Chương 4: CẬP NHẬT CHỨNG TỪ

Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:

1. Các thao tác cụ thể để cập nhật
2. Sự ràng buộc về dữ liệu khi cập nhật chứng từ
3. Những chức năng hỗ trợ của hệ thống
4. Luồng dữ liệu chi tiết khi nhập các chứng từ
5. Cách kiểm tra dữ liệu vừa cập nhật

Để bắt đầu

Khai báo tham số

Trước khi sử dụng chương trình, người dùng luôn phải thiết lập một số tham số hệ thống cần thiết. Có các tham số của toàn hệ thống và tham số cho riêng phân hệ.

Khai báo các màn hình nhập chứng từ

Điền và chọn các tham số phù hợp theo nhu cầu cho các chứng từ trong phân hệ Mua hàng: Đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập, Hóa đơn mua hàng, Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, Hóa đơn mua hàng dịch vụ.

Trường tự do

Khai báo các trường tự do cần thiết sẽ dùng cho phân hệ Mua hàng. Tất cả các tham số này đều được khai báo trong phần “Quản lý và thông tin chung”. Hệ thống hỗ trợ 10 trường tuỳ chọn cho tất cả các phân hệ.

Khai báo danh mục

Mua hàng là một quá trình quan trọng của hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy mà phân hệ này liên quan tới rất nhiều các danh mục trong hệ thống. Có nhiều mục trên màn hình cập nhật chứng từ mà nội dung thông tin được lấy từ một danh mục dữ liệu đã được nhập trước đó trong hệ thống, như vậy các danh mục dữ liệu đó cần có dữ liệu sẵn. Tuy nhiên, không phải tất cả các trường dữ liệu trên màn hình cập nhật đều đòi hỏi có dữ liệu, người dùng có thể bỏ trống những trường đó. Như vậy, để có thể nhập các chứng từ, tối thiểu phải đảm bảo các danh mục sau có dữ liệu:

·         Danh mục Nhà cung cấp (xem chi tiết tại phân hệ “Phải trả”).

·         Danh mục Vật tư (xem chi tiết tại phân hệ “Hàng tồn kho”).

·         Danh mục Kho (xem chi tiết tại phân hệ “Hàng tồn kho”).

·         Danh mục Hình thức thanh toán (xem chi tiết tại phân hệ “Mua hàng”).

Chú ý:: phần ”Khai báo tham số tuỳ chọn” có cho chọn một số thông tin danh mục có dùng hay không cụ thể cho từng chứng từ…

 

 

 

Những nguyên tắc chung

Các màn hình cập nhật chứng từ đều được tổ chức tương đối giống nhau, chỉ khác về nội dung chi tiết.

Trạng thái cập nhật

Sau khi ấn vào nút <<Thêm>>, các chức năng khác trên màn hình cập nhật sẽ bị khóa, người dùng chỉ có thể nhập thông tin cho một chứng từ mới, lúc này trên màn hình chỉ có hai chức năng được kích hoạt là <<Lưu>> để lưu thông tin vừa nhập và chức năng <<Hủy>> để quay về trạng thái bình thường ban đầu và không lưu những thông tin vừa cập nhật.

Tương tự như vậy với chức năng <<Sửa>>. Khi trạng thái của màn hình chứng từ đang là Thêm Mới hoặc Sửa, thì tất cả các chức năng khác sẽ bị khóa cho đến khi người dùng thoát ra khỏi trạng thái bằng cách <<Hủy>> hoặc <<Lưu>> thông tin vừa nhập.

Các nút chức năng

Khi vào một màn hình cập nhật chứng từ, hệ thống sẽ tự động hiển thị chứng từ mới nhất theo ngày chứng từ. Mỗi màn hình chứng từ đều có một số nút chức năng như sau:

	Thêm chứng từ mới
	Sửa chứng từ hiện thời
	Xóa chứng từ hiện thời
	Có các tiện ích + Nhân bản: Tạo ra chứng từ mới từ chứng từ hiện thời + Lịch sử: Xem lịch sử sửa xóa chứng từ + Email: Gửi mail chứng từ hiện thời
	Đóng chứng từ hiện thời, quay lại màn hình danh sách chứng từ
	Về chứng từ trước chứng từ hiện thời
	Đến chứng từ sau chứng từ hiện thời

Chọn mã từ danh mục

Những nội dung trên chứng từ mà được lấy từ một danh mục có sẵn thường là mã. Người dùng thay vì gõ trực tiếp thì có thể ấn phím “F5” để xem cả danh mục, thông thường tên của mã sẽ được hiển thị bên cạnh ô nhập dữ liệu.

Trường tuỳ chọn

Ngoài các trường đã có sẵn khi phát triển chương trình, người dùng còn có thể thêm một số trường tùy chọn theo nhu cầu. Mục đích của trường tuỳ chọn là dùng để lưu giữ thêm những thông tin phát sinh thêm chưa có trong chương trình. Để sử dụng trường tuỳ chọn, trước hết, người dùng cần khai báo ở phần “Quản lý và thông tin chung| Danh mục các trường tự do”.

Cập nhật Đề nghị mua hàng

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Đề nghị mua hàng

Tạo mới Đề nghị mua hàng

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn (ví dụ Bộ phận đề nghị mua hàng) và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>> và <<Huỷ bỏ>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ>>.

Sửa Đề nghị mua hàng

Các đề nghị mua hàng đã cập nhật có thể được sửa lại, tuỳ vào trạng thái và việc đặt hàng mua mà các thông tin được phép thay đổi sẽ khác nhau.

Nếu đề nghị mua hàng đã bắt đầu đặt hàng thì các mã hàng đã xuất không được thay đổi, chỉ được phép thay đổi số lượng đề nghị hoặc thêm mặt hàng mới. Nếu đề nghị mua hàng đã bắt đầu đặt hàng mua thì các thông tin về số đề nghị, ngày đề nghị cũng không được thay đổi.

Xóa Đề nghị mua hàng

Chọn chức năng “Xóa” để xoá đề nghị mua hàng hiện thời. Các phiếu đề nghị mua hàng đã đặt hàng mua thì không được xoá. Đảm bảo rằng không có chứng từ nào liên quan tới đề nghị mua muốn xóa, nếu không hệ thống sẽ thông báo lỗi. Các đơn hàng mua viết cho đề nghị mua phải được xóa trước khi xóa đề nghị mua hàng.

Cập nhật Đơn hàng mua

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Đơn hàng mua

Tạo mới Đơn hàng mua

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn (ví dụ Mã nhà cung cấp) và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>> và <<In>> chuyển thành <<Huỷ bỏ>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ bỏ>>.

Sửa Đơn hàng mua

Các đơn hàng đã cập nhật có thể được sửa lại, tuỳ vào trạng thái và việc nhập hàng mua mà các thông tin được phép thay đổi sẽ khác nhau.

Nếu đơn hàng đã bắt đầu nhập hàng thì không được sửa.

Xóa Đơn hàng mua

Để đơn hàng không hiện lên khi làm Phiếu nhập người dùng có thể đổi trạng thái của đơn hàng về “Treo” hoặc “Đóng”.

Chọn chức năng “Xóa” để xoá Đơn hàng hiện thời. Các đơn hàng đã nhập hàng không được xoá. Đảm bảo rằng không có chứng từ nào liên quan tới Đơn hàng muốn xóa, nếu không hệ thống sẽ thông báo lỗi. Các Phiếu nhập viết cho Đơn hàng mua hay là Phiếu chi trả tiền hàng cho các lần trả trước phải được xóa trước khi xóa Đơn hàng mua.

Cập nhật Phiếu nhập mua

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Phiếu nhập mua

Có thể cập nhật Phiếu nhập mua rời hoặc gằn với đơn hàng mua nào đó.

Một đơn hàng có thể có nhiều Phiếu nhập mua và một Phiếu nhập mua có thể nhập cho nhiều đơn hàng mua. Nếu Phiếu nhập mua gắn với đơn hàng mua, khi tạo mới, các thông tin của đơn hàng mua sẽ được tự động lấy sang điền vào Phiếu nhập mua.

Đối với thực hiện nhập hàng, chương trình sẽ tự động lưu giá nhập vào bảng danh mục giá nhập, và lần sau nhập hàng chương trình sẽ lấy ra giá nhập gần nhất.

Thêm mới Phiếu nhập mua

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ bỏ>>.

Khi thêm mới sau khi chọn đơn hàng chương trình sẽ tự động lấy thông tin của các đơn hàng đã chọn để điền vào các Phiếu nhập mua. Nếu Phiếu nhập mua gắn với một hoặc nhiều đơn hàng, người dùng còn có thể thêm những mặt hàng khác không gắn với đơn hàng nào hoặc được phép xoá mặt hàng hoặc sửa số lượng nhập.

Chọn Đơn hàng mua

Nhấn nút <<Chọn ĐH>> để chọn đơn hàng từ danh sách hiển thị. Các đơn hàng trong danh sách này được lọc ra theo 2 tiêu chí:

·         Phiếu nhập mua và đơn hàng liên quan phải của cùng một nhà cung cấp.

·         Đơn hàng chưa nhập hết hàng, có trạng thái là thực hiện.

Người dùng có thể chọn nhiều đơn hàng mua, sau đó hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về các mặt hàng của đơn hàng và hiển thị trên lưới dữ liệu của tab “Chi tiết”. Danh sách và số lượng hàng hóa hiển thị theo các quy tắc sau:

·         Hàng hóa đó vẫn còn số dư trên đơn hàng. Với mỗi một mặt hàng: Số dư trên đơn hàng = Số lượng trên đơn hàng - Tổng Số lượng từ các Phiếu nhập mua liên quan.

·         Số lượng hiển thị: số lượng còn dư trên đơn hàng mua tính bằng số lượng trên đơn hàng trừ đi tổng số lượng viết trên các Phiếu nhập mua liên quan.

Sau khi cập nhật hệ thống sẽ tính toán lại số dư trên các đơn hàng mua vừa chọn, những đơn hàng không còn số dư sẽ không được viết Phiếu nhập mua nữa.

Sửa Phiếu nhập mua

Các Phiếu nhập mua đã có hoá đơn hoặc đã chuyển sổ cái thì không được sửa.

Xóa Phiếu nhập

Chọn chức năng “Xóa” để xoá Phiếu nhập hiện thời.

Các Phiếu nhập đã có hoá đơn không được xoá.

Cập nhật Hoá đơn mua hàng trong nước

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Hóa đơn mua hàng trong nước

Chức năng này dùng để xử lý Hóa đơn mua hàng trong nước cho các phiếu nhập mua hàng hoặc đơn hàng mua.

Thêm mới Hóa đơn mua hàng trong nước

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ bỏ>>.

Khi thêm mới, sau khi chọn Phiếu nhập mua hoặc đơn hàng chương trình sẽ tự động lấy thông tin của các Phiếu nhập mua hoặc đơn hàng mua đã chọn để điền vào chi tiết của hoá đơn mua hàng. Nếu hoá đơn mua hàng gắn với một hoặc nhiều Phiếu nhập mua, Đơn hàng mua thì người dùng còn có thể thêm mặt hàng khác không gắn với phiếu nhập mua hay đơn hàng mua nào hoặc được phép xoá mặt hàng và sửa số lượng.

Chọn Phiếu nhập mua hoặc đơn hàng

Ấn nút <<Chọn PN/ĐH>> để chọn phiếu nhập mua hoặc đơn hàng từ danh sách hiển thị. Nếu loại hóa đơn là “Hóa đơn kiêm phiếu nhập” thì danh sách hiển thị là các đơn hàng. Còn nếu loại hóa đơn là “Hóa đơn mua hàng” thì danh sách hiển thị là các phiếu nhập mua. Các phiếu nhập mua hoặc đơn hàng trong danh sách này được lọc ra theo 2 tiêu chí:

·         Hóa đơn và phiếu nhập hoặc đơn hàng mua liên quan phải của cùng một nhà cung cấp.

·         Phiếu nhập mua hoặc đơn hàng vẫn còn số dư hàng hóa chưa nhập cho hoá đơn.

Người dùng có thể chọn nhiều phiếu nhập mua hoặc đơn hàng mua, sau đó hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về các mặt hàng bên phiếu nhập mua hoặc đơn hàng mua và hiển thị trên lưới dữ liệu của tab “Chi tiết”. Danh sách và số lượng hàng hóa hiển thị theo các quy tắc sau:

·         Hàng hóa đó vẫn còn số dư trên phiếu nhập mua hoặc đơn hàng. Với mỗi một hàng hóa: Số dư trên phiếu nhập mua hoặc đơn hàng = Số lượng - Tổng số lượng từ các hoá đơn liên quan.

·         Số lượng hiển thị: số lượng còn dư trên phiếu nhập mua hoặc đơn hàng mua tính bằng số lượng đặt hàng mua trừ đi tổng số lượng viết trên các hóa đơn liên quan.

Sau khi cập nhật hệ thống sẽ tính toán lại số dư trên các phiếu nhập hoặc đơn hàng vừa chọn, những phiếu nhập hoặc đơn hàng mua đã nhận đủ hoá đơn sẽ tự động chuyển trạng thái “hoàn thành”.

Thuế GTGT

Tài khoản thuế GTGT cũng được hệ thống tự động lấy từ phần khai báo thông tin nhà cung cấp và hình thức thanh toán. Đây là thông tin cũng được hạch toán trên sổ cái và phục vụ cho các báo cáo thuế liên quan.

Xóa Hóa đơn mua hàng trong nước

Chọn chức năng “Xóa” để xoá Hóa đơn hiện thời.

Đảm bảo rằng không có chứng từ nào liên quan tới Hóa đơn muốn xóa, nếu không hệ thống sẽ thông báo lỗi. Phiếu chi tiền hàng cho Hóa đơn phải được xóa trước khi xóa hoá đơn.

Cập nhật Hoá đơn mua hàng nhập khẩu

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Hóa đơn mua hàng nhập khẩu

Chức năng này dùng để xử lý Hóa đơn mua hàng nhập khẩu cho các phiếu nhập mua hàng hoặc đơn hàng mua. Phần thao tác tương tự như Hóa đơn mua hàng trong nước.

Cập nhật Phiếu chi phí mua hàng

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Hóa đơn mua hàng trong nước

Chức năng này dùng để phân bổ chi phí mua hàng cho phiếu mua hàng hoặc hóa đơn mua hàng.

Thêm mới Phiếu chi phí mua hàng

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ bỏ>>.

Khi thêm mới, sau khi ấn nút <<Chọn PN/HĐ>> chương trình hiển thị màn hình lọc để chọn Phiếu nhập mua hoặc Hóa đơn mua hàng. Sau đó chương trình sẽ lấy thông tin của các Phiếu nhập mua hoặc Hóa đơn mua hàng đã chọn để điền vào chi tiết của Phiếu chi phí mua hàng.

Người dùng sẽ cập nhật khoản tiền chi phí ở tab Chi phí, ấn vào nút <<Phân bổ>> để phân bổ chi phí cho các mặt hàng của phiếu mua hàng hoặc hóa đơn mua hàng đã chọn. Tiêu thức phân bổ được khai báo tại Mua hàng | Danh mục & Tham số | Danh mục chi phí mua hàng.

Chọn Phiếu nhập mua hoặc Hóa đơn mua hàng

Ấn nút <<Chọn PN/HĐ>> để chọn phiếu nhập mua hoặc hóa đơn mua hàng từ danh sách hiển thị. Người dùng có thể chọn nhiều phiếu nhập mua hoặc hóa đơn mua hàng, sau đó hệ thống sẽ tự động lấy thông tin về các mặt hàng bên phiếu nhập mua hoặc hóa đơn mua hàng và hiển thị trên lưới dữ liệu của tab “Chi tiết”.

Thuế GTGT

Tài khoản thuế GTGT cũng được hệ thống tự động lấy từ phần khai báo thông tin nhà cung cấp và hình thức thanh toán. Đây là thông tin cũng được hạch toán trên sổ cái và phục vụ cho các báo cáo thuế liên quan.

Sửa Phiếu chi phí mua hàng

Không được sửa các thông tin mã khách, số phiếu nhập, mã hàng.

Các phiếu chi phí mua hàng đã chuyển sang sổ cái thì không được sửa.

Xóa Phiếu chi phí mua hàng

Chọn chức năng “Xóa” để xoá phiếu chi phí mua hàng hiện thời.

Đảm bảo rằng không có chứng từ nào liên quan tới Phiếu chi phí mua hàng muốn xóa, nếu không hệ thống sẽ thông báo lỗi. Các Phiếu chi tiền hàng cho phiếu chi phí mua hàng phải được xóa trước khi xóa phiếu này.

Cập nhật Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Chức năng này dùng để xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại nhà cung cấp.

Thêm mới Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ bỏ>>.

Khi thêm mới, sau khi chọn loại trả lại theo hóa đơn hay phiếu nhập hoặc khác thì chương trình sẽ tự động lấy thông tin danh sách để chọn theo loại trả lại.

Chọn Hóa đơn hoặc Phiếu nhập mua

Ấn nút <<Chọn HĐ/PN>> để chọn hóa đơn mua hàng hoặc phiếu nhập mua từ danh sách hiển thị. Nếu trả lại theo “Hóa đơn” thì danh sách hiển thị là các hóa đơn: hóa đơn mua hàng trong nước và hóa đơn mua hàng nhập khẩu. Nếu trả lại theo “Phiếu nhập” thì danh sách hiển thị là các phiếu nhập mua. Còn nếu không trả lại theo phiếu nhập hay hóa đơn nào thì người dùng chọn loại “Khác”. Sau khi cập nhật hệ thống sẽ tính toán lại số dư trên các hóa đơn hoặc phiếu nhập vừa chọn.

Thuế GTGT

Tài khoản thuế GTGT cũng được hệ thống tự động lấy tài khoản thuế GTGT trả lại từ phần khai báo thông tin hình thức thanh toán và người dùng được phép sửa lại. Đây là thông tin cũng được hạch toán thuế trả lại trên sổ cái và kê trên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.

Sửa Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

Các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp đã cập nhật có thể được sửa lại.

Xóa Hóa đơn mua hàng trong nước

Chọn chức năng “Xóa” để xoá Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.

Cập nhật Hóa đơn mua dịch vụ

Đường dẫn: Mua hàng | Số liệu | Hóa đơn mua hàng dịch vụ

Tạo mới Hóa đơn mua dịch vụ

Sau khi chọn thêm mới, chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn một số thông tin, người dùng điền các thông tin còn trống và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.

Ấn phím “Tab” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn (ví dụ Nhà cung cấp) và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.

Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào mới, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bấm vào <<Huỷ bỏ>>.

Sửa Hóa đơn mua dịch vụ

Các phiếu hóa đơn mua dịch vụ đã cập nhật có thể được sửa lại.

Xóa Hóa đơn mua dịch vụ

Chọn chức năng "Xóa" để xóa hóa đơn mua dịch vụ hiện thời.