Chương 6: CÁC BƯỚC THỰC HIỆN VÀ CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA CÁC PHÂN HỆ NGHIỆP VỤ

Chương này giúp người dùng biết được chức năng cơ bản của các phân hệ nghiệp vụ, cũng như các bước thực hiện trong qus trình nhập liệu và lên báo cáo.

Để bắt đầu

Khai báo danh mục

Khai báo Danh mục tài khoản

Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này đặc biệt càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.

Thông thường hệ thống tài khoản được xây dựng dựa trên một hệ thống tài khoản sẵn có. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì hệ thống tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản do bộ tài chính quy định. Tuy nhiên để phản ánh được toàn bộ hoạt động và tổ chức kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể thì phải mở thêm các tiểu khoản, tiết khoản trên cở sở hệ thống tài khoản sẵn có.

Trong Asia Enterprise khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của tài khoản tương ứng.

Các tài khoản tiền gửi, tiền vay tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản tương ứng. Ví dụ

112	Tiền gửi ngân hàng
1121	Tiền Việt Nam
11211	Tiền gửi  VCB (VND)
11212	Tiền gửi Agribank (VND)
1122	Ngoại tệ
11221	Tiền gửi VCB (USD)

 

Các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang mở các tiểu khoản để theo dõi việc tập hợp chi phí theo các phân xưởng sản xuất và các nhóm sản phẩm. Trình tự mở các tài khoản chi tiết có thể như sau: Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất và tài khoản sản phẩm dở dang -> phân xưởng sản xuất -> nhóm sản phẩm.

Danh mục vật tư – hàng hóa

Nếu doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho, mua bán hàng thì phải mở danh mục vật tư hàng hóa. Toàn bộ danh điểm vật tư, hàng hóa, công cụ được theo dõi và quản lý chung trên Danh mục vật tư trong phân hệ Hàng tồn kho.

Ngoài việc khai báo các thông tin cơ bản như mã, tên, đvt. Trong danh mục kho còn yêu cầu khai báo các tài khoản liên quan phục vụ việc tự động hạch toán khi làm các phiếu nhập/xuất/hóa đơn.

Các danh mục khác

Ngoài các danh mục trên, hệ thống còn nhiều danh mục khác để phục vụ nhu cầu quản trị. Các danh mục này khá đơn giản, người dùng có thể chuẩn bị trước hoặc khai báo ngay trong quá trình nhập số liệu.

Cập nhật số đầu kỳ

Số đầu kỳ tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp | Số liệu | Số dư đầu kỳ các tài khoản

Cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản.

Số dư chi tiết các tài khoản công nợ như 131,331, 141 thực hiện ở phần Phải thu, Phải trả.

Số đầu kỳ các đối tượng công nợ

Đường dẫn: Phải thu/Phải trả | Số liệu | Số dư đầu kỳ công nợ

Chi tiết số dư của các đối tượng công nợ như khách hàng, nhà cung cấp, công nợ nội bộ được thực hiện ở các phân hệ Phải thu, Phải trả.

Tồn đầu kỳ kho vật tư hàng hóa

Đường dẫn: Hàng tồn kho | Số liệu | Nhập tồn kho đầu kỳ

Nhập tồn số lượng và giá trị cho từng mặt hàng ở từng kho

Mua hàng

Sơ đồ

Cập nhật số liệu

1.      Đơn hàng dùng để cập nhật đơn hàng và báo giá. Sử dụng trường “Trạng thái” để theo dõi việc duyệt hoặc báo giá của nhà cung cấp. Các phiếu nhập ở bước sau chỉ có thể gắn với các đơn hàng có trạng thái “Thực hiện”.

2.      Nhập hàng, có 3 loại phiếu nhập

a.       Phiếu nhập mua hàng: không có thuế (thường dành cho cán bộ kho).

b.      Hóa đơn mua hàng trong nước: nhập kho kèm các thông tin hóa đơn GTGT

c.       Hóa đơn mua hàng nhập khẩu: nhập kho kèm thông tin hóa đơn nhập khẩu.

Nếu việc lập, theo dõi nhập kho và hóa đơn mua hàng cùng nằm trong bộ phận thì chỉ cần chọn loại phiếu (b) hoặc (c) là đủ. Trường hợp quy trình phức tạp mời xem hướng dẫn chi tiết của chương “Quản lý mua hàng”.

3.      Phiếu nhập chi phí mua hàng: chi phí mua hàng có thể nhập cùng hóa đơn mua hàng hoặc nhập vào Phiếu nhập chi phí mua hàng. Một phiếu nhập chi phí mua hàng có thể phân bổ cho nhiều hóa đơn mua hàng, việc sử dụng chi phí cùng với hóa đơn hoặc tách thành phiếu riêng thường cho các trường hợp sau:

a.       Chi phí nhập cùng với hóa đơn nhập: cùng nhà cung cấp hàng, chi phí phân bổ trực tiếp cho hóa đơn nhập hiện thời.

b.      Sử dụng phiếu nhập chi phí: khác nhà cung cấp với hóa đơn mua hàng, chi phí phân bổ cho nhiều hóa đơn mua hàng.

Tùy vào nghiệp vụ cụ thể, người dùng sẽ quyết định sử dụng việc nhập chi phí ở đâu.

4.      Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp: sử dụng để xuất trả lại hàng và giảm trừ công nợ với nhà cung cấp. Trả lại cho phiếu nhập kho hoặc trả lại cho hóa đơn mua hàng. Khi trả lại cho hóa đơn mua hàng thì sẽ thực hiện kê thuế ra đối với hàng xuất trả lại nhà cung cấp.

5.      Hóa đơn mua dịch vụ: dùng để nhập các chứng từ mua không liên quan đến tồn kho hoặc không cần phải mở mã hàng.

Các danh mục

1.      Danh mục hình thức thanh toán dùng để khai báo các bút toán hạch toán nghiệp vụ mua hàng như: công nợ, thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT trả lại, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.

2.      Danh mục điều khoản thanh toán dùng để khai báo hạn và tỷ lệ chiết khấu, hạn thanh toán và lãi quá hạn. Danh mục này dùng cho phần theo dõi công nợ theo hạn thanh toán. Khai báo danh mục để dùng trên các chứng từ, nhưng người dùng vẫn được phép sửa hạn chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu, hạn thanh toán và lãi quá hạn cho từng hóa đơn, chứng từ.

3.      Danh mục chi phí mua hàng dùng để khai báo các khoản chi phí mua hàng và tiêu thức phân bổ theo số lượng hoặc theo tiền mua.

Bán hàng

Sơ đồ

Cập nhật số liệu

1.      Đơn đặt hàng: dùng để cập nhật Báo giá và Đơn đặt hàng. Phân biệt báo giá và đơn hàng bằng trường trạng thái.

2.      Hóa đơn: Hóa đơn (kiêm phiếu xuất).

3.      Nhập hàng bán bị trả lại: có thể trả lại theo hóa đơn hoặc trả lại không gắn với hóa đơn.

Thao tác cuối tháng

Nếu doanh nghiệp có tính giá vốn theo các phương pháp Bình quân, Nhập trước xuất trước thì phải chạy chức năng “Tính giá” trong phần hàng tồn kho để hệ thống áp giá vốn cho các hóa đơn, phiếu xuất.

Các danh mục

1.      Danh mục hình thức thanh toán dùng để khai báo các bút toán hạch toán nghiệp vụ mua hàng như: công nợ, thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT trả lại, thuế xuất khẩu, thuế GTGT xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, chiết khấu.

2.      Danh mục giá bán cho phép khai báo giá bán theo mặt hàng, theo nhóm mặt hàng và giá bán được áp dụng cho tất cả các khách hàng, nhóm khách hàng hoặc một khách hàng cụ thể. Để áp dụng được cho nhiều đối tượng thì khai báo tham số "Chỉ theo dõi danh mục giá bán theo mặt hàng" trong phần Khai báo tham số hệ thống. Trong phần này cho phép khai báo 15 mức giảm giá theo phương thức tỷ lệ hoặc giá trị.

3.      Các danh mục khác mời xem chi tiết ở phần Quản lý bán hàng.

Tiền mặt – Ngân hàng

Cập nhật số liệu

-          Dùng để cập nhật phiếu thu, phiếu chi, báo nợ báo có.

-          Trong trường hợp đơn vị theo dõi theo dõi công nợ theo hóa đơn thì các phiếu thu, báo có hoặc phiếu chi, báo nợ được nhập tương ứng trong các phân hệ Phải thu hoặc phải trả. Các phiếu thu chi ở phân hệ này Phải thu và Phải trả theo dõi công nợ theo khách hàng và hóa đơn. Các phiếu thu, chi ở phân hệ Tiền mặt - Ngân hàng chỉ theo dõi công nợ theo khách hàng.

-          Có thể theo dõi số dư phiếu chi theo từng lần tạm ứng. Để theo dõi được, các phiếu thanh toán phải nhập vào màn hình “Phiếu thanh toán” và phải chọn thanh toán cho phiếu chi nào.

In chứng từ trên máy

-          Các phiếu thu, chi được thiết kế sẵn theo các quy định của bộ tài chính

-          Các chứng từ báo nợ được tự động chọn mẫu của ngân hàng và điền thông tin theo tài khoản ghi có. Việc gắn mẫu in UNC và thông tin ngân hàng với tài khoản ghi có (Tk 112) tương ứng được thực hiện khi khai báo danh mục tài khoản tại: Tổng hợp | Danh mục tài khoản.

Tổng hợp

Cập nhật số liệu

-          Phiếu kế toán: Cập nhật các bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển.

-          Kết chuyển tự động: Kết chuyển doanh thu, chi phí, giá vốn… tự động

-          Các chứng từ ngoại bảng: Cập nhật chứng từ ngoại bảng.

Báo cáo

-          Các báo cáo tài chính, một số báo cáo tài chính phải khai báo công thức trước khi lên báo cáo như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Khi cài đặt chương trình đã thiết lập sẵn công thức theo QĐ15, 48 của BTC.

-          Báo cáo theo hình thức Nhật ký chung

-          Báo cáo phân tích tài chính

-          Báo cáo thuế

Thao tác cuối tháng

-          Để lên được bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì kế toán phải thực hiện kết chuyển doanh thu và chi phí qua tài khoản 911 theo quy định của chế độ.

Phải thu

Cập nhật số liệu

-          Phiếu thu theo hóa đơn và thu trả trước: Thực hiện thu tiền theo hóa đơn bán hàng. Nếu là tiền ứng trước (chưa có hóa đơn) thì chọn loại phiếu là “Trả trước”, khi có hóa đơn sẽ thực hiện phân bổ.

-          Phiếu điều chỉnh công nợ phải thu: Điều chỉnh số tiền còn phải thu của các hóa đơn.

-          Phiếu bù trừ công nợ: Thực hiện bù trừ công nợ cho các đối tượng khác nhau trên cùng tài khoản hoặc khác tài khoản.

Phải trả

Cập nhật số liệu

-          Phiếu chi theo hóa đơn và chi trả trước: Thực hiện chi tiền theo hóa đơn mua hàng. Nếu là tiền ứng trước (chưa có hóa đơn) thì chọn loại phiếu là “Trả trước”, khi có hóa đơn sẽ thực hiện phân bổ.

-          Phiếu điều chỉnh công nợ phải trả: Điều chỉnh số tiền còn phải trả của các hóa đơn mua hàng.

-          Phiếu bù trừ công nợ: Thực hiện bù trừ công nợ cho các đối tượng khác nhau trên cùng tài khoản hoặc khác tài khoản.

Hàng tồn kho

 

Cập nhật số liệu

-          Phiếu nhập: Dùng cập nhật các chứng từ nhập nội bộ, nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập khác.

-          Phiếu xuất: Dùng cập nhật xuất dùng nội bộ, xuất cho sản xuất, xuất khác.

-          Phiếu xuất điều chuyển kho: Phiếu này sẽ tự động sinh ra một phiếu nhập cho kho nhận.

-          Phiếu xuất công cụ dụng cụ: Cập nhật phiếu xuất công cụ dụng cụ cho mục đích Phân bổ nhiều lần. Để thực hiện chức năng Phân bổ công cụ dụng cụ của những Phiếu xuất công cụ dụng cụ vào phân hệ Tài sản cố định | Phân bổ công cụ dụng cụ.

-          Phiếu tháo dỡ lắp ráp: Dùng để cập nhật nghiệp vụ tháo dỡ hoặc lắp ráp sản phẩm. Khi thực hiện nghiệp vụ lắp ráp chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu xuất linh kiện và phiếu nhập sản phẩm. Khi thực hiện nghiệp vụ tháo dỡ chương trình tự động sinh ra phiếu xuất sản phẩm và phiếu nhập linh kiện. Để thực hiện được chức năng này, người dùng phải khai báo cấu trúc của sản phẩm ở phần Hàng tồn kho | Danh mục vật tư.

-          Điều chỉnh kiểm kê cuối kỳ: Cập nhật số liệu kiểm kê. Hỗ trợ việc lấy số từ tồn kho sổ sách để điều chỉnh lại, sau đó người dùng cập nhật lại các vật tư có chênh lệch số sách và thự tế. Tự động tạo phiếu xuất điều chỉnh.

Thao tác cuối tháng

-          Tính giá: Thực hiện tính giá vốn hàng xuất để áp giá vốn cho các phiếu xuất, hóa đơn. Làm cơ sở để tính toán các bước tiếp theo như giá thành hay kết quả kinh doanh.

-          Tùy vào các loại giá vốn hàng tồn kho đơn vị có sử dụng mà chạy các chức năng tính giá tương ứng.

Giá thành

Cập nhật số liệu

Chi phí trả trước

-          Cập nhật chi phí trả trước: Cập nhật các khoản chi phí trả trước phân bổ nhiều lần.

-          Ngừng phân bổ chi phí trả trước: Thực hiện ngừng phân bổ chi phí trả trước của một khoản chi phí.

-          Xóa phân bổ chi phí trả trước: Xóa các bút toán phân bổ chi phí trả trước đã tính.

Giá thành sản phẩm

-          Kết chuyển tự động: Thực hiện các bút toán kết chuyển chi phí từ tài khoản đầu 6 về tài khoản 154 để tính giá thành. Tùy vào quy trình tập hợp chi phí và tính giá thành của đơn vị mà các loại chi phí có thể được kết chuyển hoặc phân bổ.

-          Phân bổ tự động: Thực hiện phân bổ các loại chi phí không tập hợp trực tiếp để tính giá thành. Hệ số phân bổ được tính tự động theo nhiều phương pháp khác nhau do người dùng chọn. Người dùng cũng có thể tự quyết định hệ số phân bổ theo cách của mình.

-          Nhập giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ: Nhập giá trị dở dang cuối kỳ các sản phẩm. Cuối kỳ tháng 0 được hiểu là đầu kỳ tháng 1.

Báo cáo

-          Thẻ giá giá thành

-          Bảng tính giá thành sản phẩm

-          Các bảng kê, bảng tổng hợp chi phí theo nhiều chỉ tiêu.

Tài sản cố định

Cập nhật số liệu

-          Sổ tài sản cố định: Cập nhật thông tin chi tiết về tài sản

-          Thay đổi nguyên giá: Cập nhật các thay đổi về nguyên giá của tài sản, ví dụ tăng nguyên giá do sửa chữa lớn.

-          Giảm tài sản: Cập nhật các tài sản giảm. Ví dụ giảm do thanh lý, nhượng bán

-          Tạm ngừng khấu hao: Khai báo tạm ngừng khấu hao cho tài sản. Các tài sản tạm ngừng khấu hao vẫn theo dõi trên các sổ chi tiết nhưng không trích khấu hao, không phân bổ khấu hao. Nếu muốn khấu hao lại vẫn sử dụng chức năng này và nhập ngày bắt đầu tính khấu hao lại.

-          Điều chuyển tài sản: thực hiện điều chuyển bộ phận sử dụng tài sản, thay đổi đối tượng nhập chi phí khấu hao, thay đổi các tài khoản liên quan.

-          Tính khẩu hao tài sản: Tính khấu hao tài sản cuối kỳ.

-          Điều chỉnh khấu hao tài sản: Sửa lại số khấu hao theo ý người dùng.

-          Xóa khấu hao tài sản: Xóa số liệu khấu hao đã tính, xóa số liệu khấu hao đã phân bổ vào chi phí và sổ cái.

-          Phân bổ khấu hao tài sản: Thực hiện phân bổ số khấu hao đã tính vào sổ cái.

Thao tác cuối kỳ

-          Tính khấu hao tài sản: Thực hiện tính khấu hao tài sản. Các thông tin phục vụ việc tính khấu hao được khai báo chi tiết cho từng tài sản trong phần “Sổ tài sản”.

-          Phân bổ khấu hao tài sản: Phân bổ khấu hao tài sản đã tính vào sổ cái.

Báo cáo

-          Thẻ tài sản cố định

-          Sổ tài sản cố định

-          Sổ theo dõi tài sản và công cụ tại nơi sử dụng

-          Bảng tính khấu hao tài sản

-          Bảng phân bổ khấu hao tài sản

-          Báo cáo tăng giảm tài sản

-          Báo cáo chi tiết kiểm kê tài sản

Công cụ dụng cụ

Do tính chất nghiệp vụ tương đối giống nhau và có một số yếu tố liên quan, nên phần quản lý công cụ được đặt chung trong phân hệ tài sản.

Cập nhật số liệu

-          Sổ công cụ dụng cụ: Cập nhật các công cụ dụng cụ đang sử dụng. Số liệu trong phần này cũng được tự động lấy tự số liệu phiếu xuất công cụ của phân hệ hàng tồn kho.

-          Báo hỏng công cụ dụng cụ: Cập nhật số báo hỏng các công cụ.

-          Phân bổ công cụ dụng cụ: Thực hiện tính và phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí. Thông tin để tính ra số phân bổ được khai báo trong phần Sổ công cụ dụng cụ.

-          Xóa phân bổ công cụ dụng cụ: Xóa giá trị phân bổ công cụ dụng cụ đã tính đã phân bổ vào chi phí.

Báo cáo

-          Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng.

-          Sổ chi tiết công cụ dụng cụ.

Màn hình chủ

Màn hình chủ hay còn gọi là Bàn làm việc, được thiết kế để phục vụ nhu cầu cá nhân hóa của mỗi người. Tại đây, người dùng có thể khai báo chỉ hiện các chức năng công việc của chính mình, các thông tin báo cáo mà mình quan tâm.

Trong Asia Enterprise, bạn có thể tạo Màn hình chủ (Bàn làm việc) riêng cho mình bằng cách chọn các chức năng riêng biệt được tạo sẵn và bổ sung chúng vào màn hình chủ của mình. Vì mỗi nhân viên thường có nhiều vai trò khác nhau trong một công ty nên Asia Enterprise cho phép kết hợp các vai trò này lại với nhau tập trung tại một nơi, giảm thiểu việc chuyển đổi và tìm kiếm chức năng ở các phân hệ khác nhau.

Đây chính là kiểu thiết kế môi trường làm việc theo chức năng của người sử dụng. Màn hình chủ này trông sẽ tinh gọn và mới mẻ. Vì được chọn chức năng và cài đặt theo yêu cầu và cách thức làm việc của mỗi nhân viên nên họ sẽ chỉ truy cập và xử lý công việc của mình, nhờ đó tập trung hơn và làm việc có năng suất cao hơn.

Có 2 loại màn hình con cung cấp trong màn hình chủ, đó là:

·         Màn hình con chứa các chức năng nhập liệu hay báo cáo: Người dùng có thể tạo các màn hình nhỏ chứa các chức năng mà mình hay sử dụng tại đây để không mất thời gian chuyển qua lại giữa các phân hệ.

·         Màn hình con chứa dữ liệu và thông tin tổng hợp: Các dữ liệu và thông tin tổng hợp được xây dựng sẵn, cung cấp cho người dùng các thông tin tổng quan về tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như kết quả kinh doanh, sản lượng, tồn quỹ, tồn kho… Tùy theo việc phân quyền của người quản trị mà mỗi người dùng có thể tiếp cận các loại thông tin trên.

Thêm mới, xóa, định dạng các thành phần trong màn hình chủ