Chương 6: DANH MỤC
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Ý nghĩa của các danh mục trong phân hệ giá thành
- Nội dung của từng danh mục và cách khai báo
- Danh mục được sử dụng ở đâu trong hệ thống
Giới thiệu chung về danh mục
Để khai báo danh mục và các tham số, chọn Tài sản cố định | Danh mục & Tham số sau đó chọn danh mục cần khai báo.
Danh mục là một danh sách các đối tượng và các thuộc tính của đối tượng đó, các đối tượng được phân biệt với nhau bởi Mã.
Quy tắc đặt mã
Tất cả các màn hình danh mục đều được trình bày giống nhau. Tại màn hình đầu tiên, hệ thống hiển thị bảng dữ liệu danh sách các đối tượng đã khai báo trước đó của danh mục và đầy đủ các thông tin liên quan. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm theo tên của đối tượng, và thực hiện các chức năng:
Thêm: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình để người dùng nhập các thông tin.
Sửa: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình với các thông tin của bản ghi hiện hành (đang được chọn trên bảng dữ liệu trước khi thực hiện chức năng “Sửa”). Người dùng có thể sửa đổi các nội dung tuỳ ý sau đó lưu lại thông tin vừa sửa. Riêng mã là không được sửa. Nếu muốn sửa lại mã phải thực hiện chức năng “Đổi mã” như trình bày ngay dưới đây.
Xóa: hệ thống thực hiện xóa bản ghi hiện hành. Nếu đối tượng đang được sử dụng trong hệ thống thì không xóa được. Nếu muốn xóa trước hết phải xóa tất cả các chứng từ đang sử dụng mã này.
Đổi mã: hệ thống hiển thị màn hình cho người dùng nhập mã mới cho đối tượng hiện hành. Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật đổi mã cho tất cả dữ liệu liên quan mà có sử dụng tới đối tượng này..
|
Ghi chú: Chức năng đổi mã sẽ thực hiện cập nhật lại mã trên toàn bộ hệ thống, vì các danh mục liên kết với các chứng từ thông qua “Mã” |
Các màn hình danh mục chỉ khác nhau nội dung thuộc tính của các danh mục đó. Xem phần tiếp theo đây để biết chi tiết các thuộc tính của từng danh mục.
KSD: tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục nguồn vốn
Màn hình cập nhật nguốn vồn
Hệ thống cho phép sử dụng 4 nguồn vốn và không cho phép người dùng thêm hoặc xoá. Nếu nguồn vốn nào không sử dụng thì sửa tên thành dấu ‘-’.
Danh mục lý do tăng giảm tài sản
Màn hình cập nhật lý do tăng giảm tài sản
Mã tăng giảm
Mã lý do tăng giảm tài sản.
Tên tăng giảm
Mô tả lý do tăng giảm tài sản.
Kiểu tăng giảm
Kiểu tăng hay giảm tài sản.
Danh mục bộ phận sử dụng
Màn hình cập nhật bộ phận sử dụng
Mã bộ phận sử dụng
Mã bộ phận sử dụng tài sản.
Tên bộ phận sử dụng
Tên bộ phận sử dụng tài sản.
Danh mục phân nhóm tài sản
Màn hình cập nhật phân nhóm tài sản
Mã nhóm
Mã nhóm tài sản cố định.
Tên nhóm
Tên nhóm tài sản cố định.
Kiểu phân nhóm
Người dùng được phép phân chia nhóm tài sản theo 3 kiểu.
Khai báo tham số hệ thống
Màn hình khai báo tham số tuỳ chọn
|
Tên tham số |
Giải thích |
|
Kiểu tính khấu hao |
1 - Theo giá trị còn lại: Tính khấu hao dựa trên giá trị cột “Giá trị còn lại” ở phần danh mục tài sản, chính là giá trị còn lại của tài sản tại thời điểm sử dụng chương trình. 2 - Theo nguyên giá: Theo nguyên giá ban đầu của tài sản. |
|
Kiểu khai báo nguyên giá, giá trị còn lại: |
1 - Theo tổng: Khai báo các cột giá trị (nguyên giá, giá trị còn lại…) là tổng cộng của các đơn vị tài sản (cho trường hợp tài sản có tính chất giống nhau và số lượng lớn hơn 1). Chương trình tính khấu hao theo giá trị tổng nguyên giá do người dùng nhập. 2 - Theo chi tiết: Cho một đơn vị tài sản. Chương trình tính khấu hao theo nguyên giá đơn vị x số lượng. |
|
Giá trị còn lại tối thiểu |
Giá trị tự động chuyển nốt vào chi phí. Khi tính khấu hao, chương trình sẽ kiểm tra xem giá trị còn lại của tài sản nhỏ hơn giá trị khai báo ở đây thì sẽ chuyển nốt phần còn lại đó vào giá trị đã khấu hao của tháng cuối cùng tính khấu hao, làm cho giá trị còn lại bằng không. |
|
Post tiền hỏng công cụ sang sổ cái |
1 - Chuyển giá trị báo hỏng công cụ sang sổ cái 0 – Không chuyển giá trị báo hỏng công cụ sang sổ cái |