Chương 5: MỘT SỐ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG VÀ CÁC THAM SỐ CHUNG

Chương này sẽ hướng dẫn người sử dụng thực hiện các chức năng khai báo liên quan đến việc vận hành của toàn bộ chương trình. Khai báo một số danh mục chính và gợi ý phương pháp đặt mã cho các danh mục.

Khai báo các màn hình nhập chứng từ

Chức năng

Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thông tin kế toán. Asia Enterprise cho phép người sử dụng khai báo một số thông tin chung về các màn hình cập nhật chứng từ. Việc khai báo này nhằm 2 mục đích:

·         Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu.

·         Tự động hoá việc cập nhật số liệu.

Thực thi

Đường dẫn: Quản lý và thông tin chung | Khai báo các màn hình nhập chứng từ.

Chương trình hiển thị màn hình chứa danh sách các chứng từ đã được Asiasoft thiết lập sẵn. Danh mục chứng từ đã được thiết lập, người dùng không thể thêm hoặc xóa chứng từ được. Người sử dụng chỉ có thể sửa để thay đổi một số thông tin tùy chọn với mỗi mã chứng từ.

Thông tin khai báo cho mã chứng từ

Các tuỳ chọn

Mã chứng từ

Mã chứng từ do hệ thống quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa. Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào. Khi lên các báo cáo chi tiết người sử dụng có thể căn cứ vào mã chứng từ để nhận biết xem chứng từ được cập nhật từ màn hình nào.

Tên chứng từ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được Asiasoft khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Mã chứng từ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì chương trình sẽ tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Kiểu trùng số chứng từ

Khai báo kiểu trùng số chứng từ:

0 - Cho phép trùng

1- Trùng số theo tháng

2 - Trùng số theo năm

Phân hệ

Ký tự viết tắt của phân hệ theo tên tiếng anh.

·         GL: tổng hợp

·         CA : tiền mặt ngân hàng

·         SO: bán hàng

·         AR: phải thu

·         PO: mua hàng

·         AP: phải trả

·         IN: hàng tồn kho

·         CO: chi phí giá thành

·         FA: tài sản cố định

·         SI: thông tin chung

Tài khoản nợ

Tài khoản nợ ngầm định được hệ thống tự động lấy và hiển thị trên màn hình cập nhật chứng từ. Tuy nhiên khi cập nhật người sử dụng vẫn có thể sửa lại tài khoản cho phù hợp khi cập nhật chứng từ cụ thể.

Tài khoản có

Tài khoản có ngầm định được hệ thống tự động lấy và hiển thị trên màn hình cập nhật chứng từ. Tuy nhiên khi cập nhật người sử dụng vẫn có thể sửa lại tài khoản cho phù hợp khi cập nhất chứng từ cụ thể.

Mã ngoại tệ

Đặt ngầm định mã ngoại tệ cho chứng từ, trong các màn hình nhập chứng từ này, khi thêm mới, mã ngoại tệ sẽ được đặt mặc định.

Số liên khi in

Đây là số lượng bản in mỗi khi in chứng từ ra giấy.

STT nhật ký chung

Số thứ tự sắp xếp khi lên sổ nhất ký, sổ cái, bảng kê…. Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo, sổ sách liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có STT bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có STT lớn hơn.

STT nhập trước xuất trước

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các chứng từ trong việc tính giá nhập trước xuất trước.

Độ rộng số chứng từ

Khai báo độ rộng số chứng từ sử dụng cho từng chứng từ trong giới hạn 12 ký tự.

Phần tự tăng

Số thứ tự của chứng từ tiếp theo. Khi tạo mới một chứng từ, số chứng từ mới sẽ cộng thêm 1 từ đây.

Ký tự mẫu

Ký tự mẫu được chèn giữa Phần đầu số chứng từ và Phần tự tăng cho đủ độ rộng của số chứng từ đã khai báo.

Hiển thị

Hiển thị số chứng từ theo khai báo:

Ví dụ:     Khai báo số chứng từ cho Phiếu chi

Độ rộng số chứng từ: 8 (dùng 8 ký tự)

Phần đầu số chứng từ: PC

Phần tự tăng: 16 (số chứng từ hiện thời)

Ký tự mẫu: 0

Kết quả hiện thị: PC000016

Có hay không sử dụng một số trường khi nhập liệu

Đây là các trường thuộc kiểu chọn. Nếu được chọn thì trường mã tương ứng sẽ hiển thị khi cập nhật chứng từ, ngược lại người dùng chỉ cần bỏ chọn các thông tin không cần dùng đến.

Lọc theo người sử dụng

Khi chọn lọc theo người sử dụng thì chương trình chỉ cho phép người dùng xem được chứng từ của mình.

Sử dụng mã vụ việc

Có sử dụng trường mã vụ việc hay không?

Sử dụng mã phí

Có sử dụng trường mã phí hay không?

Sử dụng mã bộ phận

Có sử dụng trường mã bộ phận hay không?

Sử dụng mã sản phẩm công trình

Có sử dụng trường mã sản phẩm công trình hay không?

Sử dụng mã lô

Có sử dụng trường mã lô hay không?

Khai báo cáo tham số hệ thống

Asia Enterprise cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể. Mỗi phân hệ hầu hết đều có tham số tùy chọn tương ứng với từng nghiệp vụ của phân hệ đó. Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như:

·         Mã đồng tiền hạch toán.

·         Làm tròn trường tiền, tiền ngoại tệ, giá, giá ngoại tệ.

·         Số thập phân trường số lượng, giá, giá ngoại tệ, tiền ngoại tệ.

·         Kiểu trùng số chứng từ: 0 - Cho phép trùng; 1 - Theo tháng; 2 - Theo năm.

·         Bảng kê hàng hoá mua vào kê chi tiết theo vật tư hay tổng hoá đơn của nhà cung cấp.

·         Thư mục chứa mẫu bảng kê thuế dùng để xuất dữ liệu cho phần mềm hỗ trợ kê khai.

·         Thư mục chứa dữ liệu xuất cho phần mềm hỗ trợ kê khai.

·         Khuôn dạng của trường số lượng, giá, giá ngoại tệ, tiền, tiền ngoại tệ.

·         Có hiển thị giá vốn hàng bán hay không?

Một số giá trị biến được hiện mờ (không cho sửa) do việc thay đổi các giá trị này ảnh hưởng lớn đến quy trình xử lý số liệu. Việc thay đối giá trị các biến này do cán bộ tư vấn thực hiện.

Bảo trì hệ thống

Trong quá trình cập nhật dữ liệu vào chương trình, vì một số lý do có thể bị sai lệch về các định khoản, số liệu không đồng bộ giữa các bảng dữ liệu.

Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu thực hiện việc kiểm tra tính đúng đắn của số liệu:

·         Kiểm tra các dòng không hợp lệ trong các bản số dư: Các mã theo dõi số dư có trong các bảng số dư nhưng lại không có trong các danh mục tương ứng.

·         Kiểm tra các chứng từ có trong các bảng POST (bảng lưu các sổ để lên báo cáo) nhưng không có trong các bảng chi tiết.

·         Kiểm tra các định khoản và ghi chép và tài khoản tổng hợp.

·         Kiểm tra lệch giữa các sổ (số kho – số cái)

·         Lưu trữ và backup số liệu

·         Khai báo tự động sao lưu số liệu.

Chọn năm làm việc

Chức năng chọn năm làm việc để chọn khoảng thời gian làm việc. Khi chọn năm làm việc, thì các thao tác nhập liệu đầu vào chỉ thực hiện được trong khoảng thời gian tài chính đã chọn. Đối với ngoài khoảng thời gian đó, người dùng chỉ được xem.

Khóa số liệu

Khoá số liệu sẽ không cho phép thêm, xoá, sửa chứng từ và số dư cho đến ngày khoá số liệu.

Trong trường hợp ta đã khoá số liệu đến một ngày nào đó nhưng vì lý do nào đó cần phải sửa đổi lại số liệu của các ngày đã bị khoá thì ta chỉ việc thay đổi lại ngày bị khoá nhỏ hơn ngày có số liệu cần phải thay đổi. Hệ thống cho phép khóa số liệu theo từng chứng từ.

Khai báo và phân quyền người sử dụng

Thực hiện thêm, bớt người dùng và phân quyền cho người sử dụng hệ thống.