Chương 6: DANH MỤC
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Ý nghĩa của các danh mục trong phân hệ Tiền mặt, ngân hàng
- Nội dung của từng danh mục
- Danh mục được sử dụng ở đâu trong hệ thống
Giới thiệu chung về danh mục
Để khai báo danh mục và các tham số, chọn Tổng hợp | Danh mục & Tham số sau đó chọn danh mục cần khai báo.
Danh mục là một danh sách các đối tượng và các thuộc tính của đối tượng đó, các đối tượng được phân biệt với nhau bởi Mã.
Quy tắc đặt mã: Mã luôn là duy nhất trong danh mục, trong mã không nên chứa các ký tự đặc biệt, tiếng việt.
Tất cả các màn hình danh mục đều được trình bày giống nhau. Tại màn hình đầu tiên, hệ thống hiển thị bảng dữ liệu danh sách các đối tượng đã khai báo trước đó của danh mục và đầy đủ các thông tin liên quan. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm theo tên của đối tượng, và thực hiện các chức năng:
Thêm: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình để người dùng nhập các thông tin.
Sửa: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình với các thông tin của bản ghi hiện hành (đang được chọn trên bảng dữ liệu trước khi thực hiện chức năng “Sửa”). Người dùng có thể sửa đổi các nội dung tuỳ ý sau đó lưu lại thông tin vừa sửa. Riêng mã là không được sửa. Nếu muốn sửa lại mã phải thực hiện chức năng “Đổi mã” như trình bày ngay dưới đây.
Đổi mã: hệ thống hiển thị màn hình cho người dùng nhập mã mới cho đối tượng hiện hành. Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật đổi mã cho tất cả dữ liệu liên quan mà có sử dụng tới đối tượng này.
Xóa: hệ thống thực hiện xóa bản ghi hiện hành. Nếu đối tượng đang được sử dụng trong hệ thống thì không xóa được. Nếu muốn xóa trước hết phải xóa tất cả các chứng từ đang sử dụng mã này.
|
Ghi chú: Chức năng đổi mã sẽ thực hiện cập nhật lại mã trên toàn bộ hệ thống, vì các danh mục liên kết với các chứng từ thông qua “Mã” |
Các màn hình danh mục chỉ khác nhau nội dung thuộc tính của các danh mục đó. Xem phần tiếp theo đây để biết chi tiết các thuộc tính của từng danh mục.
Không sử dụng: tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ ra cảnh báo “Mã không có”. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục khế ước
Màn hình cập nhật danh mục khế ước
Mã khế ước
Mã duy nhất trong danh mục khế ước dài 20 ký tự.
Tên khế ước
Tên diễn giải đầy đủ của khế ước.
Số khế ước
Số khế ước.
Ngày ký
Ngày ký khế ước.
Ngày vay
Ngày vay khế ước.
Thời hạn vay
Thời hạn vay theo tháng hoặc theo năm.
Ngày đáo hạn
Chương trình tự tính dự vào ngày vay và thời hạn vay.
Lãi suất
Lãi suất tháng/năm (%).
Phương pháp tính lãi
Có 4 phương pháp:
1. Trả gốc và lãi theo dư nợ giảm dần
2. Trả góp đều hàng tháng theo lãi suất kép
3. Trả góp đều theo lãi suất đơn
4. Trả góp đều, lãi tính trên dư nợ giảm dần hàng tháng
Kỳ thanh toán gốc
Có bốn lựa chọn:
1. Hàng tháng
2. Hàng quý
3. Hàng năm
4. Thanh toán một lần cuối
Kỳ thanh toán lãi
Kỳ thanh toán lãi cũng có 4 lựa chọn giống như ở kỳ thanh toán gốc.
Mã ngoại tệ
Mã đồng tiền giao dịch lấy từ danh mục ngoại tệ.
Tiền khế ước NT
Khoản tiền cho vay theo mã đồng tiền giao dịch.
Tiền khế ước
Khoản tiền cho vay đã quy về đồng tiền hạch toán (ví dụ ở đây là VNĐ).
Tk vay
Mã tài khoản vay trong danh mục tài khoản.
Tk chi phí
Mã tài khoản chi phí trong danh mục chi phí.
TK CP phải trả
Tài khoản chi phí phải trả trong danh mục tài khoản.
Mã hợp đồng
Mã hợp đồng, được lấy trong danh mục hợp đồng.
Ghi chú
Danh mục ngân hàng
Màn hình cập nhật danh mục ngân hàng
Danh mục này được nhà cung cấp cài đặt sẵn khi cài phần mềm. Nên người dùng chỉ thêm bổ sung trong quá trình sử dụng.
Mã ngân hàng
Mã ngân hàng.
Tên ngân hàng
Tên ngân hàng.
Ghi chú
Ghi chú