Chương 4: DANH MỤC VÀ QUY ĐỊNH VỀ ĐẶT MÃ

Chương này sẽ đề cập đến 2 danh mục quan trọng nhất được sử dụng trong toàn hệ thống là danh mục khách hàng và danh mục tài khoản cùng một số vấn đề chung nhất.

Giới thiệu

Trước khi bắt đầu cập nhật các số liệu phát sinh trong các phân hệ nghiệp vụ, người sử dụng phải thực hiện việc khai báo các danh mục cần quản lý trong chương trình: Danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa vật tư …

Asia Enterprise cho phép người sử dụng khai báo số dư đầu kỳ các đối tượng thông tin cần quản lý như: Số dư đầu kỳ các tài khoản, số dư đầu kỳ chi tiết các đối tượng công nợ, số tồn kho đầu kỳ …

Danh mục tài khoản

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng dựa trên một hệ thống tài khoản sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do bộ tài chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sườn sẵn có.

Việc xây dựng hệ thống tài khoản, mở các tiểu khoản, tiết khoản phụ thuộc vào 02 yếu tố:

Thứ nhất, nó phụ thuộc vào các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra.

Thứ hai, nó phụ thuộc vào phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng.

Vì vậy, trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.

Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cáo (các báo cáo nhanh hàng ngày, các báo cáo định kỳ và các câu hỏi bất chợt mà các "sếp" hay đặt ra) cần phải thực hiện để cung cấp thông tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan liên quan. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta sẽ biết là nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể lên được các báo cáo theo yêu cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.

Trong Asia Enterprise khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của tài khoản tương ứng.

Các tài khoản mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng. Đối với các tài khoản tiền gửi ngân hàng các tiểu khoản chi tiết nên mở theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> loại tiền -> ngân hàng -> tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng. Ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản (kế toán) tiền gửi ngân hàng -> ngân hàng --> loại tiền -> tài khoản (của ngân hàng) mở tại ngân hàng.

Các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và các nhóm sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> phân xưởng sản xuất -> nhóm sản phẩm.

Các tài khoản tiền vay có thể chia thành 02 tiểu khoản là "vay ngân hàng" và "vay các đối tượng khác". Đối với tiểu khoản "vay ngân hàng" thì lại chia nhỏ thành "vay ngân hàng tiền VND" và "vay ngân hàng tiền ngoại tệ" và tiếp theo là chi tiết cho từng ngân hàng và từng loại ngoại tệ. Đối với tiểu khoản "vay các đối tượng khác" thì từng đối tượng cho vay được xem như là đối tượng công nợ phải trả và trong chương trình được theo dõi bằng trường "khách hàng".

Tài khoản doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán và có thể mở các tiểu khoản để theo dõi các loại hình kinh doanh và các bộ phận kinh doanh khác nhau. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> loại hình kinh doanh. ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản giá vốn và doanh thu bán hàng -> loại hình kinh doanh.

Các tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có thể mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các bộ phận kinh doanh và các loại hình kinh doanh. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> loại hình kinh doanh -> bộ phận kinh doanh. ngoài ra cũng có thể mở các tiểu khoản chi tiết theo trình tự sau: Tài khoản tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý -> loại hình kinh doanh -> bộ phận kinh doanh.

Các tài khoản thanh toán nội bộ thì có thể mở các tiểu khoản cho từng đơn vị trong doanh nghiệp. Việc theo dõi các đối tượng nội bộ cũng có thể thực hiện thông qua mã khách nhưng phải thống nhất trong toàn đơn vị để phục vụ cho việc bù trừ.

Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Nội dung quản lý

Trong Asia Enterprise, danh mục khách hàng, nhà cung cấp được sử dụng đề quản lý các đối tượng công nợ bao gồm:

-          Khách hàng

-          Nhà cung cấp

-          Công nợ nội bộ (chi nhánh, nhân viên …)

Mã hóa

Mã khách luôn được sử dụng khi cập nhật và xử lý số liệu, vì vậy xây dựng một bộ mã tiện lợi cho việc cập nhật và khai thác số liệu là rất cần thiết. Sau đây sẽ đưa ra một số gợi ý về xây dựng bộ mã khách hàng cũng như các danh mục khác trong hệ thống.

Quy định đặt mã cho các danh mục

Danh mục là một danh sách các đối tượng và các thuộc tính của đối tượng đó, các đối tượng được phân biệt với nhau bởi Mã.

Quy tắc và quy định khi đặt mã:

1.      Mã luôn là duy nhất trong danh mục.

2.      Không sử dụng các ký tự đặc biệt trong mã, không sử dụng ký tự tiếng Việt trong mã. Chỉ sử dụng các ký tự từ 0-9, A-Z. Bộ mã tốt nhất nên chỉ sử dụng các ký tự từ 0-9, việc này giúp tăng tốc độ khi khi nhập số liệu.

3.      Các mã nên có độ dài bằng nhau.

Việc gợi ý trên áp dụng cho tất cả các loại mã trong hệ thống.

Riêng với hệ thống tài khoản, bắt buộc phải áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính nhưng có thể mở thêm các tài khoản cấp dưới để theo dõi theo nhu cầu quản lý.

Tất cả các màn hình danh mục đều được trình bày giống nhau. Tại màn hình đầu tiên, hệ thống hiển thị bảng dữ liệu danh sách các đối tượng đã khai báo trước đó của danh mục và đầy đủ các thông tin liên quan. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm theo tên của đối tượng, và thực hiên các chức năng:

Các thao tác chung khi làm việc với danh mục:

·         Thêm: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình để người dùng nhập các thông tin.

·         Sửa: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình với các thông tin của bản ghi hiện hành (đang được chọn trên bảng dữ liệu trước khi thực hiện chức năng “Sửa”). Người dùng có thể sửa đổi các nội dung tuỳ ý sau đó lưu lại thông tin vừa sửa. Riêng mã là không được sửa. Nếu muốn sửa lại mã phải thực hiện chức năng “Đổi mã” như trình bày ngay dưới đây.

·         Đổi mã: hệ thống hiển thị màn hình cho người dùng nhập mã mới cho đối tượng hiện hành. Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật đổi mã cho tất cả dữ liệu liên quan mà có sử dụng tới đối tượng này.

·         Xóa: hệ thống thực hiện xóa bản ghi hiện hành. Nếu đối tượng đang được sử dụng trong hệ thống thì không xóa được. Nếu muốn xóa trước hết phải xóa tất cả các chứng từ đang sử dụng mã này.

Ghi chú: chức năng đổi mã sẽ thực hiện cập nhật lại mã trên toàn bộ hệ thống, vì các danh mục liên kết với các chứng từ thông qua “Mã”

 

 

Các màn hình danh mục chỉ khác nhau nội dung thuộc tính của các danh mục đó. Xem phần tiếp theo đây để biết chi tiết các thuộc tính của từng danh mục.

Không sử dụng (KSD): tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.