Chương 6: DANH MỤC
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Ý nghĩa của các danh mục trong phân hệ Phải thu
- Nội dung của từng danh mục
- Danh mục được sử dụng ở đâu trong hệ thống
Giới thiệu chung về danh mục
Để khai báo danh mục và các tham số, chọn Phải thu | Danh mục & Tham số sau đó chọn danh mục cần khai báo.
Danh mục là một danh sách các đối tượng và các thuộc tính của đối tượng đó, các đối tượng được phân biệt với nhau bởi Mã.
Quy tắc đặt mã: Mã luôn là duy nhất trong danh mục, trong mã không nên chứa các ký tự đặc biệt, tiếng việt.
Tất cả các màn hình danh mục đều được trình bày giống nhau. Tại màn hình đầu tiên, hệ thống hiển thị bảng dữ liệu danh sách các đối tượng đã khai báo trước đó của danh mục và đầy đủ các thông tin liên quan. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm theo tên của đối tượng, và thực hiện các chức năng:
Thêm: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình để người dùng nhập các thông tin.
Sửa: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình với các thông tin của bản ghi hiện hành (đang được chọn trên bảng dữ liệu trước khi thực hiện chức năng “Sửa”). Người dùng có thể sửa đổi các nội dung tuỳ ý sau đó lưu lại thông tin vừa sửa. Riêng mã là không được sửa. Nếu muốn sửa lại mã phải thực hiện chức năng “Đổi mã” như trình bày ngay dưới đây.
Đổi mã: hệ thống hiển thị màn hình cho người dùng nhập mã mới cho đối tượng hiện hành. Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật đổi mã cho tất cả dữ liệu liên quan mà có sử dụng tới đối tượng này.
Xóa: hệ thống thực hiện xóa bản ghi hiện hành. Nếu đối tượng đang được sử dụng trong hệ thống thì không xóa được. Nếu muốn xóa trước hết phải xóa tất cả các chứng từ đang sử dụng mã này.
|
Ghi chú: chức năng đổi mã sẽ thực hiện cập nhật lại mã trên toàn bộ hệ thống, vì các danh mục liên kết với các chứng từ thông qua “Mã” |
Các màn hình danh mục chỉ khác nhau nội dung thuộc tính của các danh mục đó. Xem phần tiếp theo đây để biết chi tiết các thuộc tính của từng danh mục.
KSD: tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục khách hàng
Màn hình cập nhật khách hàng
Thông tin trong danh mục này là chung cho các đối tượng: khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên. Thông tin được phân biệt bằng trường xác định đối tượng "Là Khách hàng", "Là Nhà cung cấp", "Là Nhân viên". Việc thực hiện thêm các đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên là giống nhau.
Mã khách hàng
Mã khách hàng, mã này được dùng xuyên suốt trong toàn bộ hệ thống. Người dùng nên có một quy tắc khi đặt mã để dễ nhớ và dễ sử dụng.
Tên khách hàng
Tên đầy đủ của khách hàng.
Địa chỉ
Địa chỉ mặc định của khách hàng.
Mã số thuế VAT
Mã số thuế.
Nhóm KH
Nhóm khách hàng, được lấy trong danh mục nhóm khách hàng. Mục đích để phân nhóm khách hàng.
Tab thông tin cơ bản
Người giao dịch
Người đại diện giao dịch của khách hàng.
Điện thoại
Fax
Trang chủ
Hình thức TT KH
Hình thức thanh toán đối với đối tượng là khách hàng, được lấy trong danh mục hình thức thanh toán của phân hệ Bán hàng.
Hình thức TT NCC
Hình thức thanh toán đối với đối tượng là nhà cung cấp, được lấy trong danh mục hình thức thanh toán của phân hệ Mua hàng.
Điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán được áp dụng, được lấy trong trong danh mục điều khoản thanh toán.
Giới hạn nợ
Mức giới hạn nợ đối với khách hàng/nhà cung cấp/nhân viên. Chương trình căn cứ vào mức giới hạn nợ này để được ra cảnh báo hoặc là cấm trong quá trình nhập chứng từ liên quan tới công nợ đối với đối tượng này.
Phân loại 1
Phân loại khách hàng trong danh mục phân loại khách hàng với kiểu phân loại là 1.
Phân loại 2
Phân loại khách hàng trong danh mục phân loại khách hàng với kiểu phân loại là 2.
Phân loại 3
Phân loại khách hàng trong danh mục phân loại khách hàng với kiểu phân loại là 3.
Là Khách hàng/Là Nhà cung cấp/Là Nhân viên
Đối tượng để phân loại là khách hàng hoặc nhà cung cấp hoặc nhân viên.
Ghi chú
Ghi chú bổ sung.
|
Ghi chú: Người dùng nên khai báo càng đầy đủ thông tin trong danh mục thì càng thuận tiện trong quá trình nhập liệu phát sinh chứng từ hàng ngày. |
Không sử dụng
Tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục phân loại khách hàng
Mã phân loại
Mã phân loại khách hàng.
Tên phân loại
Tên phân loại khách hàng.
Kiểu
Chương trình cho phép phân loại theo 3 kiểu. Người dùng chọn kiểu để phân loại khách hàng.
Không sử dụng
Tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục nhóm khách hàng
Mã nhóm
Mã phân nhóm khách hàng.
Tên nhóm
Tên nhóm khách hàng.
Không sử dụng
Tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ báo lỗi. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.