Chương 4: BẢO TRÌ DỮ LIỆU VÀ CẬP NHẬT
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Bảo trì và kiểm tra số liệu
- Sao lưu dữ liệu
- Sao chép vào ra dữ liệu
- Thống kế cập nhật chứng từ
- Đánh lại số chứng từ
Khóa số liệu
Khi thực hiện khoá số liệu sẽ không cho phép thêm, xoá, sửa chứng từ và số dư cho đến ngày khoá số liệu. Trong trường hợp ta đã khoá số liệu đến một ngày nào đó nhưng vì lý do nào đó cần phải sửa đổi lại số liệu của các ngày đã bị khoá thì ta chỉ việc thay đổi lại ngày bị khoá nhỏ hơn ngày có số liệu cần phải thay đổi.
Hệ thống cho phép khóa số liệu theo từng màn hình nhập chứng từ.
Bảo trì và kiểm tra số liệu
Đối với chức năng, chương trình thực hiện việc bảo trì và kiểm tra số liệu nhập liệu. Việc này nên thực hiện định kỳ hoặc khi cần thiết. Các chức năng trong phần bảo trì và kiểm tra số liệu:
· Đánh lại chỉ mục các bảng
· Loại bỏ các dấu khoảng trắng ở đầu và cuối các loại mã
· Kiểm tra hạch toán vào tài khoản tổng
· Kiểm tra giữa các sổ (kế toán - kho)
Đánh lại chỉ mục các bảng
Mục đích của việc đánh lại chỉ mục các bảng để tăng tốc độ cho chương trình. Đặc biết đối với doanh nghiệp có số lượng phát sinh chứng từ nghiệp vụ nhiều trong một tháng, hoặc một kỳ báo cáo thì nên thực hiện việc này định kỳ và thường xuyên để việc truy xuất chương trình được nhanh hơn và tối ưu hơn.
Loại bỏ các dấu khoảng trắng ở đầu và cuối các loại mã
Nhà cung cấp phần mềm luôn khuyến cáo người dùng không nên sử dụng khoảng trắng trong việc khai báo mã. Tuy nhiên, có thể do thói quen sử dụng của người dùng mà khoảng trắng vẫn tồn tại trong mã ở các danh mục. Ngoài ra, các mã có khoảng trắng có thể xảy ra trong khi triển khai, và số liệu được chuyển từ tệp excel hoặc một phần mềm khác vào chương trình thì chức năng này sẽ thực hiện loại bỏ các dấu khoảng trắng không cần thiết ở đầu và cuối của mã ở các danh mục.
Kiểm tra hạch toán vào tài khoản tổng hợp
Đối với chức năng này, chương trình hỗ trợ người dùng trong việc kiểm tra sự sai lệnh số liệu báo cáo, cụ thể là số liệu bị hạch toán vào tài khoản tổng hợp. Khi người dùng chọn các điều kiện lọc và kỳ báo cáo cần kiểm tra thì chương trình sẽ đưa ra các chứng từ đang bị hạch toán vào tài khoản tổng hợp nếu có.
Kiểm tra lệch giữa các sổ (kế toán - kho)
Đối với chức năng này, chương trình hỗ trợ người dùng trong việc kiểm tra sự sai lệnh số liệu báo cáo, cụ thể là số liệu lệch giữa sổ kho và sổ kế toán. Khi người dùng chọn các điều kiện lọc và kỳ báo cáo cần kiểm tra thì chương trình sẽ đưa ra các chứng từ có thể được hạch toán vào sổ kho nhưng không ghi nhận vào sổ kế toán hoặc ngược lại.
Sao lưu dữ liệu
Chức năng này thực hiện việc sao lưu dữ liệu. Sao lưu dữ liệu có thể được thực hiện tự động bằng cách khai báo.
Sao lưu dữ liệu
Chọn thư mục lưu trữ tệp sao lưu dữ liệu. Sau đó thực hiện, chương trình sẽ sao lưu số liệu vào thư mục lưu trữ. Người dùng nên lưu trữ tệp sao lưu này ở ổ đĩa khác để đảm bảo số liệu được lưu trữ. Chú ý việc thao tác thực hiện sao lưu dữ liệu chỉ thực hiện ở máy chủ và bởi người dùng có quyền thực hiện chức năng này.
Khai báo sao lưu dữ liệu tự động
Chương trình cho phép người dùng thực hiện khai báo thư mục sao lưu; ngày, giờ định kỳ sao lưu dữ liệu.
Sao chép vào ra số liệu
Chức năng nay thực hiện việc sao chép số liệu từ công ty này sang công ty khác, số liệu giữa hai phiên bản phần mềm tương ứng. Chương trình cho phép sao chép các loại chứng từ và danh mục. Cho phép người dùng chọn sao chép từng chứng từ, danh mục hoặc tất cả trong khoảng thời gian phát sinh chứng từ hay tạo danh mục.
Khi thực hiện, người dùng chọn thao tác chức năng xuất dữ liệu từ một công ty nào đó ra. Sau đó vào công ty cần nhập dữ liệu vào, và thực hiện chức năng này.
Đánh lại số chứng từ
Đánh lại số chứng từ giúp cho người dùng đánh lại toàn bộ số chứng từ trong kỳ báo cáo. Chương trình liệt kê danh sách các chứng từ cho phép thực hiện đánh lại số chứng từ tự động. Người dùng chọn chứng từ cần đánh lại hoặc tất cả để thực hiện.
Chọn
Tích chọn để thực hiện đánh lại số chứng từ.
Mã CT
Mã chứng từ được phép đánh lại số chứng từ.
Mã CT mẹ
Mã chứng từ mẹ, dùng để gom những chứng từ tương tự
Tên chứng từ
Tên chứng từ
Phần đầu/Ký tự mẫu/Độ rộng/Kiểu trùng số chứng từ
Phần đầu, ký tự mẫu, độ rộng và kiểu trùng số chứng từ dùng để tham khảo và thông tin này người dùng không được phép sửa.
Số ct lớn nhất
Chương trình tự động lấy ra số chứng từ lớn nhất tại trong kỳ muốn đánh lại số chứng từ.
Số ct bắt đầu
Gõ số chứng từ bắt đầu đánh lại.