Chương 4: CẬP NHẬT CHỨNG TỪ
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Các thao tác cụ thể để cập nhật
- Sự ràng buộc về dữ liệu khi cập nhật chứng từ
- Những chức năng hỗ trợ của hệ thống
- Luồng dữ liệu chi tiết khi nhập các chứng từ
- Cách kiểm tra dữ liệu vừa cập nhật
Để bắt đầu
Khai báo tham số
Trước khi sử dụng chương trình, người dùng luôn phải thiết lập một số tham số hệ thống cần thiết. Mỗi phân hệ cụ thể có những tham số khác nhau.
Khai báo các màn hình nhập chứng từ: điền và chọn các tham số phù hợp theo nhu cầu cho các chứng từ trong phân hệ Quản lý hàng tồn kho.
Điều kiện về dữ liệu
Quản lý hàng tồn kho là một khâu liên quan mật thiết tới phân hệ Bán hàng và Mua hàng vì mua hàng và bán hàng luôn là những nghiệp vụ ảnh hưởng tới tồn kho.
Có nhiều mục trên màn hình cập nhật chứng từ mà nội dung thông tin được lấy từ một danh mục trong hệ thống, như vậy các danh mục dữ liệu đó cần có dữ liệu sẵn. Tuy nhiên không phải tất cả các trường dữ liệu trên màn hình đều đòi hỏi có dữ liệu, người dùng có thể bỏ trống những trường đó. Để có thể nhập các chứng từ, tối thiểu phải đảm bảo các danh mục sau có dữ liệu:
· Danh mục vật tư
· Danh mục kho
Những nguyên tắc chung
Các màn hình cập nhật chứng từ đều được tổ chức tương đối giống nhau, chỉ khác về nội dung chi tiết.
Trạng thái cập nhật
Sau khi ấn vào nút “Thêm”, các chức năng khác trên màn hình cập nhật sẽ bị khóa, người dùng chỉ có thể nhập thông tin cho một chứng từ mới, lúc này trên màn hình chỉ có hai chức năng được kích hoạt là “Lưu” để lưu thông tin vừa nhập và chức năng “Hủy” để quay về trạng thái bình thường ban đầu và không lưu những thông tin vừa cập nhật.
Tương tự như vậy với chức năng “Sửa”. Khi trạng thái của màn hình chứng từ đang là Thêm Mới hoặc Sửa, thì tất cả các chức năng khác sẽ bị khóa cho đến khi người dùng thoát ra khỏi trạng thái bằng cách “Hủy” hoặc “Lưu” thông tin vừa nhập.
Các nút chức năng
Khi vào một màn hình cập nhật chứng từ, hệ thống sẽ tự động hiển thị chứng từ mới nhất theo ngày chứng từ. Mỗi màn hình chứng từ đều có một số nút chức năng như sau:
|
|
Thêm chứng từ mới |
|
|
Sửa chứng từ hiện thời |
|
|
Xóa chứng từ hiện thời |
|
|
Có các tiện ích + Nhân bản: Tạo ra chứng từ mới từ chứng từ hiện thời + Lịch sử: Xem lịch sửa chứng từ + Email: Gửi mail chứng từ hiện thời |
|
|
Đóng chứng từ hiện thời, quay lại màn hình danh sách chứng từ |
|
|
Về chứng từ trước chứng từ hiện thời |
|
|
Đến chứng từ sau chứng từ hiện thời |
Chọn mã từ danh mục
Những nội dung trên chứng từ mà được lấy từ một danh mục có sẵn thường là mã, thông thường tên của mã sẽ được hiển thị bên cạnh ô nhập dữ liệu.
Cập nhật số tồn kho đầu kỳ
Khi sử dụng chương trình lần đầu tiên, người dùng phải cập nhật giá trị tồn kho đầu kỳ theo từng vật tư và kho. Khi cập nhật tại đây, giá trị này chỉ liên quan tới tồn kho đầu kỳ và chưa thể hiển giá trị tồn kho của tài khoản kho trên sổ cái. Để thể hiện giá trị này, người dùng phải vào chức năng Tổng hợp | Số liệu | Sô dư đầu kỳ các tài khoản để cập nhật. Đối với những năm tài chính tiếp theo, chương trình sẽ tự động chuyển tồn kho sang năm bằng cách thực hiện chức năng Hàng tồn kho | Sổ liệu | Chuyển tồn kho sang năm sau.
Cập nhật thông tin chi tiết đầu kỳ đối với những vật tư tính giá NTXT. Khi sử dụng chương trình lần đầu tiên, người dùng muốn cập nhật chi tiết tồn đầu kỳ đối với những vật tư tính giá NTXT theo từng ngày, từng phiếu nhập thì vào Hàng tồn kho | Sổ liệu | Nhập tồn kho đầu kỳ NTXT.
Cập nhật phiếu nhập
Đường dẫn: Hàng tồn kho | Số liệu | Phiếu nhập
Phiếu nhập ở phân hệ này không tính tới nhập mua. Phiếu nhập mua được cập nhật trực tiếp tại phân hệ Mua hàng, và số liệu nhập mua vẫn được chuyển vào sổ kho và được theo dõi tại phân hệ Quản lý hàng tồn kho.
Phiếu nhập ở phân hệ này để cập nhật các nghiệp vụ như: Nhập thành phẩm, Nhập lại từ sản xuất, và các loại Nhập khác vào kho.
Trong quá trình cập nhập Phiếu nhập có thể thêm mới khách hàng, mặt hàng.
Thêm mới Phiếu nhập
Sau khi chọn thêm mới, người dùng điền các thông tin của phiếu và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.
Ấn phím “Tab” hoặc “Enter” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn (ví dụ Mã khách hàng) và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.
|
Ghi chú: Nếu hệ thống vẫn báo lỗi “Không tìm thấy mã” khi bạn muốn huỷ chứng từ đang nhập dở, thay vì chọn nút “Huỷ” hãy dùng phím “Esc”. |
Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào thêm, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bẩm vào <<Huỷ bỏ>>.
Sửa Phiếu nhập
Các Phiếu nhập đã cập nhật có thể được sửa lại khi trạng thái của phiếu chưa ghi sổ cái.
Xóa Phiếu nhập
Chức năng “Xóa” để xoá Phiếu nhập khi trạng thái của phiếu chưa ghi sổ cái.
Cập nhật phiếu xuất
Đường dẫn: Hàng tồn kho | Số liệu | Phiếu xuất
Phiếu xuất ở phân hệ này không tính tới xuất hàng bán. Phiếu xuất hàng bán được cập nhật trực tiếp tại phân hệ Bán hàng, và số liệu xuất hàng vẫn được chuyển vào sổ kho và được theo dõi tại phân hệ Quản lý hàng tồn kho.
Phiếu xuất ở phân hệ này để cập nhật các nghiệp vụ như: Xuất cho sản xuất, và các loại Xuất khác.
Trong quá trình cập nhập Phiếu xuất có thể thêm mới khách hàng, mặt hàng.
Thêm mới Phiếu xuất
Sau khi chọn thêm mới, người dùng điền các thông tin của phiếu và sửa lại các thông tin hiển thị sẵn chưa phù hợp.
Ấn phím “Tab” hoặc “Enter” để đi qua lần lượt từng trường. Với những thông tin được lấy dựa vào một danh mục có sẵn (ví dụ Mã khách hàng) và không được để trống người dùng buộc phải nhập một dữ liệu đúng mới có thể di chuyển tiếp.
|
Ghi chú: Nếu hệ thống vẫn báo lỗi “Không tìm thấy mã” khi bạn muốn huỷ chứng từ đang nhập dở, thay vì chọn nút “Huỷ” hãy dùng phím “Esc”. |
Muốn thêm chứng từ mới người sử dụng nhấn vào nút <<Thêm>>. Sau khi nhấn vào thêm, nút này chuyển thành <<Lưu>>, nếu không muốn lưu lại chứng từ này người dùng có thể bẩm vào <<Huỷ bỏ>>.
Sửa Phiếu xuất
Các Phiếu xuất đã cập nhật có thể được sửa lại khi trạng thái của phiếu chưa ghi sổ cái.
Xóa Phiếu xuất
Chức năng “Xóa” để xoá Phiếu xuất khi trạng thái của phiếu chưa ghi sổ cái.
Tính giá tồn kho
Đường dẫn: Hàng tồn kho | Số liệu | Tính giá
Hàng tháng hoặc theo kỳ báo cáo, người dùng phải thực hiện tính giá cho các vật tư theo hình thức tính giá trung bình, giá bình quân di động hoặc giá nhập trước xuất trước như đã được khai báo theo từng vật tư trong danh mục vật tư. Khi tính giá hệ thống sẽ đồng thời vừa cập nhật thẻ kho và sổ cái.
Đối với vật tư tính giá trung bình hoặc tính giá bình quân di động chương trình tính giá trung bình theo giá chung của tất cả các kho hoặc theo từng kho. Phần này, người dùng có thể vào mục Hàng tồn kho | Danh mục & Tham số | Khai báo tham số tuỳ chọn thể khai báo kiểu tính giá trung bình. Những vật tư tính giá trung bình hoặc giá bình quân di động có thể tính giá trung bình từ tháng tới tháng. Khi tính giá trung bình có thể xảy ra các trường hợp chênh lệch giá trị nên người dùng có thể chọn để tạo ra các phiếu chênh lệch.
Đối với vật tư tính giá nhập trước xuất trước, chương trình tự động áp giá cho vật tư theo nguyên tắc vật tư nhập trước thì xuất trước. Những vật tư tính theo hình thức này bắt buộc phải tính giá từng tháng một.
Kiểm tra dữ liệu
Khi tính giá xong, người dùng vào chính các chứng từ xuất cần áp giá để kiểm tra giá trị. Hoặc vào các báo cáo về kho và sổ cái liên quan tới tài khoan kho để kiểm tra số liệu của phần tính giá.