Chương 3: THÔNG TIN TRÊN CHỨNG TỪ

Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:

1. Nội dung trên các chứng từ
2. Ý nghĩa từng trường dữ liệu trên chứng từ

Sau chương này, người đọc sẽ hiểu rõ nội dung của từng trường dữ liệu, trường đó có ý nghĩa như nào, công thức tính toán ra sao, các trường tự động lấy dữ liệu từ đâu.

Thông tin trên Phiếu thu

Màn hình cập nhật phiếu thu

Các thông tin chung

Loại phiếu

Thu theo hóa đơn: Chọn loại phiếu này sẽ hiện danh sách các hóa đơn chưa tất toán để thanh toán.

Trả trước: Chọn loại phiếu này, khi phát sinh hóa đơn sẽ chọn được phiếu thu trả trước để thanh toán cho hóa đơn.

Thu tiền: Thu thông thường không gắn với hóa đơn, chỉ hạch toán nợ-có.

Khách hàng

Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi nhập xong mã khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin liên quan của khách hàng như tên, địa chỉ.

Địa chỉ

Thông tin địa chỉ lấy từ danh mục khách hàng. Khi nhập liệu người dùng có thể sửa lại.

Người giao dịch

Tên người giao dịch tự động lấy từ danh mục khách hàng. Khi nhập liệu người dùng có thể sửa lại.

Diễn giải

Diễn giải chi tiết của chứng từ.

Tài khoản nợ

Số hiệu tài khoản lấy trong danh mục tài khoản. Hệ thống tự động hiển thị sẵn theo tham số trong phần khai báo các màn hình nhập chứng từ. Khi nhập liệu người dùng có thể sửa lại.

Ngày chứng từ

Ngày ghi nhận phát sinh nghiệp vụ thu vào hệ thống.

Số chứng từ

Số chứng từ dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một đơn hàng chương trình sẽ tự động tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.

Ngày lập

Ngày lập chứng từ.

Ngoại tệ

Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.

Tổng tiền

Tổng tiền của phiếu thu theo mã ngoại tệ ở trên.

Tổng tiền VNĐ

Tổng tiền quy về đồng tiền hạch toán (ví dụ là VNĐ) theo tỷ giá vừa nhập ở trên.

Tab chi tiết

Tài khoản có

Tài khoản trong danh mục tài khoản.

Tên tài khoản

Tên tài khoản tự động hiển thị theo mã tài khoản.

PS có

Số tiền phát sinh có, theo mã ngoại tệ của chứng từ.

Mã KH

Mã khách hàng trong danh mục tài khoản. Tên khách hàng tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ.

Tên khách hàng

Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng không được phép sửa.

Dư

Hiển thị số dư tức thời của khách hàng tại dòng nhập liệu.

Diễn giải

Diễn giải chi tiết cho từng khoản thu.

Mã BP

Mã bộ phận trong danh mục bộ phận. Tên bộ phận tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục bộ phận.

Mã phí

Mã phí trong danh mục phí. Tên phí tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục phí.

Hợp đồng

Mã hợp đồng trong danh mục hợp đồng. Tên hợp đồng tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục hợp đồng.

Khế ước

Mã khế ước trong dang mục khế ước. Tên khế ước tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục khế ước.

Mã SPCT

Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình. Tên sản phẩm/công trình tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục sản phẩm công trình.

Thông tin trên Phiếu chi

Màn hình cập nhật phiếu chi

Các thông tin chung

Loại phiếu

Chi theo hóa đơn: Chọn loại phiếu này sẽ hiện danh sách các hóa đơn phải trả chưa tất toán để thanh toán.

Trả trước: Chọn loại phiếu này, khi phát sinh hóa đơn phải trả sẽ chọn được phiếu chi trả trước để thanh toán cho hóa đơn.

Chi tiền: Chi thông thường không gắn với hóa đơn, chỉ hạch toán nợ-có.

Khách hàng

Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Khi nhập xong mã khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị tên đầy đủ của khách hàng đó bên cạnh.

Địa chỉ

Thông tin địa chỉ lấy từ danh mục khách hàng. Khi nhập liệu người dùng có thể sửa lại.

Người giao dịch

Tên người giao dịch tự động lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Diễn giải

Diễn giải chi tiết của chứng từ.

Tài khoản có

Số hiệu tài khoản lấy trong danh mục tài khoản. Hệ thống tự động hiển thị sẵn theo tham số trong phần khai báo các màn hình nhập chứng từ. Người dùng có thể sửa.

Ngày chứng từ

Ngày ghi nhận phát sinh nghiệp vụ chi tiền vào hệ thống.

Số chứng từ

Số chứng từ dài 12 ký tự, không được phép trùng theo tháng/năm (tuỳ theo khai báo trong phần khai báo tham số). Mỗi khi tạo mới một đơn hàng chương trình sẽ tự động tính toán ra số chứng từ gợi ý, người dùng có thể sửa lại số này.

Ngày lập

Ngày lập chứng từ.

Ngoại tệ

Mã ngoại tệ lấy từ danh mục ngoại tệ, là đồng tiền giao dịch của chứng từ. Mỗi khi chọn mã tiền tệ từ danh sách trải xuống, ô tỷ giá bên cạnh sẽ tự động cập nhật giá trị lấy từ danh mục tỷ giá ngoại tệ. Nếu mã tiền tệ chưa được khai báo tỷ giá trong danh mục tỷ giá thì tỷ giá sẽ hiển thị là “0”. Giá trị tỷ giá lấy từ danh mục chỉ mang tính gợi ý, người dùng có thể sửa. Trường hợp mã tiền tệ được chọn là đồng tiền hạch toán thì tỷ giá là “1” và người dùng không được sửa.

Tổng tiền

Tổng tiền của phiếu chi theo mã ngoại tệ ở trên.

Tổng tiền VNĐ

Tổng tiền quy về đồng tiền hạch toán (ví dụ là VNĐ) theo tỷ giá vừa nhập ở trên.

Tab chi tiết

Tài khoản nợ

Tài khoản trong danh mục tài khoản.

Tên tài khoản

Tên tài khoản tự động hiển thị theo tài khoản nợ.

PS nợ

Số tiền phát sinh nợ, theo mã ngoại tệ của chứng từ.

Mã KH

Mã khách hàng trong danh mục tài khoản. Tên khách hàng tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ.

Tên khách hàng

Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng không được phép sửa.

Dư

Hiển thị số dư tức thời của khách hàng tại dòng nhập liệu.

Diễn giải

Diễn giải chi tiết cho từng khoản chi.

Mã BP

Mã bộ phận trong danh mục bộ phận. Tên bộ phận tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục bộ phận.

Mã phí

Mã phí trong danh mục phí. Tên phí tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục phí.

Hợp đồng

Mã hợp đồng trong danh mục bộ phận. Tên hợp đồng tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục hợp đồng.

Khế ước

Khế ước trong danh mục khế ước. Tên khế ước tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục khế ước.

Mã SPCT

Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình. Tên sản phẩm/công trình tương ứng được hiển thị trong thanh trạng thái phía dưới màn hình chứng từ. Trong quá trình nhập có thể dùng phím “F5” để tra cứu danh mục sản phẩm công trình.

Tab thuế GTGT

Mục đích của tab này dùng để kê khai lên bảng kê thuế đầu vào phục vụ cho báo cáo Thuế. Dữ liệu khai báo ở đây sẽ chiết xuất theo mẫu để tự động chuyển vào phần mềm Hỗ trợ kê khai mới nhất của Tổng cục thuế. Sau khi nhập liệu xong bên tab Chi tiết, chương trình tự động lấy các thông tin để kê thuế sang tab thuế, người dùng có thể sửa lại thông tin đó. Chương trình cho phép khai báo kê thuế chi tiết theo từng hàng hóa hoặc kê thuế theo tổng hóa đơn bằng cách vào khai báo tại Mua hàng | Danh mục & Tham số | Khai báo tham số hệ thống | Bảng kê hàng hóa mua vào. Chú ý việc điều chỉnh lại tham số sẽ không có hiệu lực với dữ liệu thuế đã kê khai.

Ký hiệu mẫu

Ký hiệu mẫu của hóa đơn.

Phân loại

Nhập số 1/2/3/4/5 tương ứng với loại hóa đơn GTGT theo thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ tài chính.

Số HĐ

Số hoá đơn.

Ký hiệu

Ký hiệu của hoá đơn

Ngày HĐ

Ngày hoá đơn

Mã KH

Mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên khách hàng.

Tên KH

Tên khách hàng tự động hiển thị theo mã khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Địa chỉ

Địa chỉ tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Mã số thuế

Mã số thuế tự động hiển thị theo mã khách hàng, thông tin lấy từ danh mục khách hàng. Người dùng có thể sửa.

Mã vật tư

Mã vật tư trong danh mục vật tư. Người dùng có thể để trống trường này để nhập trực tiếp tên vật tư.

Tên vật tư

Tên vật tư tự động hiển thị theo mã vật tư. Người dùng có thể sửa

Số lượng

Số lượng.

Giá

Đơn giá của vật tư.

Tiền hàng

Tự động tính theo công thức Số lượng * Giá. Người dùng có thể sửa.

Thuế suất

Thuế suất theo từng vật tư.

Tiền thuế

Tự động tính theo công thức Thuế suất * Tiền hàng. Người dùng có thể sửa.

Ngoại tệ

Các chứng từ cập nhật ở đây được dùng để kê thuế, đồng thời tự động hạch toán vào sổ cái nên trong một số trường hợp các tài khoản đối ứng liên quan tới tài khoản thuế (133) cần theo dõi ngoại tệ thì người dùng phải nhập đầy đủ ngoại tệ và tỷ giá để phục vụ cho việc chuyển sổ cái là lên các báo cáo.

Tk thuế

Tài khoản thuế được lấy trong danh mục tài khoản.

Tk đối ứng

Tài khoản đối ứng được lấy trong danh mục tài khoản.

Mã SPCT

Mã sản phẩm công trình trong danh mục sản phẩm công trình.

Mã BP

Mã bộ phận trong danh mục bộ phận.

Ghi chú

Ghi chú thêm

Thông tin trên Báo có

Việc cập nhật Giấy báo có tương tự như cập nhật phiếu thu. Mời xem thông tin của phần phiếu thu.

Thông tin trên Báo nợ

Việc cập nhật Giấy báo nợ tương tự như cập nhật phiếu chi. Mời xem thông tin của phần phiếu chi.

Phiếu thanh toán

Phiếu thanh toán dùng để cập nhật các khoản thanh toán như thanh toán tạm ứng, phiếu thanh toán cho phép chọn phiếu chi thể theo dõi tạm ứng trên phiếu chi.

Cách thao tác và thông tin trên phiếu này tương tự như phiếu thu/chi.

Số dư đầu các phiếu chi

Màn hình cập nhật Số dư đầu phiếu chi

Ngày phiếu chi

Ngày phiếu chi của chứng từ đầu kỳ.

Số phiếu chi

Số phiếu chi của chứng từ đầu kỳ.

Ngày thanh toán

Ngày đã thanh toán cho phiếu chi đầu kỳ này.

Số chứng từ thanh toán

Số chứng từ thanh toán cho phiếu chi đầu kỳ này.

Mã KH

Mã khách hàng, được lấy từ danh mục khách hàng.

Tài khoản tạm ứng

Tài khoản tạm ứng, được lấy từ danh mục tài khoản.

Mã NT

Mã ngoại tệ, được lấy từ danh sách trải sẵn. Nếu chọn ngoại tệ, thì người dùng gõ tỷ giá vào ô bên cạnh.

Tiền phiếu chi NT/Tiền phiếu chi

Tiền phiếu chi ngoại tệ/ tiền phiếu chi đã được tạm ứng.

Đã TT NT/ Đã TT

Số tiền đã thanh toán hoặc đã thanh toán ngoại tệ một phần hoặc hết.

Số dư NT/ Số dư

Số dư ngoại tệ/ số dư được chương trình tính bằng Tiền phiếu chi - Đã thanh toán

Tất toán

Chọn tích tất toán nếu Số tiền đã thanh toán lớn hơn hoặc bảng Số tiền phiếu chi.

Diễn giải

Nội dung diễn giải của chứng từ.

Số dư đầu kỳ của khế ước

Màn hình cập nhật Số dư đầu kỳ khế ước

Năm

Năm tài chính, chương trình lấy mặc định và người dùng không được phép thay đổi.

Ngày khế ước

Ngày khế ước vay.

Ngày thanh toán

Ngày đã thanh toán khế ước vay.

Mã khế ước

Mã khế ước, được lấy từ danh mục khế ước.

Tài khoản

Số hiệu tài khoản, được lấy từ danh mục tài khoản.

Mã NT

Mã ngoại tệ, được lấy từ danh sách trải sẵn. Nếu chọn ngoại tệ, thì người dùng gõ tỷ giá vào ô bên cạnh.

Tiền đã vay NT/Tiền đã vay

Số tiền đã vay ngoại tệ/Số tiền đã vay theo khế ước.

Tiền đã TT NT/ Tiền đã TT

Số tiền đã thanh toán hoặc đã thanh toán ngoại tệ một phần hoặc hết.