Chương 6: DANH MỤC
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Ý nghĩa của các danh mục trong phân hệ Kế toán tổng hợp
- Nội dung của từng danh mục
- Danh mục được sử dụng ở đâu trong hệ thống
Giới thiệu chung về danh mục
Để khai báo danh mục và các tham số, chọn Tổng hợp | Danh mục & Tham số sau đó chọn danh mục cần khai báo.
Danh mục là một danh sách các đối tượng và các thuộc tính của đối tượng đó, các đối tượng được phân biệt với nhau bởi Mã.
Quy tắc đặt mã: Mã luôn là duy nhất trong danh mục, trong mã không nên chứa các ký tự đặc biệt, tiếng việt.
Tất cả các màn hình danh mục đều được trình bày giống nhau. Tại màn hình đầu tiên, hệ thống hiển thị bảng dữ liệu danh sách các đối tượng đã khai báo trước đó của danh mục và đầy đủ các thông tin liên quan. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm theo tên của đối tượng, và thực hiện các chức năng:
Thêm: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình để người dùng nhập các thông tin.
Sửa: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình với các thông tin của bản ghi hiện hành (đang được chọn trên bảng dữ liệu trước khi thực hiện chức năng “Sửa”). Người dùng có thể sửa đổi các nội dung tuỳ ý sau đó lưu lại thông tin vừa sửa. Riêng mã là không được sửa. Nếu muốn sửa lại mã phải thực hiện chức năng “Đổi mã” như trình bày ngay dưới đây.
Đổi mã: hệ thống hiển thị màn hình cho người dùng nhập mã mới cho đối tượng hiện hành. Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật đổi mã cho tất cả dữ liệu liên quan mà có sử dụng tới đối tượng này.
Xóa: hệ thống thực hiện xóa bản ghi hiện hành. Nếu đối tượng đang được sử dụng trong hệ thống thì không xóa được. Nếu muốn xóa trước hết phải xóa tất cả các chứng từ đang sử dụng mã này.
|
Ghi chú: Chức năng đổi mã sẽ thực hiện cập nhật lại mã trên toàn bộ hệ thống, vì các danh mục liên kết với các chứng từ thông qua “Mã” |
Các màn hình danh mục chỉ khác nhau nội dung thuộc tính của các danh mục đó. Xem phần tiếp theo đây để biết chi tiết các thuộc tính của từng danh mục.
Không sử dụng: tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ ra cảnh báo “Mã không có”. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục tài khoản
Màn hình cập nhật tài khoản
Tài khoản
Số hiệu tài khoản.
Tên tài khoản
Tên tài khoản.
Mã ntệ
Mã ngoại tệ.
Tk mẹ
Hệ thống tự động quét danh mục tài khoản điền giá trị vào trường tài khoản mẹ.
Bậc Tk
Tài khoản gốc, không có tài khoản mẹ có bậc là một. Tài khoản con tiếp theo tài khoản mẹ là tài khoản gốc có bậc là hai, tiếp tục như vậy cho các tài khoản con tiếp theo.
Tk chi tiết
Tài khoản được chọn là tài khoản chi tiết nếu nó không có tài khoản con nào.
TK Sổ cái
Tài khoản sổ cái là tài khoản được đưa vào sổ cái.
TK công nợ
Nếu được chọn là tài khoản công nợ.
Kiểu số dư
Xác định kiểu số dư cho tài khoản, làm căn cứ để thể hiện trên bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
0 – Không có số dư: tài khoản không có số dư
1 – Dư nợ: tài khoản dư nợ
2 – Dư có: tài khoản dư có
3 – Dư hai bên: tài khoản dư hai bên
Thông tin ngân hàng
Dùng cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng để khai báo thông tin ngân hàng gắn với tài khoản. Người dùng khai báo sẵn thông tin ngân hàng ở đây thì khi in chứng từ Báo nợ (Ủy nhiệm chi) hệ thống sẽ tự động lấy mẫu in ngân hàng của tài khoản tiền gửi ngân hàng hạch toán
Mã ngân hàng
Được lấy trong danh mục ngân hàng, phần này được khai báo sẵn danh mục hệ thống ngân hàng Việt Nam.
Số tài khoản ngân hàng
Số tài khoản tại ngân hàng.
Tại ngân hàng
Hệ thống sẽ tự động lấy tên ngân hàng để điền vào, tuy nhiên người dùng có thể sửa lại.
Tỉnh, thành phố
Tỉnh, thành phố của ngân hàng.
Đánh giá chênh lệch tỷ giá
Phần này dùng cho những tài khoản muốn đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Người dùng khai báo cách tính tỷ giá chênh lệch.
Cách tính tỷ giá ghi sổ bên nợ/có
Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo số ghi nhận bên nợ hoặc có.
Có 4 cách tính như sau:
0 – Không tính: Tài khoản không áp dùng đánh giá chênh lệch tỷ giá.
1 – Trung bình tháng: Tài khoản tính chênh lệch tỷ giá theo phương pháp trung bình tháng.
2 – Nhập trước xuất trước: Tài khoản tính chênh lệch tỷ giá theo phương pháp nhập trước xuất trước.
3 – Bình quân di động: Tài khoản tính chênh lệch tỷ giá theo phương pháp bình quân di động.
Không sử dụng
Tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Thông tin trên màn hình khai báo bút toán đánh giá tỷ giá
Màn hình khai báo bút toán đánh giá tỷ giá
STT
Số thứ tự, mỗi bút toán có một số thứ tự duy nhất để xác định thứ tự khi đánh giá tỷ giá.
Loại đánh giá
Loại đánh giá là PS nợ hay PS có.
Tên bút toán
Tên diễn giải chi tiết của bút toán đánh giá tỷ giá.
TK đánh giá tỷ giá
Tài khoản đánh giá tỷ giá.
TK lãi chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Tài khoản ghi nhận lãi chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
TK lỗ chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Tài khoản ghi nhận lỗ chênh lệch tỷ giá cuối kỳ.
TK đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối năm
Tài khoản ghi nhận đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối năm.
Số chứng từ
Số chứng từ của bút toán đánh giá tỷ giá.
Đánh giá theo khách hàng
Chọn có đánh giá tỷ giá theo khách hàng hay không.
Đánh giá theo bộ phận
Chọn có đánh giá tỷ giá theo bộ phận hay không.
Đánh giá theo hợp đồng
Chọn có đánh giá tỷ giá theo hợp đồng hay không.
Đánh giá theo SPCT
Chọn có đánh giá tỷ giá theo sản phẩm công trình hay không.
Đánh giá theo phí
Chọn có đánh giá tỷ giá theo phí hay không.
Không sử dụng
Tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Thông tin trên màn hình khai báo các bút toán kết chuyển tự động
STT
Số thứ tự, mỗi bút toán kết chuyển có một số thứ tự duy nhất để xác định thứ tự kết chuyển.
Số chứng từ
Số chứng từ của bút toán kết chuyển.
Tên bút toán
Tên diễn giải chi tiết của bút toán kết chuyển.
Kiểu kết chuyển
Có 04 kiểu:
· Ghi nợ
· Ghi có
· Kết chuyển lãi lỗ
· Kết chuyển thuế GTGT
Tk nợ/Tk kết quả/Tk thuế khấu trừ
Tài khoản nợ/Tk kết quả đối với kiểu kết chuyển lãi lỗ/Tk thuế khấu trừ đối với kiểu kết chuyển thuế GTGT trong bút toán kết chuyển.
Tk có/Tk lãi/Tk thuế phải nộp
Tài khoản có/Tk lãi đối với kiểu kết chuyển lãi lỗ/Tk thuế khấu trừ đối với kiểu kết chuyển thuế GTGT trong bút toán kết chuyển.
Kết chuyển theo hợp đồng
Chọn có kết chuyển theo hợp đồng hay không.
Kết chuyển theo bộ phận
Chọn có kết chuyển theo bộ phận hay không.
Kết chuyển theo SPCT
Chọn có kết chuyển theo sản phẩm công trình hay không.
Kết chuyển theo phí
Chọn có kết chuyển theo khoản mục phí hay không.
Không kết chuyển các giao dịch không theo đối tượng
Nếu tích chọn chương trình sẽ không kết chuyển các giao dịch phát sinh không theo đối tượng. Ví dụ, nếu bút toán kết chuyển có chọn kết chuyển theo phí và không kết chuyển các giao dịch không theo đối tượng, nhưng khi hạch toán các phát sinh có những phát sinh theo phí và có những phát sinh không theo phí thì chương trình sẽ loại những phát sinh không ghi nhận cho phí khi thực hiện kết chuyển.
Không sử dụng
Tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Thông tin trên màn hình khai báo các bút toán phân bổ tự động
Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động
Tên bút toán
Tên bút toán phân bổ tự động.
TK phân bổ
Tài khoản phân bổ.
Số thứ tự
Số thứ tự thực hiện bút toán phân bổ tự động.
Tiêu thức phân bổ
Tiêu thức để tính hệ số phân bổ cho các đối tượng.
Phân bổ theo bộ phận/Phân bổ theo tài khoản đối ứng
Phân bổ theo bộ phận hay phân bổ theo tài khoản đối ứng.
TK nhận
Danh tài khoản nhận phân bổ.