
Ký hiệu của hoá đơn
Số HĐ
Số hoá đơn.
Ngày HĐ
Ngày hoá đơn
Mã khách
Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.
Tên khách
Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Địa chỉ
Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Mã số thuế
Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Tên vật tư
Tên hàng hóa, dịch vụ kê thuế.
Tiền hàng
Tiền hàng kê thuế đã bao gồm chi phí (nếu có). Người dùng có thể sửa.
Tiền thuế NK
Tiền thuế nhập khẩu. Người dùng có thể sửa.
Tiền thuế TTĐB
Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt. Người dùng có thể sửa.
Thuế suất
Thuế suất theo từng vật tư.
Tiền thuế
Tự động tính theo công thức Thuế suất * (Tiền hàng + Tiền thuế NK + Tiền thuế TTĐB). Người dùng có thể sửa.
Ngoại tệ
Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái và lên các báo cáo.
Tk thuế
Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.
Tk đối ứng
Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.
Bộ phận
Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.
SPCT
Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.
Ghi chú
Ghi chú thêm.
Tích chọn <<Chỉ kê, không hạch toán>>
Tích chọn sẽ thực hiện chỉ kê lên bảng kê thuế vào và không hạch toán sổ cái.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên Phiếu chi phí mua hàng
Màn hình cập nhật Phiếu chi phí mua hàng
Các thông tin chung
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã nhà cung cấp người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu danh mục nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp không được để trống. Căn cứ vào mã nhà cung cấp chương trình sẽ tính toán và lấy ra các phiếu nhập hàng hoặc đơn hàng mua tương ứng phục vụ cho việc cập nhật hóa đơn mua hàng.
Người giao
Người thực hiện giao dịch.
Diễn giải
Diễn giải chung về phiếu chi phí mua hàng.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán. Chọn trong danh mục hình thức thanh toán, căn cứ vào hình thức thanh toán chương trình sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan khi chuyển sổ cái.
Điều khoản thanh toán
Được chọn từ danh mục thanh toán, thể hiện các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục nhà cung cấp, người dùng có thể chọn lại và sửa lại thông tin của điều khoản ngay tại chứng từ này.
Ngày phiếu nhập
Ngày phiếu nhập chi phí và ghi nhận hạch toán vào sổ cái.
Số phiếu nhập
Số phiếu nhập dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ tự động tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngày lập
Ngày lập phiếu chi phí mua hàng.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn PN/HĐ>>
Người dùng sẽ chọn số phiếu nhập mua hoặc số hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp bằng cách nhấn vào nút <<Chọn PN/HĐ>> để hiện ra các phiếu nhập, hóa đơn mua hàng cần phân bổ chi phí. Thực hiện chọn phiếu nhập hoặc hóa đơn và mã hàng muốn phân bổ chi phí trong danh sách để nhập.
Tab chi tiết
Hiển thị các thông tin về chi tiết của các phiếu nhập, hóa đơn mua hàng kèm theo cột tiền chi phí thể hiện số tiền chi phí được phân bổ. Trong tab chi tiết này người dùng không được sửa thông tin hiển thị.
Tab chi phí
Tab chi phí để ghi nhận và nhập liệu chi phí mua hàng cần phân bổ.
Mã CP
Mã chi phí mua hàng được lấy trong danh mục chi phí mua hàng. Người dùng không bắt buộc phải nhập.
Diễn giải
Diễn giải của chi phí mua hàng lấy tương ứng mã chi phí mua hàng và người dùng được phép sửa.
Chi phí
Tiền chi phí mua hàng do người dùng gõ vào.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất. Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = Tiền chi phí * Thuế suất GTGT
Tổng tiền
Tổng tiền chi phí được tính theo công thức:
Tổng tiền = Tiền chi phí + Tiền thuế GTGT.
Tab thuế GTGT
Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế. Sau khi nhập liệu xong bên tab Chi tiết hoặc tab Chi phí, chương trình tự động lấy các thông tin để kê thuế sang tab thuế, người dùng có thể sửa lại thông tin đó. Chương trình cho phép khai báo kê thuế chi tiết theo từng hàng hóa hoặc kê thuế theo tổng hóa đơn bằng cách vào khai báo tại Mua hàng | Danh mục & Tham số | Khai báo tham số hệ thống | Bảng kê hàng hóa mua vào. Chú ý việc điều chỉnh lại tham số sẽ không có hiệu lực với dữ liệu thuế đã kê khai.
Ký hiệu mẫu
Ký hiệu mẫu của hóa đơn.
Phân loại
Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.
Ký hiệu
Ký hiệu của hoá đơn
Số HĐ
Số hoá đơn.
Ngày HĐ
Ngày hoá đơn
Mã khách
Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.
Tên khách
Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Địa chỉ
Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Mã số thuế
Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Tên vật tư
Tên hàng hóa, dịch vụ kê thuế.
Tiền hàng
Tự động tính theo công thức Số lượng * Giá. Người dùng có thể sửa.
Thuế suất
Thuế suất theo từng vật tư.
Tiền thuế
Tự động tính theo công thức Thuế suất * Tiền hàng. Người dùng có thể sửa.
Ngoại tệ
Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái và lên các báo cáo.
Tk thuế
Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.
Tk đối ứng
Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.
Bộ phận
Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.
SPCT
Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.
Ghi chú
Ghi chú thêm.
Tích chọn <<Chỉ kê, không hạch toán>>
Tích chọn sẽ thực hiện chỉ kê lên bảng kê thuế vào và không hạch toán sổ cái.
Thông tin trên Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
Thông tin chung
Trả lại cho
Hệ thống chia chứng từ này thành 3 loại:
1. Hóa đơn: xuất trả lại cho hóa đơn.
2. Phiếu nhập: xuất trả lại cho phiếu nhập.
3. Khác: xuất trả lại không cho hóa đơn hay phiếu nhập nào.
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp, trong quá trình cập nhật nếu không nhớ mã nhà cung cấp người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu danh mục nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp không được để trống. Căn cứ vào mã nhà cung cấp chương trình sẽ tính toán và lấy ra các phiếu nhập hàng hoặc hóa đơn mua hàng tương ứng phục vụ cho việc cập nhật phiếu xuất trả lại.
Người giao dịch
Người thực hiện giao dịch.
Diễn giải
Diễn giải chung về phiếu xuất trả lại.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán. Chọn trong danh mục hình thức thanh toán, căn cứ vào hình thức thanh toán chương trình sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan khi chuyển sổ cái.
Ký hiệu
Số ký hiệu của hóa đơn xuất trả lại nhà cung cấp.
Ngày chứng từ/hóa đơn
Ngày chứng từ hoặc là ngày hóa đơn xuất trả lại nhà cung cấp và ghi nhận hạch toán vào sổ cái.
Số chứng từ/hóa đơn
Số chứng từ hoặc số hóa đơn dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một chứng từ chương trình sẽ tự động tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.
Ngày lập
Ngày lập phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Nút <<Chọn PN/HĐ>>
Người dùng sẽ chọn số phiếu nhập mua hoặc số hóa đơn của nhà cung cấp bằng cách nhấn vào nút <<Chọn PN/HĐ>> để hiện ra các phiếu nhập hoặc hóa đơn muốn trả lại. Nếu muốn trả lại cho nhiều phiếu nhập mua hoặc hóa đơn thì tích chọn trong danh sách để nhập.
Nếu loại phiếu xuất trả lại là “Hóa đơn” người dùng chỉ chọn được trả lại cho hóa đơn. Nếu loại phiếu xuất trả lại là “Phiếu nhập” người dùng chỉ chọn được trả lại cho phiếu nhập mua. Nếu loại phiếu xuất trả lại là “Khác” người dùng thực hiện xuất trả tự do.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng chọn trong danh mục vật tư, trong quá trình nhập nếu không nhớ mã người dùng có thể nhấn F5 để tra cứu mã hàng. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh.
Nếu phiếu xuất trả lại gắn với phiếu nhập mua hoặc hóa đơn thì người dùng không được phép thay đổi các mã hàng nhưng được phép xoá dòng và thêm mã hàng cùng phiếu xuất trả lại nhưng không theo phiếu nhập hoặc hóa đơn nào.
Kho
Mã kho được lấy trong danh mục kho.
Vị trí
Mã vị trí được lấy trong danh mục vị trí tương ứng với kho.
Tồn
Tồn kho tức thời của mặt hàng tại kho và vị trí vừa nhập.
Số lượng
Số lượng hàng trả lại.
Đơn giá
Đơn giá mua của hàng hoá trả lại.
Tiền hàng
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = Tiền hàng * Thuế suất GTGT
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng phí.
SPCT
Mã sản phẩm công trình lấy từ danh mục sản phẩm công trình. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng sản phẩm công trình.
Lô
Mã lô lấy từ danh mục lô. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng lô.
Số hóa đơn | Số phiếu nhập | Số đơn hàng | Số đề nghị (Số HĐ | Số PN | Số ĐH | Số ĐN)
Số HĐ | Số PN | Số ĐH | Số ĐN là thông tin số hóa đơn, số phiếu nhập, số đơn hàng, số đề nghị mà phiếu xuất trả lại gắn với hóa đơn hoặc phiếu nhập. Nếu không chọn cho phiếu nhập, hóa đơn nào thì cột này để giá trị trống.
Các trường tuỳ chọn
Chương trình định nghĩa sẵn 10 trường tuỳ chọn phục vụ cho các nhu cầu đặc thù của từng doang nghiệp, việc sử dụng các trường tuỳ chọn được khai báo trong phần “Quản lý và các thông tin chung”. Nếu có trường tuỳ chọn được khai báo cho phần chi tiết của chứng từ này thì chương trình sẽ hiện các cột đó lên cho người dùng nhập liệu.
Tab hạch toán
Tab hạch toán dùng hạch nghiệp vụ trả lại nhà cung cấp. Chương trình thực hiện hạch toán giảm trừ công nợ, thuế và kê thuế trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.
Tên hàng
Tên hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Thành tiền
Tiền hàng trả lại được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
TK kho
Được lấy trong danh mục vật tư tương ứng với mã hàng hóa, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
Tab tồn kho
Hiển thị các thông tin tồn kho, đặt mua, đặt bán theo kho hiện tại và theo tất cả các kho của từng mặt hàng phát sinh trong đơn đặt hàng.
Thông tin trên Hoá đơn mua dịch vụ
Màn hình cập nhật Hóa đơn mua dịch vụ
Các thông tin chung
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp, được chọn từ danh mục nhà cung cấp. Mã nhà cung cấp không được để trống.
Người bán
Người thực hiện giao dịch.
Diễn giải
Diễn giải chung về hóa đơn mua dịch vụ.
Mã hợp đồng
Hợp đồng liên quan, được chọn trong danh mục hợp đồng.
Hình thức thanh toán
Hình thức thanh toán. Chọn trong danh mục hình thức thanh toán, căn cứ vào hình thức thanh toán chương trình sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan khi chuyển sổ cái.
Điều khoản thanh toán
Được chọn từ danh mục thanh toán, thể hiện các điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán tự động hiển thị theo khai báo trong danh mục nhà cung cấp, người dùng có thể chọn lại và sửa lại thông tin của điều khoản ngay tại chứng từ này.
Ký hiệu
Ký hiệu của hóa đơn mua dịch vụ.
Ngày hóa đơn
Ngày hóa đơn trên chừng từ hóa đơn mua dịch vụ.
Số hóa đơn
Số hóa đơn trên chừng từ hóa đơn mua dịch vụ.
Ngày lập
Ngày lập hóa đơn mua dịch vụ.
Ngoại tệ
Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.
Tab chi tiết
Mã hàng
Mã hàng chọn trong danh mục vật tư, trong quá trình nhập nếu không nhớ mã người dùng có thể tra cứu mã hàng, trong màn hình tra cứu chỉ hiển thị những mã hàng có loại là “Dịch vụ”. Căn cứ vào mã, chương trình sẽ lấy tên và đơn vị tính tương ứng danh mục để hiện vào các cột bên cạnh. Người dùng có thể bỏ trống cột này.
Số lượng
Số lượng hàng trên hóa đơn mua dịch vụ.
Đơn giá
Đơn giá mua của hàng hoá dịch vụ.
Tiền
Hệ thống tự động tính toán theo công thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá. Giá trị này sẽ tự động cập nhật khi người dùng thay đổi đơn giá hay số lượng trên màn hình cập nhật.
% VAT
Thuế suất giá trị gia tăng, được tự động lấy trong danh mục hàng hoá, vật tư.
Tiền VAT
Hệ thống tự động tính toán dựa theo giá trị cột thuế suất.
Tiền thuế giá trị gia tăng tính theo công thức:
Tiền thuế GTGT = Tiền hàng * Thuế suất GTGT
Bộ phận
Mã bộ phận lấy từ danh mục bộ phận. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng bộ phận.
Phí
Mã phí lấy từ danh mục phí. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng phí. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục phí.
SPCT
Mã sản phẩm công trình lấy từ danh mục sản phẩm công trình. Các đơn hàng mua, phiếu nhập mua, hoá đơn được theo dõi theo từng sản phẩm công trình.
Tab hạch toán
Tab hạch toán dùng hạch toán hóa đơn mua dịch vụ.
Tên hàng
Tên hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
Thành tiền
Tiền hàng được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
VAT
Tiền thuế được lấy từ tab chi tiết và người dùng không được phép sửa.
TK nợ
Được lấy trong danh mục vật tư tương ứng với mã hàng hóa, người dùng có thể sửa lại giá trị này và được lấy từ danh mục tài khoản.
Tab thuế GTGT
Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế. Sau khi nhập liệu xong bên tab Chi tiết, chương trình tự động lấy các thông tin để kê thuế sang tab thuế, người dùng có thể sửa lại thông tin đó. Chương trình cho phép khai báo kê thuế chi tiết theo từng hàng hóa hoặc kê thuế theo tổng hóa đơn bằng cách vào khai báo tại Mua hàng | Danh mục & Tham số | Khai báo tham số hệ thống | Bảng kê hàng hóa mua vào. Chú ý việc điều chỉnh lại tham số sẽ không có hiệu lực với dữ liệu thuế đã kê khai.
Ký hiệu mẫu
Ký hiệu mẫu của hóa đơn.
Phân loại
Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.
Ký hiệu
Ký hiệu của hoá đơn
Số HĐ
Số hoá đơn.
Ngày HĐ
Ngày hoá đơn
Mã khách
Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.
Tên khách
Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Địa chỉ
Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Mã số thuế
Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.
Tên vật tư
Tên hàng hóa, dịch vụ kê thuế.
Tiền hàng
Tự động tính theo công thức Số lượng * Giá. Người dùng có thể sửa.
Thuế suất
Thuế suất theo từng vật tư.
Tiền thuế
Tự động tính theo công thức Thuế suất * Tiền hàng. Người dùng có thể sửa.
Ngoại tệ
Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái và lên các báo cáo.
Tk thuế
Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.
Tk đối ứng
Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.
Bộ phận
Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.
SPCT
Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.
Ghi chú
Ghi chú thêm.
Tích chọn <<Chỉ kê, không hạch toán>>
Tích chọn sẽ thực hiện chỉ kê lên bảng kê thuế vào và không hạch toán sổ cái.
Vào các hóa đơn GTGT đầu vào
Đường dẫn Mua hàng | Số liệu | Vào hóa đơn GTGT đầu vào.
Màn hình cập nhật Hóa đơn GTGT đầu vào
Chức năng này dùng để kê khai thuế GTGT đầu vào và không hạch toán sổ cái.
Ngày chứng từ
Ngày chứng từ
Số chứng từ
Số chứng từ.
Ngày hóa đơn
Ngày hóa đơn trên chứng từ hóa đơn GTGT.
Số hóa đơn
Số hóa đơn trên chứng từ hóa đơn GTGT.
Ký hiệu
Ký hiệu trên chứng từ hóa đơn GTGT.
Phân loại
Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.
Ký hiệu mẫu
Ký hiệu mẫu của hóa đơn.
Mã NCC
Mã nhà cung cấp, được lấy trong danh mục nhà cung cấp.
Tên NCC
Tên nhà cung cấp lấy theo mã nhà cung cấp, người dùng có thể sửa lại.
Địa chỉ
Địa chỉ nhà cung cấp lấy theo mã nhà cung cấp, người dùng có thể sửa lại.
Mã số thuế
Mã số thuế của nhà cung cấp lấy theo mã nhà cung cấp, người dùng có thể sửa lại.
Mã VT
Mã hàng hóa, vật tư, được lấy trong danh mục vật tư.
Tên VT
Tên hàng hóa, vật tư, được lấy theo mã vật tư, người dùng có thể sửa lại
Số lượng
Số lượng
Đơn giá
Đơn giá.
Tiền hàng
Tiền hàng được tính bằng Số lượng * Đơn giá.
Thuế NK
Tiền thuế nhập khẩu.
Thuế TTĐB
Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt.
Tổng tiền
Tổng tiền tính thuế được tính bằng Tiền hàng + Thuế NK + Thuế TTĐB
Thuế suất
% Thuế suất.
Tổng thuế
Tiền thuế được tính bằng Tổng tiền * Thuế suất
Ghi chú
Ghi chú.
TK thuế
Tài khoản hạch toán ghi nợ thuế, được lấy trong danh mục tài khoản.
TK đối ứng
Tài khoản hạch toán ghi có đối ứng, được lấy trong danh mục tài khoản.
Mã BP
Mã bộ phận, được lấy trong danh mục bộ phận.
Mã SPCT
Mã sản phẩm công trình, được lấy trong danh mục sản phẩm công trình