Chương 6: DANH MỤC
Chương này giúp người đọc nắm bắt được các nội dung sau:
- Ý nghĩa của các danh mục trong phân hệ Quản lý hàng tồn kho
- Nội dung của từng danh mục
- Danh mục được sử dụng ở đâu trong hệ thống
Giới thiệu chung về danh mục
Để khai báo danh mục và các tham số, chọn Quản lý hàng tồn kho | Danh mục & Tham số sau đó chọn danh mục cần khai báo.
Danh mục là một danh sách các đối tượng và các thuộc tính của đối tượng đó, các đối tượng được phân biệt với nhau bởi Mã.
Quy tắc đặt mã: Mã luôn là duy nhất trong danh mục, trong mã không nên chứa các ký tự đặc biệt, tiếng việt.
Tất cả các màn hình danh mục đều được trình bày giống nhau. Tại màn hình đầu tiên, hệ thống hiển thị bảng dữ liệu danh sách các đối tượng đã khai báo trước đó của danh mục và đầy đủ các thông tin liên quan. Tại đây người dùng có thể tìm kiếm theo tên của đối tượng, và thực hiện các chức năng:
Thêm: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình để người dùng nhập các thông tin.
Sửa: hệ thống sẽ hiển thị một màn hình với các thông tin của bản ghi hiện hành (đang được chọn trên bảng dữ liệu trước khi thực hiện chức năng “Sửa”). Người dùng có thể sửa đổi các nội dung tuỳ ý sau đó lưu lại thông tin vừa sửa. Riêng mã là không được sửa. Nếu muốn sửa lại mã phải thực hiện chức năng “Đổi mã” như trình bày ngay dưới đây.
Đổi mã: hệ thống hiển thị màn hình cho người dùng nhập mã mới cho đối tượng hiện hành. Hệ thống sẽ thực hiện cập nhật đổi mã cho tất cả dữ liệu liên quan mà có sử dụng tới đối tượng này.
Xóa: hệ thống thực hiện xóa bản ghi hiện hành. Nếu đối tượng đang được sử dụng trong hệ thống thì không xóa được. Nếu muốn xóa trước hết phải xóa tất cả các chứng từ đang sử dụng mã này.
|
Ghi chú: Chức năng đổi mã sẽ thực hiện cập nhật lại mã trên toàn bộ hệ thống, vì các danh mục liên kết với các chứng từ thông qua “Mã” |
Các màn hình danh mục chỉ khác nhau nội dung thuộc tính của các danh mục đó. Xem phần tiếp theo đây để biết chi tiết các thuộc tính của từng danh mục.
Không sử dụng: tất cả các danh mục đều có trường “Không sử dụng”. Nếu một đối tượng nào đó được chọn chức năng này, thì ở các chứng từ liên quan mà gọi đến danh sách của đối tượng này hệ thống sẽ không hiển thị đối tượng này lên. Nếu người dùng gõ bằng tay mã của đối tượng đã được coi là “Không sử dụng”, hệ thống sẽ ra cảnh báo “Mã không có”. Mục đích của trường này là sử dụng cho những đối tượng không còn cần dùng dùng đến nữa nhưng vẫn cần tồn tại trong hệ thống phục vụ cho các báo cáo trong quá khứ.
Danh mục kho
Màn hình cập nhật danh mục kho
Mã kho
Mã duy nhất trong danh mục kho theo đúng như quy tắc đặt mã của hệ thống được trình bày ở trên.
Tên kho
Tên diễn giải đầy đủ của kho.
Tk đại lý
Mã tài khoản lấy trong danh mục tài khoản. Đây là tài khoản ghi nhận ghi gửi hàng tới đại lý.
STT NTXT
Số thứ tự nhập trước xuất trước, đấy là số thứ tự ưu tiên phục vụ cho việc tính giá nhập trước xuất trước.
Địa chỉ
Địa điểm cụ thể của kho.
Người liên hệ
Người liên hệ của kho.
Điện thoại
Điện thoại liện hệ của kho.
Fax
Số Fax liên hệ của kho.
Email liên hệ của kho.
Danh mục vật tư
Màn hình cập nhật danh mục vật tư
Mã vật tư
Mã vật tư dài 20 ký tự. Mã duy nhất của mỗi vật tư trong danh mục vật tư.
Tên vật tư
Tên diễn giải đầy đủ của vật tư.
Đơn vị tính
Đây là đơn vị tính cơ sở, là đơn vị tính tồn kho.
Loại
Phân loại vật tư
· Hàng hóa: nếu chọn là hàng hóa thì loại hàng hóa luôn này có theo dõi tồn kho.
· Vật tư: nếu chọn là vật tư thì loại vật tư này luôn có theo dõi tồn kho.
· Thành phẩm: dùng cho các vật tư tính giá thành. Khi chọn là thành phẩm, thì chương trình tự động thêm mã này vào danh mục sản phẩm công trình.
· Dịch vụ
· Công cụ dụng cụ
· Khác
PP tính giá tồn
Có 4 phương pháp tính giá tuỳ chọn cho mỗi vật tư:
· Bình quân tháng
· Nhập trước xuất trước
· Bình quân di động
· Đích danh
Mã nhóm
Mã nhóm vật tư chọn từ danh mục nhóm vật tư.
Mã phân loại 1/2/3
Mã phân loại vật tư được lấy từ danh mục phân loại vật tư
Nhóm VAT
Mã nhóm VAT chọn từ danh mục nhóm hàng VAT.
Mã kho
Mã kho lấy trong danh mục kho. Đây là kho mặc định sẽ tự động hiển thị khi thêm mới các chứng từ liên quan đến vật tư. Dữ liệu hiển thị mang tính gợi ý khi cập nhật chứng từ, người dùng vẫn có thể sửa lại trên chứng từ.
Mã vị trí
Mã vị trí trong danh mục vị trí. Tương tự như mã kho, đây sẽ là thông tin gợi ý khi thêm mới chứng từ.
Mã phụ tùng
Mã phụ tùng kèm theo (nếu có).
Theo dõi tồn kho
Nếu không chọn tích vào ô này, hệ thống sẽ không quản lý tính tồn kho đối với vật tư này. Tích này sẽ được hiển thị cho người dùng khai báo theo Loại vật tư lựa chọn.
Tồn tối thiểu
Giới hạn số lượng tồn kho tối thiểu. Dựa vào thông số này hệ thống sẽ đưa ra thông báo cảnh báo cho người dùng. Ngoài ra hệ thống cũng hỗ trợ tham số tuỳ chọn cấm không cho viết phiếu xuất nếu xuất hàng làm tồn kho thực tế thấp hơn mức tối thiểu.
Tồn tối đa
Giới hạn số lượng tồn kho tối đa. Dựa vào thông số này, hệ thống sẽ đưa ra thông báo cho người dùng. Ngoài ra hệ thống cũng hỗ trợ tham số tuỳ chọn cấm không cho viết phiếu nhập nếu nhập hàng làm tồn kho thực tế cao hơn số lượng tồn tối đa.
Tab chi tiết
Tài khoản hạch toán
Người dùng nhập tài khoản lấy từ danh mục tài khoản cho từng tài khoản hạch toán liên quan đến nội dung như sau:
· TK Kho
· TK DT nội bộ
· TK Doanh thu
· TK Giá vốn
· TK Hàng bán bị trả lại
· TK Chiết khấu
Mã thuế
Mã thuế được lấy từ danh mục thuế suất.
Thuế suất NK (%)
Thuế suất thuế nhập khẩu.
Thuế suất XK (%)
Thuế suất thuế xuất khẩu.
Thuế suất TTĐB (%)
Thuế suất tiêu thụ đặc biệt.
Tab BOM
Mã linh kiện
Mã linh kiện được lấy từ danh mục vật tư. Tên linh kiện, đơn vị tính được hiển thị bên canh.
Số lượng
Số lượng linh kiện tạo lên cấu trúc 1 sản phẩm.
Hệ số
Hệ số của linh kiện, có thể dùng để thực hiện phân bổ hoặc tính chi phí của sản phẩm.
Danh mục nhóm vật tư
Màn hình cập nhật danh mục nhóm vật tư
Mã nhóm
Mã nhóm dài 20 ký tự, là duy nhất trong danh mục nhóm vật tư.
Tên nhóm
Tên diễn giải chi tiết của nhóm.
Nhóm mẹ
Mã nhóm vật tư là nhóm mẹ. Trường này dùng để nhóm các nhóm vật tư và phân chia quản lý theo cây vật tư.
Cộng số lượng
Tùy chọn “có” hay “không” hiển thị cộng số lượng cho từng nhóm vật tư trên các báo cáo.
Tài khoản hạch toán
Tương tự như các tài khoản hạch toán trong danh mục vật tư. Nếu cả vật tư và nhóm của vật tư đó đều được khai báo các tài khoản hạch toán, hệ thống sẽ ưu tiền lấy giá trị từ danh mục vật tư.
· Tk vật tư
· Tk doanh thu
· Tk doanh thu NB
· Tk giá vốn
· Tk hàng bán bị trả lại
· Tk chiết khấu
Danh mục phân loại vật tư
Màn hình cập nhật danh mục phân loại vật tư
Mã phân loại
Mã duy nhất trong danh mục phân loại vật tư. Danh mục này để phân loại vật tư. Chương trình cho phép phân loại vật tư theo 3 kiểu.
Tên phân loại
Tên diễn giải chi tiết của phân loại vật tư.
Kiểu phân loại
Chọn 1 trong 3 kiểu phân loại.
Danh mục lô
Màn hình cập nhật danh mục lô
Mã lô
Mã lô dài 20 ký tự, là mã duy nhất trong danh mục lô.
Tên lô
Tên diễn giải chi tiết của lô.
Danh mục vị trí
Màn hình cập nhật danh mục vị trí
Dùng để khai báo các vị trí trong một kho nhất định.
Mã kho
Mã kho lấy từ danh mục kho.
Mã vị trí
Mã vị trí dài 20 ký tự, là mã duy nhất trong danh mục vị trí.
Tên
Tên diễn giải đầy đủ của vị trí.
Danh mục bộ phận sử dụng công cụ
Màn hình cập nhật danh mục bộ phận sử dụng công cụ
Mã bộ phận
Mã bộ phận dài 20 ký tự, là mã duy nhất trong danh mục bộ phận.
Tên bộ phận
Tên diễn giải chi tiết của bộ phận.
Khai báo tham số hệ thống
Màn hình khai báo tham số hệ thống
Kiểu tính giá trung bình
Giá trị của kiểu tính giá trung bình là một trong hai giá trị:
“1”: tính giá trung bình chung cho các kho.
“2”: tính giá trung bình theo từng kho.
Cảnh báo khi xuất âm
Giá trị của cảnh báo khi xuất âm là một trong ba giá trị:
“0”: Không cảnh báo.
“1”: Cảnh báo.
“2”: Cấm xuất âm.
Kiểu tính giá FIFO
Giá trị nhận một trong hai giá trị sau:
“1”: Theo ngày.
“2”: Theo tháng.